Thiago Marques
Dec 2, 2017 · 9 min read

Há exato 1 ano sai de Lavras e fui para BH ajudar o GDG BH na organização do Devfest BH 2016 (eu era organizador do GDG Lavras na época). Após o evento, veio o convite: fazer parte da organização do GDG BH. Como eu já estava quase formando e de mudança para Belo Horizonte, não hesitei em dizer um não e via aquilo como um desafio imenso que estava por vir, assim como uma ótima oportunidade de poder ajudar a comunidade de desenvolvedores de BH. Eu, que sempre ganhei muito com ela, queria contribuir também!

Durante o ano todo vim ajudando na realização dos meetups e eventos dos GDGs (de Lavras no início do ano!) e quando nos foi dada a missão de realizar o Devfest BH, mergulhei de cara e me joguei mesmo na organização do evento.

Aqui vou contar um pouco da minha visão de como foi o processo de organizar o evento, os desafios, os acertos, os erros e as ideias!

O tema e o #wearetogether

No último ano o tema do Devfest BH foi circo, fizemos uma decoração temática, trouxemos mágico e palhaço. Esse ano tentamos trazer um tema e, de início, seria halloween. Mas pela complexidade de fazer e de tornar algo legal, mudamos de ideia e resolvemos trazer o tema "comunidade"e "Belo Horizonte". Tema do evento resolvido, comecei a pensar no texto de divulgação.

E logo veio a ideia do #wearetogether, que se transformou no tema oficial do evento, para exaltarmos e valorizarmos a importância de estarmos unidos como comunidade para conquistarmos nossos objetivos. Simples assim! O #wearetogether esteve presente durante todas as nossas divulgações.

Ingressos mais baratos

Alguns fatores como patrocínios e economias em algumas partes do evento fez com que conseguíssemos baratear os ingressos. O primeiro lote estava 50 reais o que, para um evento desse porte, com a quantidade de palestras e atividades, estava muito em conta! O último lote chegou a 90 reais.

Lembrando que todo o dinheiro de ingressos e patrocínio foi revertido para o evento e para os participantes!

Trilhas com palestras simultâneas

Fizemos três trilhas, com palestras simultâneas. Cada trilha tinha um nome que era referência ao tema do evento: Trilha BHZ, Trilha Liberdade e Trilha Pampulha. Preferimos não fazer a programação impressa por motivos de possíveis mudanças na grade de palestras de última hora. Sendo assim, na porta de cada sala tinha um totem com a programação do evento em QRCode, para facilitar os participantes a acompanharem a nossa programação.

Temas variados de palestras

Os temas das palestras foram bem variados e de diversos níveis, pois queríamos, cada vez mais, tornar o evento agradável a todos. Uma das trilhas do evento foi a trilha que abrimos para a comunidade submeter palestras. Abrimos um call 4 papers e tivemos exatamente 100 palestras submetidas dentre os mais variados assuntos de desenvolvimento, empreendedorismo, mobile, IoT, machine learning, design, front-end, UX, inovação e outros, e ficamos uma tarde inteira e mais algumas outras reuniões fazendo a curadoria do conteúdo do evento.

Um evento não se faz sozinho

Muitas pessoas já vinham nos perguntando como poderiam contribuir para o evento. Esse ano, por ser um evento maior que o do ano passado e por fazermos o que queríamos fazer, precisaríamos de um apoio extra. Resolvemos abrir para a comunidade um formulário para os interessados em contribuir com o evento. Pasmem: 87 pessoas querendo nos ajudar! 20 pessoas foram selecionadas, e o pessoal do GDG Lavras também veio nos ajudar! Ah, e nesse processo até meu pai e meu irmão ajudaram. Sou muito grato a todo mundo que pôde contribuir!

Uma semana antes: caos

A semana anterior ao evento é a semana mais caótica no ponto de vista da organização. Tudo precisa estar fechado, principalmente os fornecedores. E, de última hora, por mais que organizamos com muuuuita antecedência, sempre haverá algo a ser resolvido.

Um dia antes: dormir pra que?

Além de ficarmos até meia noite no local do evento montando toda a estrutura, testando equipamentos, organizando tudo, viramos a noite montando os 500 welcome kits!

Experiência dos participantes

Se teve algo que nós pensamos com muito carinho foi na experiência dos participantes no evento. Não queríamos que fosse um evento com palestras e pronto. Pensamos em detalhes que proporcionaram uma melhor experiência a quem estaria presente no dia 18.

Credenciamento

O credenciamento de fato foi realizado antes dos participantes entrarem no galpão principal. Trocamos a credencial por uma pulseira. A equipe de apoio fez o credenciamento via smartphone. E, já no galpão principal, montamos uma estrutura para as pessoas retirarem o welcome kit no momento que quiserem.

Welcome kit

Além da ecobag, nosso welcome kit tinha um copo no estilo "bucks" para os amantes (ou não) de café! Veio também uma camisa do evento, um postal e adesivos de apoiadores.

