¿Cómo iniciar un proyecto?
Parte 1 de _____… hasta explicar los aspectos más importantes de un proyecto desde su inicio hasta su final.
Este es el primer artículo de una serie de textos en los que recomendaré videos, páginas y herramientas que te permitan gestionar tus proyectos y convertirlos en realidad. Te invito a que sigas toda la serie en todopmp.com o en Medium.
El objetivo de estos artículos es hablar de gestión de proyectos de manera práctica, para ejecutar proyectos como sucede en la realidad. Al terminar esta serie serás capaz de entender porque los proyectos fracasan y como hacer que los proyectos sean exitosos.
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Empieza tu proyecto
Al iniciar cualquier proyecto o emprendimiento, lo primero que debes comprender es el por qué de este nuevo esfuerzo y decidir si es viable o no realizarlo.
NO es posible realizar proyectos exitosos sin saber que es lo que se espera de ellos y entonces ¿Qué es un proyecto exitoso?
Un proyecto exitoso es aquel que cumple con los tiempos prometidos, con los costos establecidos, que cumple con los criterios de calidad acordados, alcanza o supera las expectativas de los interesados y además es sustentable, es decir, con el mismo equipo de trabajo podemos realizar otros proyectos porque hemos creado relaciones de trabajo.
Tip 1: Invierte 18 min. y escucha esta platica de Simon Sinek, te ayudará a responder el por qué haces lo que haces.
Everyone has a WHY. Your WHY is the purpose, cause or belief that inspires you..
Knowing your WHY gives you a filter to make choices, at work and at home, that will help you find greater fulfillment in all that you do
Antes de comenzar un proyecto, tienes que ser capaz de identificar los beneficios esperados, es decir, realizar una evaluación.
A toda acción encaminada a tomar decisiones de inversión sobre un proyecto, se llama: Evaluación de Proyectos
Manteniendo las cosas sencillas, quiero que pienses que cuando evalúas la posibilidad de realizar un proyecto, pasas por la siguientes fases:
- Defines objetivos
- Analizas el mercado
- Analizas aspectos técnicos
- Analizas los aspectos económicos financieros
- Obtienes retroalimentación
- Realizas el resumen y conclusiones
- Por último tomas la decisión sobre hacer o no el proyecto.
Cuando algo nuevo pasa por tu mente y piensas en la posibilidad de iniciar un proyecto, este es el proceso que deberías seguir para evaluar si es viable seguir adelante:
Idea del proyecto → Análisis del entorno → Detección de la necesidad → Análisis de las oportunidades para satisfacer las necesidades → Definición conceptual del proyecto → Estudio del proyecto → Evaluación del proyecto → Decisión sobre el proyecto → Realización del proyecto.
¿Existe un mercado viable para el producto que se pretende elaborar?
Y entonces: ¿por qué los proyectos fallan?
Principalmente un proyecto fracasa porque en la etapa inicial no ponemos atención en los requisitos o características principales que se deben de cumplir:
- No se entiende el alcance, no se define correctamente requisitos, el alcance y lo que esta fuera de él.
- Falta compromiso por parte del patrocinador (sponsor)
- Se realizan estimaciones inadecuadas, no somos realistas al realizarlas.
Las principales características de un proyecto se establecen al inicio, se perfeccionan durante la planificación, deben ser claras y alcanzables.
Sin embargo, en la vida real no siempre es tan fácil encontrar estas características, debido a que existen limitaciones/restricciones que se comportan en forma complementaria e interactúan entre sí.
Estas restricciones comúnmente son: alcance, tiempo, costos y la calidad.
Herramientas para iniciar proyectos
¿Cómo puedes iniciar de una mejor manera tus proyectos?
Empieza viendo estos videos y utiliza las herramientas que ahí te explican. Necesitas invertir un poco de tiempo, pero lo importante es que dediques parte de tu semana a entender estos videos y sus herramientas, de verdad vale la pena hacerlo.
1.- Generación de modelos de negocios
2.- Design Sprint explicado en 90 segundos.
3.- Para “estimar” (solo es una estimación) tiempos y costos utiliza esta herramienta, en próximos artículos hablaré más detalladamente de cómo hacer estimaciones más realistas.
4.- Una introducción a la Administración de proyectos por Rita Mulcahy
5.- Por último, si quieres algo más formal pero no por eso aburrido, te recomiendo realizar lo que en los libros le llaman Acta de Constitución de tu proyecto.
Conclusión
Cuando inicies un proyecto:
- Entiende el alcance de tu proyecto y cuales serán los beneficios al finalizar el mismo, es decir, identifica a nivel general (alto nivel) que se tiene que hacer.
- Determina si es viable realizar el proyecto.
- Determinar objetivos generales, específicos y metas que sean medibles.
- Identifica requerimientos que aportan valor de cara al cliente, realiza suposiciones y visualiza restricciones además de los posibles acuerdos que previamente hayan sido realizados.
- Conoce la cultura de la organización o del entorno en cual se desarrollará el proyecto.
- Investiga si ya hay procesos o procedimientos existentes para no tener que trabajar en algo que ya fue realizado en proyectos similares.
- Divide el proyecto de tal forma que sea posible trabajarlo de manera sencilla.
- Identifica los riesgos principales que podrían afectarte de manera positiva o negativa.
Documéntalo en cualquier lugar, desde una simple nota hasta los documentos más complejos que requieran tu proyecto (no se necesita ser burocráticos), lo importante es que no lo olvides y todos en tu proyecto lo entiendan.
Planning is an attempt to find an optimal solution to the overall product development question: What should we build?
Por ahora eso es todo, en el siguiente artículo voy a platicarte como identificar a las personas con las que vas a trabajar y estrategias para establecer relaciones con ellas. No quiero ser pesimista, sin embargo, los problemas en este punto de cualquier proyecto apenas empiezan, no vas a poder darle gusto a todas las partes involucradas, pero la clave de todo está en la comunicación y en equilibrar intereses.
Te invito a dejar tus comentarios y recomendaciones para que estos artículos se vuelvan realmente interesantes y podamos debatirlos.
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