Recherche et développement pour la plateforme

Comment gérer conjointement l’implémentation d’une plateforme éducative avec une organisation externe?

Aimeriez-vous lire cet article en anglais?

Combien de fois vous demandera-t-on de travailler sur un projet sans en avoir toutes les connaissances? Je pense que la notion d’apprentissage sur les lieux du travail peut être utilisée dans tous les domaines de travail, mais aussi dans tous les secteurs d’activité (public et privé).

Je m’appelle Josianne et je souhaite partager mon expérience sur un projet auquel j’ai participé et qui se nomme GCpartage. Il s’agit de mes réflexions en tant que fonctionnaire travaillant dans une équipe UX (expérience utilisateur) et en tant qu’étudiante diplômée d’une maîtrise en gestion des TI (technologies de l’information).

À mon tour, lorsque je lis des articles/blogues en ligne, je m’intéresse à la réalité et à l’histoire de l’auteur des articles puisque ceci m’aide à me faire une idée de la personne qui se trouve “derrière les coulisses” et me donne l’occasion de réfléchir en me mettant à la place de l’auteur.

À propos du projet

L’idée derrière GCpartage était de développer une nouvelle plateforme où les ressources d’apprentissage pourraient être téléchargées et disponibles pour les employés du gouvernement ainsi que par le grand public. On peut la définir comme étant une bibliothèque ouverte où les utilisateurs sont en mesure de créer de nouvelles ressources à partir de ressources d’apprentissage existantes.

La phase 1 du projet — également connue sous le nom de MVP — s’est étendu sur 12 mois et comprenait les étapes suivantes :

1. Phase de lancement du projet (durée 2 mois)
2. Phase de planification du projet (durée : 5 mois)
3. Phase de mise en œuvre du projet (durée : 5 mois)

Phase de lancement du projet

Lecture de la documentation antérieure et des parties prenantes :

Le projet a débuté quelque temps avant mon implication sur celui-ci. Afin d’éviter de rencontrer des problèmes et d’éviter la duplication de travail, j’ai pris connaissance de la documentation déjà existante puis je me suis renseignée aux différentes parties prenantes en cours de route.

Dans cette documentation, l’étude de cas qui décrivait et illustrait les besoins de l’entreprise et la vision globale dans le but d’être approuvée par l’École de la fonction publique du Canada (ÉFPC)et de s’assurer que le projet soit viable et rentable pour l’ÉFPC et ses utilisateurs y figurait. D’autres documents importants qui ne devaient pas être omis était celui comprenant l’analyse des risques listant les “menaces possibles” liées à la sécurité de l’information, la sécurité informatique ou à plusieurs autres.

Cette analyse préliminaire a pu aider à la prise de décision à savoir si le projet serait implanté. La lecture de la documentation antérieure et la rencontre des parties prenantes a constitué une étape préliminaire avant le début de mes fonctions au sein de ce projet. Mon but était donc d’éviter de reproduire le travail déjà réalisé puis d’éviter les “erreurs du passé”.

Étape de planification

Construction du dossier dédié à l’équipe d’approvisionnement

Plusieurs étapes doivent être absolument suivies dans le contexte où l’implémentation doit être réalisée par un partenaire externe :

• Examen de la sécurité : l’équipe de sécurité informatique devait s’assurer que la compagnie externe répondait aux exigences de sécurité de l’École.
• Examen de confidentialité : L’équipe chargée de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) a examiné une liste de contrôle interne qui a permis de déterminer si la plateforme allait stocker des renseignements personnels tels que le nom, le prénom et le code d’identification de dossier personnel (CIDP).
• Examen de la proposition de l’entreprise externe : L’étape où l’entreprise externe a envoyé sa proposition pour que l’ÉFPC l’examine (prix et étapes).
• Création de l’énoncé des travaux (EDT) : C’est l’élément le plus important du contrat final. Une fois complété et revu par l’entreprise externe, il a été ajouté au contrat final et l’entreprise a été mandatée pour le signer avant de commencer à travailler.

Étape d’implantation

Il y a de nombreux éléments à prendre en compte à ce stade du projet.

