Planificación y Organización del tiempo en nuestro trabajo

Serie «Conciliación y uso racional del tiempo» [02]

Post del curso sobre la gestión del tiempo que preparé para UDIMA. Incluyo vídeos, texto y gráficos. Puntos fuertes de este artículo:

  1. Programar es definir un principio y un fin
  2. Planificación: para hoy, para mañana, para este curso, para este año…

Diferencias entre urgente e importante

No todo lo importante es urgente, ni todo lo urgente es importante. La urgencia nos habla de plazos: el margen de tiempo disponible es escaso. Sin embargo, no necesariamente es importante. Al mismo tiempo hay temas importantes que no son urgentes, incluso ni siquiera tienen fecha. También es cierto que algo importante puede acabar siendo urgente si no se acomete en su momento y de la forma adecuada.

Tener claras las diferencias entre urgente e importante es básico para dominar la tareas del día a día. Es fácil mezclar ambos conceptos si no analizamos cada cuestión. Lo urgente, como decía, está vinculado al tiempo –fecha, día, hora– y es lo que determina su prioridad. Lo importante tiene su peso específico en sí independientemente de cuando suceda.

Cuando somos capaces de identificar lo que hacemos en una de estas dos categorías, estaremos en condiciones de colocarlas entre las prioridades para que ocupen el lugar que les corresponde. Si no, es relativamente frecuente que acometamos lo importante por delante de lo urgente, cuando es exactamente lo contrario. Para evitar el uso equivocado entre lo urgente y lo importante hay que tener en cuenta dos criterios:

  1. Pensar y comparar cada tarea de forma objetiva. La clave está en pararse a pensar.
  2. Evitar influencias emocionales que suelen provenir de los gustos personales y de lo que más nos apetece o, sencillamente, se nos da mejor. tendemos a pensar que lo que nos gusta es lo primero, hasta tale extremos que por ese simple argumento se convierte en urgente, aunque no sea realmente importante. También es frecuente caer en el error de considerar importante lo que nos atrae más.

La realidad es que si no cuidamos el análisis de las tareas el juicio sobre ellas será precipitado y superficial, fruto del autoengaño que en su nivel máximo considera que todo lo importante es urgente –y al revés– sin más distinciones ni matices. La consecuencia más perjudicial es que nos surgen muchas obligaciones –todas o casi todas– urgentes e importantes. Perdemos la jerarquía y caemos en el colapso.


Optimización de la propia agenda

¿Cómo manejar la agenda con eficacia y éxito? En primer lugar teniendo agenda, tanto el concepto como físicamente. Da igual si es de papel o electrónica. Lo importante es disponer de un espacio donde apuntemos lo que tenemos que hacer, el lugar, el día y la hora. Mientras no tengamos la agenda físicamente entre nuestras manos, no servirá de nada todo lo que diga ahora.

Organización en nuestro trabajo

Luego hemos de vencer la pereza para apuntar; y después el vencimiento para leerlo. Adquirir el hábito de repasar todos los días lo que tenemos que hacer el día siguiente nos dará un control sobre la gestión del tiempo. Evitaremos compromisos en momentos comprometidos anteriormente que aparecen marcados en la agenda.

No es suficiente con apuntar las reuniones o eventos que surjan. Es muy importante añadir los detalles relacionados como son el lugar o las posibles personas vinculadas. Es clave tener en cuenta estos datos a la hora de calcular los traslados para optimizarlos, prever cómo vamos a realizarlos, etc. Muchas faltas de puntualidad en encuentros de todo tipo son consecuencia de la falta de previsión en el intervalo de tiempo entre una actividad y la siguiente.

Cuando tengamos eventos que se repiten periódicamente será muy oportuno dejarlo apuntado a lo largo del tiempo. De esta forma evitamos sorpresas y protegemos esos compromisos. Con los programas en ordenadores y agendas digitales ahora es sencillo programar la repetición de esos encuentros y tareas periódicos.

Las alertas o alarmas programadas con la antelación que deseemos sirven para asegurar que una cita no caerá en el olvido. Según la naturaleza del encuentro nos interesará que la alerta nos advierta con cinco minutos de antelación o con varios días.

Programación del tiempo

Todo lo anterior lo aplicamos fundamentalmente a reuniones, encuentros, entrevistas… pero lo podemos trasladar perfectamente a tareas concretas que hemos de realizar. Si no concretamos el momento es frecuente que al final no las hagamos. Una de estas tareas típicas son las llamadas de teléfono o el envío de mensajes por el móvil o por correo electrónico. Si nos fijamos bien, realmente son encuentros con otras personas que realizamos mediante un canal de comunicación y que, por lo tanto, tienen derecho propio a ocupar un lugar en nuestra agenda.

Cuando no sistematizamos la multitud de tareas corremos el peligro de que se nos acumulen y algunas pasen de un día a otro con las consecuencias desastrosas de la falta de productividad propia o ajena.


Establecimiento de prioridades

No todo lo que hacemos tiene la misma importancia. Esto es evidente pero no siempre reaccionamos con coherencia. No nos vamos a detener en los motivos que se reducen a «dejarse llevar por lo que nos resulta más asequible o cómodo o por gusto», sino resaltar las enormes ventajas que supone guiarse por prioridades.

