Comment on a réussi à organiser un hackathon virtuel à grande échelle et reconnu en moins de 3 semaines 🚀

La secret sauce de Hack The Crisis France. Voici les leçons qu’on en a tirées et qui peuvent s’appliquer à bien d’autres organisations

Si tu n’as pas le temps de lire l’article en entier, viens consulter le résumé ici. Et pour découvrir les coulisses de ce week-end effervescent, c’est par ici.

Quelques chiffres :

• 1000+ inscrits
• 30 nationalités
• 120 mentors
• 60 partenaires
• 9 membres du jury exceptionnels

Naissance de Hack The Crisis France

Alors que le mouvement Hack The Crisis naissait mi-mars en Estonie sous la forme d’un hackathon de 6H organisé en un temps record, le succès a été tel que de nombreuses autres organisations ont pris le relais en répliquant cette initiative à l’échelle de leur propre pays. Et c’est ainsi qu’est né Hack The Crisis France.

Deux associations entrepreneuriales étudiantes, Genius Global et Les Étudiants de la Tech, ont uni leurs talents pour créer un événement sur 48H (le week-end du 18 et 19 mars) qui s’est avéré dépasser les objectifs déjà ambitieux que nous nous étions fixés. Nous avons rassemblé une communauté internationale, particulièrement engagée, et réunissant plus de 1000 membres (participants, mentors, organisateurs et simples visiteurs), qui s’est beaucoup apportée mutuellement, et continue de vivre depuis.

Quels éléments clés ont été au cœur de ce succès ? On vous dit tout.
La conjoncture, les valeurs prônées, l’état d’esprit de l’équipe, avec une attention particulière portée sur l’organisation et la communication.

Conjoncture du Covid-19

Commençons par le contexte. Alors que la crise du Covid-19 a freiné la majorité des activités du pays et d’ailleurs, de nombreuses initiatives sont nées, portées par celles et ceux qui veulent agir de manière constructive, en transformant chaque situation en opportunité de grandir.

Difficile hors de ce cadre imposé d’avoir autant de personnes disponibles 48H d’affilée, entre les habitués du “je peux pas j’ai poney” et les baroudeurs qui s’échappent de leur quotidien le temps d’un week-end.

De plus, alors qu’on oppose les citoyens lambdas à qui l’on demande de rester sur son canapé aux héros en blouse, l’envie de contribuer tout de même à sa manière s’est faite de plus en plus pressante auprès des personnes en quête de sens et se sentant inutiles.

Aussi, la nature humaine de l’homme comme être social est revenue à grand pas. Un besoin d’appartenance à un groupe, accru pendant ce confinement, et assouvi par la constitution d’équipes soudées, bien au-delà du week-end, et après seulement quelques heures partagées de réflexions intensives.

Enfin, quoi de plus alléchant que d’innover grâce à l’intelligence collective, une approche transverse et collaborative qui est de plus en plus déployée et plébiscitée par les organisations qui cherchent à se réinventer et innover.

Valeurs autour du hackathon

C’est dans ce cadre propice que les valeurs qui nous rassemblent ont été répliquées pour en faire l’ADN de cet événement.

Parce que la créativité naît de la diversité et que chacun peut apporter sa pierre à l’édifice, en particulier dans la crise actuelle, nous avons créé un événement véritablement inclusif ouvert à tous : gratuit, pour tout âge, toute profession, et tout type de compétences.

L’époque où les hackathons étaient réservés aux jeunes passionnés par le code est révolue, puisque initialement le terme hackathon vient de la fusion des mots “hack” (pirater) et “marathon”. En demeurent néanmoins l’esprit de coopération et l’atmosphère qui pousse à se dépasser sur une période intensive.

C’est également la bonne humeur contagieuse et le savant alliage entre des moments de concentration maximale et de détente, qui ont à la fois soudé et permis de ressourcer notre propre équipe dans le sprint de la préparation, puis les équipes de participants dans leur propre course contre la montre. Quelques exemples : un kick-off inspirant, des pauses sport et méditation, une playlist collaborative Hack The Music, des rencontres sur Coronaparty lors du clap de fin Hack The Party, …

Enfin, la co-construction, caractéristique des hackathons, était elle-aussi au cœur de ce week-end, que ce soient l’entraide entre équipes, le dévouement et l’énergie débordante des mentors aux expertises complémentaires, ou encore l’équipe organisatrice en permanence sur le qui-vive en tant que facilitatrice de cet écosystème. Ce développement mutuel s’est notamment illustré par les témoignages de mentors, pourtant habitués des hackathons, qui ont déclaré avoir eux-mêmes beaucoup appris au travers des ateliers thématiques (design thinking, prototype, growth hacking et pitch), la boîte à outils pour passer de l’idéation au prototype.

