To do list กับ Microsoft to do เครื่องมือที่มากกว่า Check list
กลับมาอีกครั้งกับ Series : Simple But not Easy เรื่องธรรมดาๆที่ทุกคนทราบดีอยู่แล้ว แต่ก็อาจจะยังไม่สามารถทำได้
ต่อเนื่องจาก Time Boxing ที่เราบอกว่า Key to Success ควรต้องมีการทำ To do list เพื่อลงใน Calendar
แน่นอนว่า ทุกอย่างใน To do list ไม่ได้ควรลง Time Boxing ใน Calendar เพราะมี To do list บางรายการที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับเวลา แต่เป็นสิ่งที่เราต้องทำหรือจัดการให้เสร็จสิ้นในช่วงเวลาที่ไม่ได้ถูกกำหนดไว้ชัดเจน
ฉะนั้น EP.2 ของ Series นี้ จะขอนำเสนอเครื่องมือที่ชื่อว่า Microsoft To Do ในระบบ Microsoft ที่พวกเราใช้กันอยู่อย่างคุ้นเคยอย่าง Outlook หรือ Microsoft Team (เชื่อมกันด้วยนะขอบอก) ขอเพิ่ม # ใน Series นี้ว่า #จักรวาลMicrosoft
Series : Simple But not Easy
EP 2: To Do list (Microsoft To Do)
รู้จัก Microsoft To Do
Microsoft To Do คือ Application ที่ช่วยจัดการงานหรือ Task management ที่มาพร้อมกับ Microsoft 365 โดยเราสามารถใช้งานได้ทั้งบนระบบ Computer และ Smart Phone รวมถึงยังสามารถใช้งานผ่าน Web Browser ในระบบ Microsoft 365 ด้วย และข้อมูลทั้งหมดจะเป็นข้อมูลชุดเดียวกันที่ใช้ได้จากทั้ง 3 แหล่งที่เชื่อมโยงกับบัญชี Microsoft ของเราเอง
นั่นหมายความว่า นี่คือเครื่องมือที่มีคุณสมบัติ “Accessible” เข้าถึงได้ง่าย
คุณสมบัติที่น่าสนใจของ Microsoft To Do
เช่น
- ใช้งานที่ไหนก็ได้ผ่าน Application ในมือถือ เช่น นึกขึ้นได้ว่าต้องซื้อของเข้าบ้าน ก็สามารถเพิ่มรายการ สิ่งที่ต้องทำได้ อย่างรวดเร็ว และง่ายดายมาก
- สามารถสร้าง “Group list” เพื่อแยกประเภทของงาน ตามแต่ละ บริบท เช่น Project / Shopping List / หรือแม้กระทั่ง เรื่องเล็กน้อยๆอย่าง “Family — วัน Present งานของลูก” ที่จะช่วยให้คุณเป็นคุณพ่อ คุณแม่ที่ดูใส่ใจมากขึ้นเลยทีเดียว
- เพิ่มรายละเอียดย่อยของงานที่เรียกว่า “Step” เพราะงานบางงาน ไม่ได้มีขั้นตอนเดียว
- การตั้ง Due Date หรือ Death Line สำหรับงานนั้นๆ
- แน่นอนว่า เราไม่ควรรอให้ถึง Due Date จึงมีระบบ “Remind Me” ที่จะช่วยให้เราสามารถกำหนดเวลาเตือนว่าเราควรจัดสรรเวลาเพื่อมาทำงานนี้เมื่อไรอีกด้วย
- สามารถตั้งงานที่ทำเป็น Routine ด้วย Function “Repeat”
- บางงานที่เข้ามาหาเรา แต่เราประสานงานต่อได้ ด้วย “Assign to” ให้เพื่อนร่วมทีมช่วยกันทำได้
- รองรับงานที่ต้องมีไฟล์ประกอบ ด้วย “Add File” (แนบไฟล์ได้)
- สามารถเพิ่ม Comment หรือ Note สั้นๆ ด้วย “Add Note”
- ถ้าประเภทงานใน Group นั้นมีผู้ร่วมงาน หรือ ผู้เกี่ยวข้อง ก็สามารถ Share ให้เพื่อนเห็นทั้ง Group List ได้อีกด้วย
- ระบบการ “ติดดาว” หรือ “Mark as important” ช่วยให้จัดลำดับความสำคัญได้มากยิ่งขึ้น
- มี Function ในการ # เพื่อ Tag งานในหัวเรื่องที่เกี่ยวข้องกัน
- มีระบบ Search ที่ช่วยค้นหางาน ทั้งที่ยังไม่ได้ทำ รวมถึงงานที่ Completed แล้วอยากย้อนกลับไปดูละเอียด
- สุดท้าย ที่มันสุดยอดมากๆ คือ การเชื่อมต่อกับ ระบบ Flag E-Mail และ Task ใน Outlook รวมถึง ระบบ Assignment และ Task ใน Microsoft Teams อีกด้วย
(จบครบในที่เดียว)
ซึ่งเป็นอีกคุณสมบัติของเครื่องมือที่ดี คือ “Easy to Use” ใช้งานง่าย
และ “Reliable” เชื่อได้ (ดูได้ทุวัน ข้อมูลไม่หาย ไม่ลืมที่จะเข้ามาดูสม่ำเสมอได้)
จะเห็นว่ารายละเอียดเทคนิคการใช้งานมีเยอะมากๆ
ใครที่ใช้อยู่ หรือ กำลงัจะเริ่มใช้สามารถแชร์ไอเดียการใช้งานกันได้ที่ Comment ด้านล่างเลยนะครับ
How to set up - Microsoft To Do
- เชื่อมต่อระบบ Flag Email ใน Outlook
การ Flag mail เป็นตัวช่วยในการรวบรวม Task หรือ งาน ที่เราต้องจัดการ
2. เชื่อมต่อระบบ Task ใน Microsoft Teams
เราสามารถที่จะเพิ่ม To Do เข้าไปในโปรแกรม Teams ได้ โดยการทำตามขั้นตอนดังนี้
- ไปที่ Microsoft Teams > App
- ไปต่อที่ Search > To Do
- คลิกที่ Tasks by Planner and To Do
- คลิกที่ปุ่ม Open
เพียงเท่านี้ เราก็จะสามารถ Capture “Stuff” (Step 1 ใน Getting Things Done) ได้อย่างครบถ้วน ลดภาระสมองในการจดจำ ถือเป็น “Second Brain” ที่ดีมากๆ เลยครับ
ก่อนจากกันไป แวะขายของเล็กน้อย…
ในบทความนี้ มีคำศัพท์ต่างๆที่เกี่ยวข้องกับหลักสูตร Getting Things Done หลักสูตรที่จะช่วยเพิ่ม Productivities แบบช่วยลดความเครียด หรือ กังวล “Stress-Free” ที่สามารถใช้ได้ทั้งเรื่องงาน และ เรื่องส่วนตัว ให้ก้าวสู่ Work Life Harmony ที่มีความสุขได้
หวังว่าบทความนี้จะมีประโยชน์กับผู้อ่านทุกท่าน และ หวังว่าจะสามารถนำไปปรับใช้ให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยครับ
ขอบคุณครับ