• La répartition des tâches :S’assurer que chaque membre de l’équipe impliqué sait ce dont il est responsable et comment son travail affecte celui des autres.
• Tests utilisateurs et analyse de la concurrence :Avant de commencer la mise en œuvre, les visuels devaient être prêt à être envoyé à la compagnie externe. Pour s’assurer que nos designs répondaient aux besoins des utilisateurs, nous avons effectué une analyse concurrentielle et des tests de convivialité. Les utilisateurs ont donc participé à améliorer les conceptions grâce aux commentaires évoqués.
• Dossier partagé pour tous les documents du projet : Afin d’obtenir une planification efficace, nous avons créé un espace de partage privé où tous les fichiers du projet seraient stockés, tels que les images, les maquettes, les traductions et toute documentation non protégée.
• Réunion initiale : Il est essentiel d’organiser une première réunion au cours de laquelle chacun peut se présenter et partager ses besoins vis-à-vis l’entreprise, des délais de production puis des résultats attendus en fonction de chaque étape. Cette réunion a permis d’établir les attentes et les limites de tous incluant les parties prenantes et les membres de l’équipe externe.
• Réunions hebdomadaires récurrentes : Nous avons planifié des réunions récurrentes tous les mardis pour obtenir des mises-à-jour hebdomadaires et de s’assurer de la progression du projet.
• Courriels hebdomadaires de mise à jour des progrès : Un jour ou deux après chaque réunion, notre équipe envoyait un courriel de suivi résumant le travail effectué et les points en suspens pour la semaine suivante, tant pour l’ÉFPC que pour l’entreprise externe.
• Assurance qualité (AQ) : Cette étape peut être différente d’un environnement de travail à l’autre. De notre côté, nous avons réalisé l’assurance qualité une page à la fois, donc par itération. Nous avons également segmenté cette étape en entre l’une de mes collègues et moi, ayant deux domaines d’expertise différents. Ma collègue ksenia cheinman travaillait sur les éléments relatifs au contenu et aux métadonnées, tandis que je travaillais sur les fonctionnalités et les éléments visuels.
• Assurance qualité de l’accessibilité (AQA) : Nous avons importé le domaine à un outil interne qui permettait de cibler les erreurs liées à l’accessibilité. En effet, cet outil nous a permis d’obtenir une évaluation complète de l’accessibilité de la plateforme puis de lui attribuer une note.

Expériences & recommandations

Étape de Pre-implémentation — Approvisionnement

Cette étape a probablement a été une des plus ardues. En effet, aucune formation sur le processus formel n’a été reçue. À l’aube de mes connaissances, cette documentation semblait inexistante. Pour ce faire, j’ai fait appel aux parties prenantes afin d’obtenir de l’aide de mon équipe pour mener à bien cette étape. Après avoir terminé la documentation qui a été approuvée par l’équipe d’approvisionnement et la gestion de notre division, je suis maintenant consciente du processus requis pour réaliser cette étape cruciale.

Étape de pré-mise en œuvre — Présentations

L’EFPC compte plusieurs équipes jouant des rôles complètement distincts. Pour promouvoir l’outil au stade de la pré-mise en œuvre, des réunions d’information individuelles ont été organisées pour répondre aux besoins des utilisateurs. Comme ces derniers sont les principaux utilisateurs de la plateforme, l’équipe s’est tournée vers une approche collaborative, c’est-à-dire l’approche centrée sur l’utilisateur, pour s’assurer de bien répondre à leurs besoins immédiats.

L’École comprend plusieurs équipes jouant des rôles complètement différents. Afin de promouvoir l’outil dès l’étape de pré-implémentation, des entretiens informels avec ces joueurs clés ont eu lieu afin d’adresser les besoins des utilisateurs. Puisque ces parties prenantes étaient les utilisateurs principaux de la future plateforme, l’équipe s’est tournée vers une approche plutôt collaborative (l’approche centrée utilisateurs) afin d’adresser leurs besoins immédiats.

En ciblant les parties prenantes tout en analysant leurs besoins en début de projet, il nous a été beaucoup plus facile de les impliquer et d’obtenir leur support.