Sobre a camisa, precisamos falar algo muito importante:

Uma dor que muitos participantes têm de eventos, inclusive nós que organizamos, é chegar em um evento e não ter a camisa com o seu tamanho. Sabendo disso, procuramos um fornecedor que pudesse nos entregar as camisas com as numerações que os participantes pediram e em tamanhos plausíveis de altura da camisa, principalmente as baby looks. Todos que colocaram no formulário de inscrição o tamanho da camisa, ganharam a camisa no tamanho pedido.

Pela primeira vez na vida eu tenho uma blusa de evento que serve em mim \o/ isso pode parecer bobeira mas vocês pensaram nos mínimos detalhes! (Palavras de uma das palestrantes do Devfest BH)

Os palestrantes e equipe de apoio também ganharam uma caneca do evento, uma forma de agradecermos pelo tempo e dedicação.

Área 4Fun

Trouxemos games para os participantes se divertirem durante os intervalos. Fez muito sucesso!

Mínimos detalhes

Se tem algo que nós sempre queremos é fazer com que cada pessoa seja muito bem vinda em nossos eventos e, no Devfest, não seria diferente. Todos os detalhes, como o "Welcome" desejando boas vindas, ou o "Enjoy your day", foram pensados com muito carinho, exatamente por querermos mostrar o quanto a gente se importa!

Coffee break

Decidimos fazer, por nós mesmos, toda parte de coffee. Compramos as bebidas à parte, as comidas encomendamos, pensando também em opções sem lactose, vegetarianas e veganas. A dica de fazer o coffee break por nossa conta foi do pessoal do Devfest Nordeste (onde palestrei sobre Acessibilidade Web). Economizamos bastante fazendo isso e, assim, pudemos reverter a grana para outros aspectos do evento. Deu mais trabalho, claro. Comprar bebidas (refrigerantes, sucos e águas) para 500 pessoas demandou algumas boas idas ao supermercado. Mas, pela economia, valeu a pena.

Espaços para descanso

Fizemos pequenos lounges de descanso, e distribuímos carregadores de celulares por toda a área do evento.

Launchpad Build BH edition

Os participantes puderam, durante o Devfest, participar do Launchpad Build, um programa do Google voltado para startups com foco em mentorias, palestras e workshops.

Dentro de cada sala tinham TVs espalhadas, que chamavam o participante pelo nome no momento em que o mentor estivesse disponível para conversa, o que fazia com que ele não perdesse tempo esperando a mentoria.

Acessibilidade, diversidade e inclusão

É muito importante, ao organizar um evento, saber quem é o público alvo e quem são as pessoas que estarão lá. Será que elas precisam de algum apoio do evento em alguma questão? E assim colocamos no formulário um campo para a pessoa responder se ela possuía alguma necessidade especial.

Se tem algo que venho, nos últimos tempos, fazendo, é me colocando no lugar das pessoas e entendendo (ao menos que um pouco) a sua realidade. Minha missão e, acredito que de muitas pessoas, é tornar o ambiente o mais inclusivo possível. Eu agradeço de coração à Gabriela, Raphaela e ao Bruno, que foram os intérpretes de Libras que estavam no evento, por abraçar a causa e estar conosco nessa iniciativa! Há algum tempo venho trabalhado muito com questões de acessibilidade e fiz questão de acompanhar de perto e entender mais sobre esse mundo. Fica o meu pedido: vamos entender o nosso público e tornar tudo o que formos fazer, qualquer projeto que seja, inclusivo?

O Alê Borba, que fez o keynote de abertura do evento, citou na palestra dele uma frase que merece muito ser replicada:

"Diversidade é convidar alguém para um evento, inclusão é fazer essas pessoas se sentirem bem vindas"

Se tem algo que aprendi foi perguntar as pessoas e ser bem sincero quando você não sabe lidar com uma situação. Questões de inclusão e diversidade podem parecer bem difíceis no início, mas uma simples pergunta pode resolver a sua dúvida, pergunte: "Como eu posso te ajudar?".

Sobre a participação feminina, 53% da grade de palestrantes eram mulheres. No apoio a maioria era mulher. As apresentadoras das 3 trilhas também eram mulheres. Como a Ana disse, é um assunto importante a ser dito, mas mais que isso, estamos fazendo acontecer!

Espaço Women Techmakers

Fizemos também um espaço WTM, onde as pessoas poderiam escrever o que quisessem no painel. Rolou muita mensagem incrível muita troca de ideias por lá!

WTM é um programa do Google para incentivar a participação de mulheres na tecnologia. Além da importância da inclusão do gênero na área, pensamos que quanto mais diversidade temos, mais visões diferentes sobre um mesmo produto e maior qualidade.

Links

O Bruno Pulis, que palestrou sobre Acessibilidade fez um post incrível contando o seu ponto de vista no Devfest, e inclusive fez uma análise muito legal do #wearetogether, vale a pena a leitura também:

Para ver todas as fotos do Devfest BH, acesse o Google photos. E, caso tenha fotos, colabore com o álbum:

Os slides das palestras estão disponíveis no Github do GDG BH:

Um grande abraço e fique com essa foto que é muito amor! ❤

GDG BH

Google Developers Group BH

Thiago Marques

Written by

Product Designer at @Hotmart. Graduated in Computer Science, and currently pursuing MBA in Interaction Design.

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