FinOps não é somente Cloud: como fazer gestão financeira em ambientes on-premise.

A tecnologia tem ganhado cada vez mais espaço dentro das organizações e com essa crescente, surgem também novos desafios, como o de operar a infraestrutura. Boa parte das empresas segue uma jornada de computação em nuvem, porém é comum vermos grandes empresas, principalmente com uma história antiga de atividades, que têm operações em Data Centers proprietários e não têm escassez de 100% de seus ambientes. O conceito de computação híbrida, ou seja, operar tanto em Cloud quanto em ambiente on-premise, faz sentido em diversos casos.

Quando pensamos em gestão financeira de infraestrutura, atenção e cuidado precisam estar presentes independente do formato da operação de tecnologia. O termo “FinOps” ganhou muita força principalmente pela sua relação com a gestão em Cloud, que exige desafios diferentes e diversos, mas muitas abordagens da metodologia também se aplicam na gestão on-premise.

Aqui no Grupo Boticário seguimos com uma estratégia de “computação híbrida”, em que diversas cargas de trabalho são realizadas na nuvem, enquanto algumas em servidores locais. O objetivo deste artigo é trazer algumas estratégias de gestão que ajudem no monitoramento de recursos em ambientes on-premise.

Gestão financeira

Fazer uma análise de custo detalhada é uma estratégia inteligente. É preciso ter uma visão mais clara dos gastos envolvidos em um projeto ou serviço, para permitir o gerenciamento eficiente dos recursos e a oportunidade de reduzir despesas futuras. As análises e controles são fundamentais para manter a organização “saudável”. Algumas práticas que fazem parte desse processo de gestão, envolvimento do orçamento e acompanhamento do realizado.

A elaboração do orçamento anual é uma das primeiras etapas, onde devemos prever quais serviços ou aquisições iremos fazer ao longo do ano. Após isso, podemos estimar os custos atrelados a cada um, através de um estudo de mercado de fornecedores ou histórico de gastos existentes. É importante lembrar que a variação do valor do serviço é resultado de negociações contratuais e este é um ponto que precisa ser levado em consideração.

Outro ponto importante para ser analisado são os serviços mais sensíveis para a operação de tecnologia e que são críticos. Qualquer ajuste de valor ou forma de atuação pode causar grande impacto para uma empresa, por isso colocar uma lupa em fornecedores mais estratégicos faz muito sentido.

Existem diversas formas de fazer essa gestão de orçamento e acompanhamento. A boa e velha “planilha” não deixa a desejar, principalmente quando você consegue automatizar a remoção e criação de relatórios.

Em nosso time, por exemplo, temos um dashboard para visualizar nossos resultados, essa etapa nos permite comparar os custos realizado vs planejado, isso nos ajuda a identificar desvios com isso conseguimos encontrar medidas corretivas para não saímos do orçamento pré definido.

Gestão de pagamento

Outro ponto muito relevante é acompanhar o fluxo de caixa e pagamentos. Planejar e registrar os dados de pagamento é fundamental para que não ocorram juros e multas desnecessárias. Ter um acompanhamento em regime de competência e também em regime de caixa traz mais visibilidade para os gestores de quais são os “gastos” dentro do mês de vigência, além de pontuar se o orçamento está em linha, ou se teve gastos maiores que o planejado . Desta forma, conseguimos ter uma gestão financeira mais eficaz.

Para um controle detalhado dos pagamentos, algumas medidas são importantes, como:

• Levantamento de despesas: conhecimento de quais são os nossos gastos mensais, dados de pagamento, e dados limite de lançamentos fiscais/financeiros;
• Automatização do processo: a utilização de ferramentas como planilhas e dashboards pode ajudar a agilizar o processo de identificação de desvio, e facilitar o controle das despesas, além de minimizar os erros, e trazer maior visibilidade do processo;
• Acompanhamento das notas fiscais: é importante ter um trabalho conjunto com o tempo de finanças, para validar se as notas inseridas dentro da competência;
• Monitoramento periódico: a realização de revisões periódicas no processo de pagamento e despesas lançadas podem evitar erros.

Oportunidades de redução de custos e agregação de valor

A comunicação constante com os tempos técnicos e os tempos de fornecimento/negociação é fundamental para identificar oportunidades nos serviços previstos e também nos futuros, garantindo assim que todos tenham conhecimento do processo e consigam tomar as melhores decisões de custo x benefício para a empresa.

Fazer a revisão dos contratos atuais com uma certa periodicidade é algo fundamental. Nessas análises é possível identificar cláusulas que possam ser renegociadas, como preço, condições de pagamento e melhores condições de prestação do serviço.

Além disso, ter uma estratégia de negociação também é muito importante. Identificar mais de um fornecedor para comparar as melhores condições e preços é uma boa prática saudável e criar uma negociação mais competitiva, que pode trazer benefícios.

As oportunidades de redução de custos precisam ser comprovadas com muita frequência. No próprio dia da operação de tecnologia é possível identificar melhorias nas contratações em andamento, licenciamentos que não precisam ser ativados e escopos que podem ser ajustados. Cada uma dessas pequenas ações contribui para que a empresa seja mais eficiente e consiga agregar valor em outras necessidades mais importantes.

Em resumo:

Apesar de FinOps ser associado à nuvem, os princípios básicos de gestão podem ser aplicados tanto na nuvem quanto em ambientes locais. Fazer FinOps em ambientes on-premise passa pela análise detalhada dos custos, acompanhamento do orçamento e desvios, gerenciamento de pagamentos e identificação de oportunidades de redução de custos.

Ter ferramentas de monitoramento, como dashboards, são essenciais para apoiar essas atividades. Além disso, a comunicação contínua com a equipe técnica, financeira e de suprimentos são fundamentais para garantir a sustentabilidade e eficiência no longo prazo.

Texto escrito em parceria com Nalu Graziele Barcik e Elaine Zakrzevski