Participação na Comunidade: Organizando Eventos — Parte 1

Em todo começo de ano, naqueles primeiros 15 minutos em que ficamos encantados ao olhar para o céu com o show pirotécnico, fazemos alguns breves pensamentos sobre algumas metas/objetivos/coisas que queremos realizar/conquistar no ano que se inicia. No meu caso, uma das minhas metas foi: quero aumentar a minha participação na comunidade, seja criando algum artigo, fazendo contribuições em projetos open source no Github, ou participando de eventos.

Me recordo de um episódio do podcast Zofe, que em um dos vários tantos outros episódios onde os apresentadores falam sobre comunidade, o convidado do episódio, Diego Eis, falou a seguinte frase:

Participe dos eventos e iniciativas da comunidade. Se você não puder criar um evento, procure ajudar as pessoas que organizam os eventos, pois com certeza, essa galera deve estar precisando de ajuda.

Tive uma experiência muito bacana, ajudando nas atividades de um evento que aconteceu no mês de Março. No evento GDG Devfest Extended pude ajudar nas atividades durante o dia do evento, como credenciamento, organização e preparação do espaço. Foi surreal. Eu poderia fazer um post completo sobre tudo o que eu aprendi neste dia.

Mal saberia eu, que depois de alguns meses, eu participaria de uma experiência incrível: a organização de um evento.

O Começo de tudo

No dia 14/08/2015, lá estava eu aproveitando as minhas férias da faculdade, quando de repente, o Rodrigo Antinarelli (organizador do Google Developer Group de BH, juntamente com a Ana Paula Gomes) me chamou para uma conversa pelo hangouts. Ele me disse que o GDG conseguiu um espaço muito bacana, junto ao SENAI, para organizar um evento. Contudo, nem ele e nem a Ana poderiam estar cuidando da organização, uma vez que o foco estava todo voltado para o GDG Devfest SE. Então, ele me fez a seguinte pergunta: E ai cara, você toparia organizar este evento?

Neste momento, passaram zilhões de coisas na minha cabeça. Entre elas:

  • Eu nunca tinha organizado um evento.
  • Eu não fazia a mínima ideia das coisas que eu teria que fazer, para organizar um evento.

A única coisa que eu tinha como bagagem, eram todos os eventos que eu já havia ido, entre eles: FrontInBH, FrontEndCarioca, GDG Devfest SE, Conferência CSS Brasil, DevDay e tantos outros. Pensei um pouco sobre a proposta e então respondi:

Cara, topo com certeza!

Nós, desenvolvedores, somos motivados por desafios. Por coisas que parecem ser muito complexas ou desafiadoras. Então, saberia que não seria uma tarefa fácil.

Primeiros Passos

Logomarca oficial do evento

Depois do meu OK, faltava decidir o nome e a data do evento. Nesta conversa pelo hangouts, nasceu o GDG Experience. A data do evento já estava acertada: 11/09/2015. Entre a data da nossa conversa, e a data do evento, tinha certa de 6 semanas.

Dica 1: Organize todas as suas atividades

Logo que iniciamos a conversa sobre o evento, logo pensei que precisaria ter todo o controle das atividades a serem feitas, e das atividades que já foram realizadas. Não pensei duas vezes, e já fui criando o board no Trello, colocando as atividades que eram importantes ser realizadas naquele momento.

Dica 2: Defina prazos e prioridades

Reunimos então todas as pessoas que organizaram o evento, em um chat do Hangouts, para facilitar a comunicação entre os integrantes. Além dos organizadores do GDG e de mim, também estava presente o outro organizador do evento, o Igor Caldeira. Como o prazo para organizar o evento era extremamente curto(Sim, 6 semanas passam voando, acreditem!), precisávamos definir o que precisava ser feito com a máxima prioridade. Na primeira semana, já estávamos com o site do evento pronto, o link para a submissão de palestras e para a compra dos ingressos.

Dica 3: Divulgue, mas divulgue bastante. Se ainda assim estiver na dúvida, divulgue.

Enquanto a grade do evento não era definida, fazíamos a divulgação do evento nas redes sociais do GDG e nas nossas próprias redes sociais. Também conseguimos fazer a divulgação em um site de divulgação de eventos em Belo Horizonte, isso ajudou bastante.

Dica 4: Mantenha todas as pessoas da equipe bem informadas sobre o que você está fazendo, e o que você já fez.

Como a rotina de todas as pessoas envolvidas era bastante puxada e atarefada, era importante deixar todas as pessoas envolvidas cientes do que já foi feito, e do que ainda precisa ser feito. Então, sempre mencionava as pessoas nos cards do trello, enviava e-mails e mandava avisos no chat. Isso foi muito importante, pois ajudou bastante no processo de comunicação.

Dica 5: Esteja aberto a sugestões e mudanças.

Inicialmente, a ideia era que o evento oferecesse 4 talks. Contudo, e para a nossa grande alegria, a participação da comunidade foi incrível. Tivemos mais de 12 submissões de palestras, o que nos fez refletir sobre o formato do evento. Pensamos bastante e chegamos na seguinte conclusão:

Já que toda essa galera querendo participar, querendo transmitir conhecimento, por que não oferecer um espaço para elas?

Decidimos então diminuir o tempo das talks e antecipar o horário do credenciamento, para que o evento tivesse 7 palestras.

A grade de palestrantes

Faltando cerca de 3 semanas para o evento, saíram os resultados do Speakerfight. O evento iria ter as seguintes palestras:

Dica 6 — Faça o planejamento financeiro e tenha todo o controle de gastos do seu evento

Toda ação que envolva dinheiro, é algo complexo. Com dinheiro de outras pessoas então, é mais complexo ainda. A responsabilidade aumenta exponencialmente. Hoje, existem diversas soluções para a captação de ingressos do seu evento. Os mais famosos e comunidades são o Eventick e o Sympla (que foi a nossa escolha).

Um detalhe muito importante é saber como o seu meio de captação de ingressos funciona. O Sympla, por exemplo, só libera na conta dos organizadores do evento o valor pago pelos ingressos, 3 dias após o evento. Então, saber estas informações pode lhe poupar de uma boa dor de cabeça. Você pode se planejar melhor e fazer um Media Kit para seu evento, em busca de possíveis patrocínios, ou buscar empresas que aceitem pagamento posterior ao serviço prestado(sim, muitas empresas de Coffe Break aceitam pagamento posterior a realização do serviço \o/).

Por fim, mas não menos importante, é catalogar todas as despesas do evento em uma planilha de custos. Dessa forma, fica fácil saber o que já foi pago, o que ainda precisa ser pago, e o valor total das vendas dos ingressos e despesas de seu evento. É de suma importância que todos os envolvidos tenham acesso a este controle de gastos, pois em alguma possível emergência ou imprevistos, todos saberão quais as situações financeiras do evento.

Acredito que já falei bastante, então achei melhor dividir o texto em 2 partes. Na próxima parte deste artigo, falarei sobre todos os acontecimentos no dia do evento. Para acessar a segunda parte do artigo, clique aqui.