Los «ladrones» y exterminadores del tiempo
Serie «Conciliación y uso racional del tiempo» [04]
Post del curso sobre la gestión del tiempo que preparé para UDIMA. Incluyo vídeos, texto y gráficos. Puntos fuertes de este artículo:
- La tecnología mal utilizada es el peor “fuego amigo” que podemos sufrir.
- El ordenador como herramienta de trabajo se convierte también en una seria amenaza a nuestra productividad.
El teléfono, las redes sociales, el correo electrónico
La tecnología es un gran aliado a la vez que una amenaza. La tecnología lleva mucho tiempo entre nosotros pero el nivel de penetración en la sociedad y en nuestras vidas ha alcanzado una cota que empieza a ser un intruso con el que nos conviene guardar las distancias. Junto con todos los adelantos que nos aportan los distintos avances tecnológicos –ordenadores, móviles…– existen efectos perniciosos que hemos de aprender a poner en su sitio para que nuestro trabajo mantenga el índice de productividad que esperamos.
Lo importante es concentrarnos en lo que estamos haciendo. Enfocarnos y apuntar todas nuestras potencialidades –memoria, imaginación, razonamientos…– hacia la finalidad de nuestro trabajo, incluyendo en esa meta la de tenerlo a tiempo.
Los teléfonos móviles en la medida en que nos acompañan en todo momento no dejan de ser una vía de escape de llamadas recibidas o hechas en momentos inoportunos. Mensajes y, en general, las múltiples distracciones –¡ojo!, no necesariamente malas pero sí perniciosas para nuestro trabajo– que son capaces de instarse en los móviles, son tentaciones que, lógicamente, nos interesa mantener en un segundo, tercer o cuarto plano a la hora de trabajar.
Se han popularizado con el nombre de smartphone para resaltar las múltiples prestaciones que nos ofrecen, mucho más que simplemente poder hablar por teléfono. Por eso, si nuestro trabajo no depende de hacer o recibir llamadas, mensajes o interactuar con otras personas, lo mejor es poner el móvil lejos de nuestro alcance o sencillamente apagarlo. dependiendo de nuestra capacidad de control, bastaría con dejarlo en silencio y con la pantalla hacia abajo. Los reclamos que llegan a nuestro móvil rara vez exigen una atención inmediata y urgente. Hago la excepción de esas profesiones que justamente lo que tienen que hacer es estar pendiente de esas notificaciones: atención al cliente, urgencias… o nivel personal cuando existe algún riesgo grave en la salud de algún ser querido o situaciones extremas –insisto en la excepcionalidad de esas posibles situaciones– que nos obliguen a estar pendientes del teléfono en todo momento.
Digamos que el uso del teléfono también debe someterse a un horario. No siempre ni a todas horas nos beneficia atenderlo. Cuando estamos reunidos con una o varias personas lo adecuado es no atenderlo… aunque, como siempre, cabe la excepción flexible, no el vicio y mala educación además de pérdida de tiempo que implica interrumpir a otros para atender llamadas o mensajes.
Lo anterior aplicado al teléfono móvil hay que decirlo igualmente de la redes sociales, la mensajería instantánea y todo tipo de aplicaciones que tengamos en el smartphone. Engañarse con los juegos –también los adultos– es tan fácil como pensar que tenemos que descansar. Sin embargo, es imprescindible mantener lejos de nosotros durante las horas de trabajo el acceso a esas posibilidades.
El ordenador como herramienta de trabajo se convierte también en una seria amenaza a nuestra productividad. La conexión permanente a internet y la facilidad de navegación por páginas web llenas de recursos, vídeos, música, imágenes, noticias… debemos controlarla. Y la fórmula más eficaz conocida hasta el momento es no estar conectado.
Empecemos por el correo electrónico excepto que nuestro trabajo consista en gestionarlo. Peor aún en esos casos la recomendación es programar un horario de consulta: cada dos horas, una vez por la mañana y otra por la tarde, una vez al día… lo que sea razonable pero sabiendo que la constante conexión nos lleva de la mano a la interrupciones y ellas a la desconcentración y su consecuente improductividad.