Étapes de pré-implémentation et de mise en œuvre — Partenaire externe

Lorsque l’on m’a attribué ce projet, plusieurs indicateurs me faisaient croire que l’implantation de la plateforme rencontrerait les échéances sans aucun problème. Comme la majorité des projets technologiques similaires, les échéances se sont vu être repoussées afin de mener à bien l’implantation de l’outil. Ce fut un long voyage, mais j’ai beaucoup appris en dirigeant ce projet. Dans le passé, j’ai pu gérer des projets réalisés à l’externes. Les notions retenues à la suite de ces partenariats externes, c’est en fait la disparité entre les méthodologies de travail utilisées ainsi que la culture organisationnelle.

La gestion de projet est probablement le défi le plus important dans un travail collaboratif entre le partenaire externe et les ressources internes.

En effet, bien que l’EFPC ait tenté d’appliquer une approche agile, certaines entreprises utilisent une méthode plus conventionnelle appelée méthodologie Waterfall où chaque étape est dépendante de la précédente ou mixte/hybride incluant des concepts des deux méthodes.

Dans le contexte où “une équipe de projet développe une solution étape par étape et coordonne les résultats intermédiaires respectifs avec le client dans des cycles très courts [1, 2, 3, 4]. Une raison d’adopter cette méthode est que le client ou l’utilisateur du résultat du projet spécifie des exigences générales mais ne peut pas les spécifier en détail dans les premières phases du projet ”1,

la méthode agile devrait être favorisée. Il existe une autre méthode appelée approche hybride comme mentionnée dans les lignes précédentes, utilisée

“pour enrichir le modèle de processus piloté par le plan avec des principes agiles, combinant ainsi les avantages des deux méthodes : La “vue d’ensemble” est planifiée à l’aide d’un processus en cascade axé sur la planification, mais les sous-projets appropriés sont gérés de manière agile. Grâce à une communication à haute fréquence et à des cycles de rétroaction courts, les sous-projets tirent parti des caractéristiques agiles telles que la transparence et l’adaptabilité, mais suivent la structure globale d’un plan de projet classique de niveau supérieur. “2

Dans certains cas, il est plus approprié pour une meilleure compréhension des deux parties de choisir une approche similaire pour obtenir les meilleurs résultats d’un projet comme GCpartage.

Étapes à venir

Les prochaines étapes de ce projet seront probablement d’intégrer le guide de style de SCT (Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada) à la plateforme actuelle afin de rendre l’expérience utilisateur uniforme à celle du gouvernement. Dans un même ordre d’idées, lorsque cette étape sera terminée, GCpartage pourra être intégré à la nouvelle plateforme d’apprentissage de l’École, actuellement appelée GCcampus.

Incorporer le guide de style au design de GCpartage

L’uniformité des nouveaux produits/systèmes permettra aux utilisateurs de reconnaître plus facilement l’appartenance de ces systèmes/plateformes officiels du GC. Un autre effort reste probablement à faire, alors que plusieurs utilisateurs tentent, depuis plusieurs années, de démêler les buts des différentes plateformes de l’ÉFPC. L’objectif derrière cette approche sera d’aider les fonctionnaires à établir les raisons d’être des plateformes déjà existantes en leur fournissant une description et le rôle que chacune apporte.

Intégrer GCpartage à la plateforme d’apprentissage de l’EFPC

Cette itération est assurément celle qui requerra des recherches approfondies sur la faisabilité, les risques, la compatibilité et sur la nécessité d’intégration de la plateforme GCpartage à la nouvelle plateforme d’apprentissage de l’ÉFPC.

Conserver et attirer l’intérêt des utilisateurs de la plateforme GCpartage à plus grande échelle

Conserver l’intérêt des utilisateurs actuels est assurément un défi à relever, bien qu’un plan stratégique ait été réalisé au début du projet. C’est pourquoi notre équipe s’efforce de maintenir la plateforme à jour (on a déjà 50 ressources educatives libres dans GCpartage) et de continuer à inciter ses utilisateurs à partager du contenu d’apprentissage accessible à tous.