État d’esprit de la dream team, organisation efficace et communication virale

Derrière tout projet bien mené, il y a un état d’esprit. Le nôtre en l’occurrence ne fait pas exception à la règle.

Au-delà des valeurs précédemment mentionnées, l’un des rouages de cette machine bien rodée a été notre complémentarité, à la fois en termes de compétences — IT, design, communication, mise en réseau, planification, etc. — et de manière de travailler — entre les couche-tard, les lève-tôt et les infatigables ! Cette complémentarité n’aurait pas été exploitée à son plus haut potentiel sans un respect mutuel, une responsabilisation individuelle par pôle (les “Ninjas”) et une proactivité, poussant à la création, à l’amélioration continue, mais aussi à la libération des freins qui parfois nous limitent. Nous n’avons pas eu peur de contacter des “grands noms” pour intégrer notre jury ou notre réseau de partenaires, qu’ils soient membres de la haute sphère politique, des magnats de l’entrepreneuriat ou encore des personnalités exemplaires du milieu de l’impact. Nous n’avons pas eu peur non plus de nous appuyer sur notre réseau pour en faire des relais de communication et ainsi ajouter des maillons à cette chaîne de solidarité.

La coordination de cette dream team d’une vingtaine de membres a été facilitée par la présence de leaders garants de la cohérence d’ensemble et du suivi de la feuille de route, mais aussi par l’utilisation d’outils de gestion de projets incontournables dans le milieu des startups comme Trello ou Airtable. Cette taille humaine a également permis un fonctionnement en lean startup, soit une succession de tests et d’itérations permettant d’innover dans les situations de blocage et malgré un budget frôlant les 0€.

À titre d’exemple, nous avions prévu de centraliser toutes les interactions du hackathon sur la plateforme Agorize, les liens de tracking nous ont permis de voir un taux de perte très élevé entre les personnes qui se rendaient sur Agorize et celles qui s’inscrivaient. En une nuit, nous avons décidé de basculer tout le processus d’onboarding sur la plateforme Discord, initialement utilisée par les gamers et plus ergonomique. Ce choix structurant nous a permis de réorganiser la communication du week-end autour de chaînes de discussion par thèmes (onboarding, brainstorming, team building) multipliant les interactions entre tous, et contribuant ainsi à la très bonne ambiance du week-end.

En résumé, nous avons été portés par quelque chose qui nous dépassait, par ce rassemblement où le collectif a pris tout son sens et qui nous a conduit à dédier toutes nos ressources (temps, énergie et compétences) au service du bien commun, le temps de quelques journées bien denses.

C’est ainsi que se sont dessinés les facteurs d’une motivation décuplée : un objectif clair et précis, avec des indicateurs quantitatifs et qualitatifs mesurables, atteignables, et une temporalité. L’un de nos objectifs était de dépasser le millier d’inscrits, un autre était d’offrir une expérience d’apprentissage pour tous. Cela reviendrait donc à formuler des objectifs selon la méthode SMART, mais pas que ! Cette recette serait vraiment incomplète sans d’autres ingrédients fondamentaux que sont le sens des responsabilités et l’autonomie, équilibrés par un soutien du collectif, puis mélangés avec une bonne dose d’impact et de plaisir, en terminant par une pincée de folie pour faire tomber nos propres croyances limitantes et ainsi oser.

Même si la planification précise de la communication n’est pas anodine, cet événement nous a dépassé par l’ampleur qu’il a pris, et nous avons su une nouvelle fois saisir la situation comme une opportunité. Désormais, Hack The Crisis France est un mouvement reconnu. Il est reconnaissable par sa charte graphique violette qui ne laisse pas indifférent et qui a véritablement inondé les réseaux sociaux durant la période de l’événement, par les valeurs qui nous rassemblent, mais aussi par tout le contenu associé qui a été créé depuis. Ainsi, l’équipe de Hack The Crisis France a été conviée à devenir partenaire d’autres hackathons qui ont suivi (celui de la Commission européenne et de l’école 42) afin que le savoir-faire que nous avons acquis soit capitalisé pour servir à d’autres, participant alors à la démultiplication de l’impact qui nous est chère. Enfin, puisque notre vision est qu’un impact est à la fois quantitatif et qualitatif, nous avons d’accompagner les porteurs de projets primés sous la forme de mentoring, et nous continuerons de communiquer sur leurs avancées pour les soutenir !

Si vous souhaitez suivre et interagir avec nos 2 associations coorganisatrices

• Genius Global️ 👇 https://geniusglobal.fr/
• Les Étudiants de la Tech 👇 https://www.linkedin.com/company/lesetutech/