Lo primero es tener claro qué es importante y evitar la disparidad de criterios al establecer prioridades. Dentro de un mismo ámbito es relativamente fácil. En el trabajo sabemos que una tarea es importante porque conocemos el valor que le da nuestro superior o el mercado o el equipo… tan sólo necesitamos un mínimo de información sobre el alcance de esa tarea, llamada, reunión, informe…

Si se trata de algo personal también es sencillo establecer prioridades en la medida en que las relaciones familiares, sociales, amistad… se generan y mantienen por afinidad e intencionalidad espontánea.

El resto es combinar las prioridades cuando chocan áreas diferentes y nos enfrentamos ante dilemas entre lo personal y lo profesional ante obligaciones de igual rango de importancia. Muchos de estos dilemas los podremos resolver adelantándonos –gestionando bien la agenda– antes de que se generen incompatibilidades de algún tipo.

Lo que está claro es que hemos de prestar atención –¡y tiempo!– diferente a cada ocupación. Mantener la mente fría en esos momento es clave para acertar. La acumulación de tareas no es excusa para acometer tareas una detrás de otra sin discriminar por su importancia. Más bien ese camino conduce a un agravamiento de la situación.

Los programas de gestión de tareas suelen incluir niveles de prioridad. La tendencia es reducirlo a dos niveles para no entrar en situaciones complicadas. Los dos niveles se crean marcando las tareas importantes con una estrellita o el sistema que a cada aplicación utilice pero que, en definitiva, vienen a señalar de forma destaca las tareas importantes respecto al resto. Obviamente si señalamos todas como importantes tenemos un problema que nos obligaría a revisar nuestros criterios de importancia o, más radical aún, revisar nuestros compromisos. Nadie puede tener sólo y siempre tareas de gran importancia.


Programación: hacia la obtención de resultados

Las carreras tienen sentido porque hay una meta. Empresarialmente las metas son los objetivos, una veces bastante medibles, otras más complicado. Pero lo que queda claro es que con la llegada a la meta se acaba la carrera, sabemos qué puesto ocupamos y lo valoramos en comparación con unos objetivos de tiempo o producción a los que apuntamos en su momento.

Sólo con unos objetivos claros estaremos en condiciones de programar las actividades que nos acercan a la meta. El objetivo traza una línea en el tiempo que denominamos cronograma y sobre el que vamos situando las distintas fases y acciones del proyecto en su sentido estricto o más amplio. Lo importante es tener un mapa de por dónde queremos ir e intentar seguirlo fielmente. Dos acciones básicas nos ayudarán a programar bien:

  1. Priorizar en el tiempo. Es decir, qué hemos de hacer primero para que se pueda iniciar una segunda fase, una tercera, una cuarta… no es prioridad por el valor en sí de la actividad sino por la posición estratégica que ocupa en todo el proceso. Va encaminada a evitar colapsos, los efectos embudo que con tanta frecuencia se repiten en las organizaciones porque ha faltado un plan de prioridades en la planificación del proceso.
  2. Situar en el tiempo el inicio y fin de cada actividad. Comienzo y fin, ambas fechas son imprescindibles; es lo que conocemos como plazos. Dejarlo para cuando llegue el momento es un error de consecuencias irreparables. Sirva el ejemplo de un puzzle: o están todas las piezas previstas –sin que falten ni sobren– o, sencillamente, nunca acabaremos el puzzle.

Una recomendación de enorme utilidad es marcar objetivos intermedios, desgranar los objetivos en metas previas con fechas previstas. Es un control de la gestión del tiempo para evitar la acumulación. Además comprobamos que las acciones que realicen distintos actores van sincrónicos y permite que el desenlace final sea exitoso.

Marcarse objetivos, establecer fases en el tiempo, revisar el cumplimiento de las fechas intermedias y tomar la medidas adecuadas para reajustar. El sistema de programación en sí obliga a gestionar el tiempo de una forma eficaz e inteligente.


La importancia de la planificación

Consecuencia de todo lo anterior es la necesidad de planificar. No hay organización que no se planifique. Hay planes anuales, mensuales, semanales… todos son válidos si son coherentes con lo que persiguen.

Las personas también hemos de planificar nuestro trabajo de manera que sea digerible. Hemos de tener presente que cada tarea requiere una energía y unas habilidades diferentes. Por tanto, cuando nos preparemos para planificar las tareas convendrá distribuir inteligentemente en el tiempo lo que tenemos que hacer. Por una parte hemos de empezar por lo menos atractivo para encontrarnos en las mejores condiciones físicas e mentales. Cuanto más frescos estemos, mejor pensaremos. Hay tareas que han de acometerse en solitario mientras otras se desarrollarán colectivamente.

La planificación permite combinar actividades y personas con ocupaciones diferentes. Coincidir en el tiempo es clave para avanzar sin pérdidas de tiempo en la organización.

La planificación es imprescindible porque describe la ruta que seguiremos todos en un proyecto, para que nadie se quede rezagado o salga del camino. Pero este mismo esquema funciona para cada uno: objetivamos los pasos que hemos de dar, los plazos, el contenido… si somos realistas con la planificación alcanzaremos los resultados porque son asequibles.

La planificación no debe, ni puede, llevar demasiado tiempo. Sería una contradicción en sí. Pero tampoco se trata de establecer marcos demasiado genéricos porque entonces no servirían para casi nada. Hemos de planificar por unidades pequeñas que una vez alineadas compondrían una planificación amplia. Señalar lo que hemos de conseguir esta mañana, esta tarde, hoy, esta semana, este mes… así, paso a paso, concretamos los resultados. Sin planificación iremos sin rumbo y, aunque avancemos, será difícil saber si lo recorrido era lo correcto, lo más eficaz y rentable.