Pour récapituler, notre objectif est de partager des ressources d’apprentissage ouvertes à travers le gouvernement afin d’accroître la qualité de l’apprentissage numérique tout en réduisant la duplication des ressources d’apprentissage développées en silos. Ce projet me tient donc à cœur puisque l’optimisation est un concept auquel je crois fortement. Les utilisateurs peuvent dorénavant réutiliser et partager sans restriction des ressources éducatives ouvertes au sein de la communauté, qu’il s’agisse d’un article universitaire, d’un cours en ligne ou d’un modèle de coquille de cours. En fait, je pense qu’il devrait être facile de trouver des ressources en ligne utiles.

À propos de Josianne

Mon parcours professionnel a débuté en tant qu’étudiante d’un programme multimédia post-secondaire de trois ans. À l’époque, mes connaissances se sont développées dans les notions du développement web (html, CSS, JavaScript, .php), la conception graphique, l’audiovisuel et la vidéo et la gestion de projet. C’est à ce moment que j’ai commencé à réfléchir à ce qui me passionnais le plus. J’ai donc été embauché par l’École de la fonction publique du Canada (EFPC) en tant qu’étudiant COOP. Mon travail consistait principalement à créer des cours en ligne pour l’EFPC (conception graphique et développement Web). Faisant partie d’une équipe multidisciplinaire où les expertises divergeaient mais s’alignaient pour former un projet complet, j’ai acquis de l’expérience dans la gestion de parties prenantes et de partenaires externes.

À la suite de ce programme d’études, tout en travaillant comme spécialiste multimédia à l’EFPC, j’ai obtenu mon baccalauréat en design graphique où j’ai beaucoup appris sur les tendances et la et l’autonomie afin ouvrir mes horizons sur le monde extérieur de la conception graphique. En outre, je me suis moulée et adaptée à diverse cultures et valeurs lorsque j’ai obtenu une bourse internationale de l’UQO pour poursuivre mes études à Aix-en-Provence dans le sud de la France durant un semestre (4 mois). Cette expérience m’a beaucoup aidé sur les termes de développement personnel et social.

Ce diplôme m’a aidé à prendre la décision de poursuivre mes études et compléter ma formation à l’aide d’une formation plus approfondie dans le domaine des technologies. J’ai donc réalisé des études supérieures et obtenu une maîtrise en gestion des technologies de l’information (analyse d’affaires) à HEC Montréal afin d’approfondir mes connaissances sur les processus informatiques, l’architecture de l’information, la gestion de projet, l’expérience utilisateur (UX), la recherche quantitative et qualitative, la gestion de base de données et plusieurs autres. Puisque j’ai moi-même rencontrer des problèmes avec le système de paie Phenix, dès l’implantation du système, j’ai décidé de m’éduquer sur le sujet en lisant plusieurs ressources scientifiques en lien avec ces événements. C’est pour cette raison que j’ai décidé de dédier et rédiger mon mémoire les impacts qu’a eu ce système sur les fonctionnaires. Intitulé: Conceptualisation et mesure des impacts du système de paie (SI) du gouvernement du Canada sur les fonctionnaires, la base de ma recherche s’est déroulée à l’aide de la méthodologie quantitative. Pendant ma dernière année d’études, j’ai obtenu une promotion à l’ÉFPC en tant que superviseure de mon équipe. Ce poste m’a permis d’acquérir de nombreuses expériences en matière de gestion de ressources mais aussi de gestion de projet.

Depuis près de deux ans, j’ai été promu à titre d’agente de projets principale à l’ÉFPC. Je travaille sur plusieurs projets liés aux systèmes d’apprentissage et la gestion de partenaires externes. Mes responsabilités ne se limitent pas qu’aux items énumérés dans les dernières lignes. Elles comprennent principalement la conception de systèmes, la création et l’analyse d’enquêtes UX, la gestion de projets et de sociétés externes, la création de nouveaux processus (conception de services), la création d’interface UI et plus encore.

Si vous souhaitez entrer en contact avec moi, n’hésitez pas à me joindre sur LinkedIn.

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Sources

1 Agile versus Waterfall Project Management: Decision Model for Selecting the Appropriate Approach to a Project (Theo Thesing, Carsten Feldmann & Martin Burchardt)

2 Idem