10 goldene Regeln für schönere Videokonferenzen
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Heute mal per Sie, liebe Leser*innen, denn, so stets die nullte goldene Regel: Bei goldenen Regeln sollte nicht kumpelhaft geduzt werden. Ansonsten setzen Sie gern jetzt schon einen überraschten Gesichtsausdruck auf: Ein großer Teil dieser goldenen Regeln unterscheidet sich gar nicht so sehr von der klassischen Meeting-Etikette. Vorbereitung fetzt ja praktisch immer. Untenrum modisch gekleidet sein: auch fast immer angebracht.
Vor dem Meeting
Kein Meeting ohne Agenda: Wenn Sie eine Einladung zu einem Treffen versenden, schicken Sie eine kurze Agenda mit. Das macht es für andere einfacher, sich vorzubereiten und den Überblick zu behalten.
Kein Meeting ohne Moderator: Für jede Sitzung wird eine Person ernannt, die durch die Agenda führt, als Moderator fungiert und die Zeit im Blick behält. Sie wird für eventuelle Rückfragen auch in den Notizen genannt.
Kein Meeting ohne Vorbereitung: Vergewissern Sie sich vor Beginn, dass Sie Ihr Mikrofon und Ihre Kamera eingeschaltet und die Kopfhörer angeschlossen haben und — wenn möglich — einen Ort ohne allzu viele Hintergrundgeräusche gefunden haben.
Während des Meetings
Kein Meeting ohne Ergebnis: Klären Sie zu Beginn jeder Sitzung das Ziel und die Erwartungen der Teilnehmer. Halten Sie die Ergebnisse fest.
Kein Meeting ohne Beteiligung: Wenn Sie etwas zu sagen haben, machen Sie sich sichtbar! Zu Beginn jeder Sitzung entscheidet der Moderator, ob Fragen laut oder über die Chat-Funktion gestellt werden. Außerdem bezieht er die Sitzungsteilnehmer aktiv ein. Denken Sie daran: Ein zustimmendes Nicken oder heftiges Kopfschütteln bekommt niemand mit, wenn die Kamera nicht eingeschaltet ist.
Kein Meeting ohne Gesicht: Es ist viel einfacher, Ihnen zu folgen (und viel netter), wenn man Sie sehen kann. Wenn die Verbindung es also erlaubt, schalten Sie bitte Ihre Kamera ein. Keine Sorge: Niemand wird über Ihre Kleiderordnung im Home Office urteilen. Und falls die Wohnung nicht aufgeräumt ist: Die meisten Videoanbieter haben eine “Unschärfefunktion” für den Hintergrund — hier hilft Google.
Wenn Sie präsentieren: Bitte benutzen Sie die Screen-Sharing-Funktion, um Ihre Präsentation zu teilen und denken Sie daran, die Präsentation im Voraus vorzubereiten und zu öffnen.
Wenn Sie zuhören: Bitte schalten Sie sich stumm — und vergessen Sie nicht, die Stummschaltung aufzuheben, wenn Sie einen Kommentar abgeben oder Fragen stellen.
Fehlerbehebung: Wenn die Verbindung schwach ist, schalten Sie die Kameras aller Teilnehmer aus (nur der Moderator lässt seine Kamera nach Möglichkeit eingeschaltet).
Wenn die Technologie Sie im Stich lässt: Bleiben Sie ruhig — und versuchen Sie es noch einmal.
Ansonsten: Lächeln nicht vergessen, Dehnübungen gern vorher abschließen, Haar und/oder Bart noch einmal richten. Viele Konferenzanbieter haben der eigentlichen Konferenz ja einen kurzen Kameracheck vorgeschaltet… aus technischen Gründen, aus Kosmetikgründen, als Gelegenheit zur spirituellen Sammlung. You got this.
Bonus: Wer nach dem Meeting die wesentlichen Punkte noch einmal in einem Dokument festhält und sie nach Absprache sogar mit anderen teilt, macht sich gelegentlich beliebt.
/// ENGLISH ///
10 golden rules for better video conferencing
A large part of these rules does not differ too much from any other meeting etiquette. Being prepared is always good. Being dressed properly also almost always helps. But there are some things about virtual meetings that make them particularly tricky.
Before a meeting
No meeting without agenda: Whenever you send a calendar invite for a meeting, please make sure to include a brief agenda in the meeting notes.
No meeting without moderation: For each meeting, one person is appointed who guides through the agenda, acts as a moderator and keeps track of time. This person is named in the meeting notes of every calendar invite.
No meeting without preparation: Shortly before joining the meeting, make sure that you have your microphone and camera turned on, the headphones connected, and — if possible — found a place without too much background noise. If available, please use your headset.
No meeting without outcome: Clarify the goal of the meeting and the participants’ expectations directly at the beginning of each meeting. Track results at the end of the meeting.
During a meeting
No meeting without participation: If you have something to say, make yourself visible! At the beginning of a meeting, the moderator decides whether questions are asked aloud, with hand signals or by using the chat function. Also, the moderator actively involves meeting participants, e.g. when evaluating a discussed option. Remember: Nodding in agreement cannot be seen if you have not turned on your camera.
No meeting without a face: It is much easier to follow (and simply more sociable) to see you while you are speaking. So, if the connection allows it, please turn cameras on. No worries: your home office dress code is perfectly fine. ☺ If it’s the chaos in your improvised office that makes you worried: Most video providers have a “blur function” for the background — google it!
If you are the presenter: Please use the screen share function to share your presentation. If you are not the host of the meeting, ask the host to give you the admin rights to do so. Before starting, remember to prepare yourself and open the presentation in advance.
If you are the listener: Please mute yourself, and do not forget to unmute when commenting or posing questions. Otherwise, do not get upset if nobody listens.
Troubleshooting: If the connection is weak, try the following: Turn off all participants’ cameras (only the presenter might leave his camera on).
If technology lets you down: Stay calm and keep trying.
Also: Don’t forget to smile, finish stretching exercises before, straighten your hair and/or beard once again. Many conference providers have a short camera check before the actual conference… for technical reasons, for cosmetic reasons, as an opportunity for spiritual gathering. You got this.
Bonus: If you write down the essential points in a document after the meeting and even share them with others after consultation, you make yourself extra popular.