Las reuniones
Se supone que se organizan reuniones para compartir temas de trabajo y mejorar la comunicación, las ideas, los objetivos… es decir, las reuniones tienen su razón de ser, no son un capricho de quien dirige ni necesariamente absurdas y estériles. Sin embargo, estamos rodeados de reuniones absolutamente inútiles y, lo que es peor, una pérdida de tiempo que aumenta exponencialmente según se eleva el número de asistentes. Hay una enorme responsabilidad entre los directivos que convocan reuniones si no cumplen los requisitos más elementales que resumo en 10 pinceladas a modo de decálogo.
Primero: que sea necesaria
Así, tal cual. Muchas reuniones no son necesarias porque o ya se sabe lo que se va a decir o se puede gestionar vía correo electrónico o plataformas pensadas para compartir conocimiento de forma flexible.
Segundo: que esté preparada.
Es decir que tenga un contenido estructurado y claro para una duración proporcionada. No incluir demasiados temas si materialmente no da tiempo para debatir.
Tercero: convocada con antelación
La suficiente como para que las agendas de los asistentes tengan margen para adaptarse. También para que puedan documentarse adecuadamente, estudiar los temas bien y evitar la improvisación sobre la marcha que siempre es causa de pérdida colectiva de tiempo.
Cuarto: convocar a los que les afecta realmente.
No hinchar las reuniones para tener personas escuchando sin más. Su tiempo fuera de la reunión se supone que vale más que dentro.
Quinto: breves de verdad
¿Qué son breves? Cortas. Más de media hora empieza a ser una reunión contraproducente. Síntoma de que en realidad no se ha preparado previamente por los integrantes, empezando por quien convoca.
Sexto: ordenada
Seguir el orden del día, no salirse de los temas, repartir los tiempos entre las personas y los temas de forma proporcional a las responsabilidades y conocimientos de los integrantes.
Séptimo: elaborar un acta
Un documento que refleje lo que se ha comentado, sobre todo las conclusiones, metas, objetivos, responsabilidades y fechas. Publicar y distribuir ágilmente, en menos de 24 horas desde que se celebre. Obviamente tiene que designara ea un responsable de redactarla.
Octavo: puntualidad siempre
Al empezar y al acabar. Siempre y todos. Cuando no se respetan estos tiempos el chorro de tiempo que pierde la empresa es espectacular. No sólo la reunión en sí deja de ser eficaz si sobrepasa el tiempo sino que hemos de considerar que esas mismas personas dejan de hacer otras tareas que también forman parte d ellas necesidades de la organización de la que se trate.
Noveno: en la mejor hora
Derivada de la anterior. Seleccionemos la hora del día en el que estamos más despejados y atentos. Es una pena que una reunión baje n intensidad porque algunos se encuentren mentalmente fuera de ellos, cansados o aburridos. En cualquier caso es sencillo adaptar todas estas características a las reuniones en general, independientemente de quedamos dos o veinte, entre proveedor y cliente o entre empleados o directivos de una empresa.
Décimo: convocar la siguiente
En la misma reunión convocar la siguiente (si fuera el caso). Nada tan eficaz como comprometer las agendas de una reunión a otra. Y pedir proteger ese horario frente a otras posibles obligaciones. Aprenderemos a gestionar viajes e imprevistos. Lo único que queda fuera de este modelo es la enfermedad.
La tendencia es a reducir reuniones en número y duración gracias a las nuevas tecnologías que ayudan a abreviar procesos de comunicación simultánea, gestión online, etc.
Los compañeros
Cuando la costumbre de fumar en lugares cerrados dejó de ser una opción, se creó el hábito de salir a fumar un pitillo. Los «no fumadores» siempre nos hemos preguntado si no tendríamos algún tipo de reivindicación para equiparar esas pausas. Sin entrar en casuística, quiero aprovechar este hecho para prevenir ante las distracciones que provienen de nuestros compañeros. Algunas son hábitos casi de la cultura de la empresa: tomar un café, airearse un poco cada rato… pero no me refiero a esos hábito que incluso son saludables pues permiten desconectar para retomar el trabajo con nueva energía.
