Mejora Getting Things Done® evitando estas 5 trampas
Getting Things Done® (GTD; en español, “hacer las cosas”) es un método de productividad y gestión del tiempo desarrollado por David Allen. Su enfoque se basa en liberar la mente de las preocupaciones y tareas pendientes al capturar, organizar y ejecutar de manera efectiva las actividades diarias. GTD proporciona un marco claro para priorizar y controlar las tareas y que en lo personal, me ha dado muy buenos resultados en corto plazo.
Ahora bien, he caído en 5 trampas al aplicar GTD en mi día a día, que he concientizado, y que comparto contigo para que ojalá puedas evitarlas en lo posible.
Poner fecha a todas las tareas: el engaño mayor
Muchas veces colocaba fechas a todas las tareas para darles una prioridad, o tratando de responder cosas como “mañana hago esta actividad”. La realidad es que las fechas deben ir sólo a aquellas tareas que deben ejecutarse en ese preciso momento, porque si no, empiezas a generar competencia con el calendario, o comienzas a acumular tareas que luego re-agendas una y otra vez; por ejemplo, tareas que no alcanzaba a hacer hoy, le colocaba fecha para “mañana”; y al día siguiente, las que no alcanzaba, le cambiaba la fecha para el día siguiente, entrando en un espiral infinito. Eso no funciona.
Ahora no coloco fechas a menos que esa actividad deba hacerla en ese día en particular. Lo que hago es revisar a diario cuáles son aquellas tareas que debo ejecutar “hoy”.
Acumular tareas y proyectos
Me pasó muchas veces que por reagendar cosas una y otra vez, comencé a acumular tareas e inclusive proyectos que no voy a poder realizar (¡aún a veces me ocurre esto!). Es como una especie de autoengaño que al final, me produjo cierto nivel de frustración.
No somos máquinas y a veces no podemos hacer todo lo que queremos. Debemos priorizar qué cosas podemos y hacer y cuáles de verdad no podemos, bien sea por recursos, tiempo (priorización) u otras situaciones. Tal como la casa de uno, las tareas y los proyectos, también hay que limpiarlos de vez en cuando. En mi caso, la limpieza la ejecuto cada dos semanas y depende de lo complejo o sencillo de tus proyectos. Recomiendo que inicies con una limpieza mensual y luego vayas ajustando la frecuencia.
Decir sí a todo: una emboscada
Hay que tener cuidado con decir sí a todo lo que nos llega o a todo lo que se nos ocurre hacer. Como comenté en la trampa anterior, no somos máquinas y hay veces en las que no podemos hacer todo.
Hay prioridades. Entonces te invito a que dejes en tu lista de tareas y proyectos, aquellas que realmente debes y puedes realizar. Lo demás es acumular tareas que nunca se harán. Así que te invito a limpiar esas listas y sacar todo lo que no hace falta, y tranquila(o) que si en el futuro tienes el tiempo o los recursos, esa idea volverá si aún es prioritaria. También puedes dejar todas estas ideas en un proyecto llamado “Algún día”.
Eso hago yo, y cuando pasan, por ejemplo, 3 meses y no lo he trabajado, simplemente lo elimino ya que no lo he priorizado.
Dejar tareas a medias: ¿seguimos acumulando?
Otra trampa en la que he caído es en empezar una tarea y por re-priorizaciones o cambio de situaciones, en lo laboral o personal, quedan ahí, abandonadas, a la deriva, y no las elimino porque tengo esa sensación de que “algún día lo haré” y ese día nunca llega. De nuevo: Limpia todo lo que queda a medias y que lleva tiempo abandonado en tu lista. Si más adelante se necesita, volverá a aparecer en el camino.
Cuidado con las distracciones inconscientes
Esta puede ser la más desafiante de las 5 trampas que expongo.
¿Te ha pasado que tienes que leer un mensaje que te dejaron en Telegram o Whatsapp o para realizar una acción y te quedas pegada(o) contestando mensajes y viendo los memes que te mandan? A mi sí, y es lo que más me ha costado vencer porque hasta muchas veces se me olvida lo que tenía que hacer.
Lo primero, es estar consciente de que esta situación te está ocurriendo; y luego generar, la disciplina de terminar lo que estás haciendo, para evitar que estas distracciones que muchas veces son inconscientes, te desvíen de la tarea.
En mi caso, lo que hago es que leo el email, Slack, Whatsapp y otras redes sociales al iniciar la mañana y dejo todo en limpio, sean del trabajo o personales.
Luego, y acá viene el desafío, evito en lo posible leerlos a cada rato. Luego ejecuto otro ciclo al final de la mañana, otro ciclo al volver de almuerzo, y otro ciclo al cerrar el día; también desactivé las notificaciones de esas aplicaciones.
Al principio cuesta, pero con los días, si mantienes la disciplina, sabes que siempre los leerás y reducirás las interrupciones que estas apps incrustan en el día a día.
GTD es un método poderoso para poner orden en el día a día, enfocarse en lo realmente necesario y tener foco. No es algo que se logre de la noche a la mañana, y dominarlo puede llevar tiempo.
En mi caso, inicié con las herramientas que tenía en su momento, y poco a poco, en la medida en la que he ido dominando este método, he ido incorporando mejoras, simplificando mecanismos y evitando trampas en las que hemos caído todos los que abrazamos GTD.
En resumen
Para evitar estas 5 trampas en GTD en las que he caído y en las que puedes caer también, te recomiendo:
- Sólo coloca fechas a aquellas tareas que requieren realizarse en determinado momento, y si es a una hora específica, entonces usa el calendario para reservar espacio.
- Revisa tus listas de proyectos y tareas con cierta frecuencia (recomiendo cada 15 días) y elimina todo lo que está añejo o no se terminó y que realmente no vas a realizar en el corto plazo.
- Acepta realizar sólo aquellas tareas que hoy puedes hacer. No te llenes de “Sí” que luego no podrás cumplir.
- Genera espacios exclusivos para revisar correos, mensajería y hasta para jugar y tener ratos de ocio en el día. Cada cosa tiene su tiempo.
Si quieres saber más sobre Getting Things DoneⓇ revisa este artículo en medium: Getting Things Done, a technique that helps to self-organize (en inglés).