Las distracciones de los propios compañeros son interrupciones perversas. Suena fuerte pero me explico para entendido bien. Rechazar a un compañero no parece que sea una actitud generosa o elegante. Pero en determinadas ocasiones conviene hacerlo y, por tanto, será necesario desplegar nuestras dotes diplomáticas y de elegancia para evitar esas intrusiones.
Hay dos tipos de interrupciones. Las razonables y las inoportunas. Las primeras cumplen el requisito de que quien reclama nuestra atención y el tema son lógicos. El problema que pude fallar es que no sea el momento adecuado o que lo que nos piden o comentan requiera una atención que en ese momento no tenemos. Lo mejor es pactar el momento ideal para atender a esa petición. Lo normal es que no podamos hacerlo en el momento porque se supone que estamos con tareas previamente planificadas.
Las interrupciones inoportunas son las que provienen de personas o temas que no tienen que ver con nosotros. No somos la persona adecuada para la cuestión. La causa de este desorden suele ser por ignorancia de quien reclama atención aunque también existe el mal de la excesiva disponibilidad por nuestra parte. Al acostumbrar al equipo a una excesiva atención se vicia el modelo de consultas y resolución de problemas. En este caso conviene reconducir el flujo de interacciones. Si no somos la persona adecuada, no somos los responsables de resolver el problema. Cuanto antes lo hagamos, mejor. Menos tiempo propio (y ajeno) tiraremos a la basura.
Prolifera últimamente una interrupción solapada. Consiste en enviar un mail a la persona con la que queremos mantener una conversación y avisarle en pataleo por teléfono o en directo de que le hemos enviado ese mensaje. Roza el chantaje pues nos obliga a atender el mail cuando quizá no dispongamos del tiempo. En general, habrá que redirigir la gestión para encontrar un momento conveniente para ambos.
Fomentar de forma práctica que no tenemos derecho a interrumpir a nadie, se propagará una cultura de la eficacia que, al final, nos beneficia a todos.
Interrupciones y otros. Y forma de solventarlos
Las interrupciones se pueden evitar poniendo los medios. No es sencillo porque suelen presentarse con una justificación razonable. Cuando las interrupciones no vienen al caso es fácil rechazarlas. Lo complicado es cuando aparecen sin avisar con la excusa de la urgencia o arropadas con argumentos sentimentales. El riesgo se llama chantaje emocional: «dime tú que sabes de esto», «me urge… ¿tienes un minuto?»; «vamos a reunirnos ya para resolver este tema de una vez». Las distracciones de otros nos llegan de todas partes, son muchas y nos rodean: de arriba (nuestros jefes), de abajo (subordinados que nos reclaman), de izquierda y derecha (compañeros, nuestros iguales, que nos tienen cerca); de fuera (proveedores y clientes); de familiares, amigos y desconocidos que «entran sin llamar» vía teléfono, mail, mensajes o incluso con visitas del tipo «pasaba por aquí».
Hay que ser inflexibles planteando a todos los principios de la no interrupción. Para ser flexibles ya habrá tiempo. Lo mejor es aplicar la excepcionalidad caso a caso sin ceder enseguida. En la medida en que se fomenten hábitos de respeto en el espacio laboral el esfuerzo por evitar las distracciones de otras personas tenderá a ser mínimo.
Pero ahora existe la amenaza de la tecnología con sistemas de avisos que hemos creado cada uno. La inflexibilidad en este caso hay que aplicarla sobre nosotros mismos. Probablemente estas medidas resulten más difíciles de adoptar por la sugestión a la que nos vemos sometidos cuando tratamos de nuestras cosas, como es el tiempo.
Repasa si la configuración de notificaciones en móviles, tableta, ordenadores es realmente necesaria. Empecemos con un criterio restrictivo y luego valora con la experiencia cómo reajustarlo. Como ya hemos comentado, establece un horario de consulta para los distintos dispositivos; evita la conexión constante.
La conexión en las reuniones también forman parte de esta estrategia. Deben establecerse protocolos que aseguren la atención de todo el grupo. En este sentido quien dirige la reunión ha de avisarlo antes y, por supuesto, dar ejemplo yendo por delante.
Al poco tiempo comprobaremos como el tiempo se multiplica… es decir, conseguimos más con la misma –¡o menos!– dedicación.
