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Photo by Grovemade on Unsplash

So werden Workshops auch digital zum Erfolg

Laura Blüggel
Oct 15 · 4 min read

Jeder Workshop ist nur so gut wie die Vorbereitung selbst. Doch online gibt es ein paar zusätzliche Hürden, die überwunden werden müssen.

Ein paar Grundregeln gelten für Workshops immer — egal ob analog oder digital. Eine gründliche Vorbereitung, ein Testlauf vorab und die richtige Auswahl der Methoden etwa sind das A und O bei der Organisation eines Workshops.

Doch wenn der Workshop — wie in den vergangenen Monaten häufig der Fall — online stattfindet, kommen ein paar Hürden hinzu: Die fehlende persönliche Bindung, ein hohes Ablenkungsrisiko durch räumliche Distanz und unerwartet auftretende technische Komplikationen machen Teilnehmenden und Veranstaltenden das Leben zusätzlich schwer.

Mit welchen Methoden gelingt es, im digitalen Workshop die volle Aufmerksamkeit der Teilnehmenden zu gewinnen? Wie kann souverän mit technischen Problemen umgegangen werden? Und welche Tipps und Tricks können dabei helfen, trotz Distanz ein Wir-Gefühl mit einem gemeinsamen Ziel im Workshop zu erzeugen?

Die Gruppe auf den digitalen Tag einstimmen

Damit die Teilnehmenden nicht den Faden verlieren und den Workshop proaktiv mitgestalten können, sind strukturierte Moderationen, klare Agendapunkte, Zeitlimits und der zielgerichtete Einsatz interaktiver Bestandteile auch online essenziell. Doch während analoge Veranstaltungen den Vorteil haben, dass die Personen vor Beginn des Workshops miteinander ins Gespräch kommen, sich kennenlernen und sich über ihre Erwartungen austauschen können, fehlt dieser Schritt bei Video-Workshops.

Was normalerweise ganz intuitiv und natürlich entsteht, muss bei einem digitalen Workshop als fester Programmpunkt auf der Agenda mitgedacht werden. Besonders in den ersten Minuten ist es wichtig, die Teilnehmenden auf die bevorstehenden Interaktionen vorzubereiten, sie mit den Tools vertraut zu machen und sie direkt von Anfang an mit einzubinden. Der Workshop kann beispielsweise mit einem Warm-Up in Form einer gemeinsamen Aufgabe starten. Ein Beispiel dafür ist die Elephant-Challenge auf einem interaktiven White Board. Dabei bekommt jede Person ein eigenes digitales Arbeitsblatt mit 200 kleinen Post-Its. Diese müssen innerhalb von drei Minuten von jeder Person in die Form eines Elefanten gebracht werden. Ohne jegliche Absprachen mit den anderen Teilnehmenden kann man beobachten, wie nach und nach die Post-It Figuren entstehen. Diese schnelle, unterhaltsame Challenge zu Beginn sorgt für gute Laune und gibt den Teilnehmenden das Gefühl, bereits gemeinsam etwas erschaffen zu haben.

Welche konkreten Tools und Methoden wirklich praktisch sind

Digitale White Boards können auch zur Abfrage der Erwartungen zu Beginn des Workshops oder zwischendurch als Status-Update dienen. Praktische Tools, um die Inhalte zu strukturieren, sind zum Beispiel Conceptboard, Miro oder Mural. Wichtig ist, egal welches der drei Tools Anwendung findet, dass der/die Moderator/in sehr vertraut und geübt damit ist. Praktische Tutorials oder kurze How-To Anleitungen gibt es unkompliziert im Netz.

Eine weitere Möglichkeit, die Teilnehmenden mit einzubeziehen, sind Live Umfragen. Mit den Tools Slido oder Mentimeter können sowohl am Handy als auch am Computer Umfragen in Echtzeit durchgeführt werden. Das generiert Inhalte und Ergebnisse, die wiederum sofort als Gesprächsgrundlage dienen können. So bekommt der Workshop Dynamik und es können Diskussionen entstehen. Eine Methode, dabei die maximale Konzentration und Fokussierung auf das Wesentliche im Gespräch zu lenken, ist das Time-Boxing mit einer Stoppuhr. White Boards wie Mural haben bereits einen praktischen Timer integriert, der den Teilnehmenden angezeigt wird. Jede Session im Workshop sollte eine vorher festgelegte konkrete Zeitvorgabe haben, um den Fokus nicht zu verlieren und Orientierung bei der Bearbeitung von Aufgaben zu geben.

Technischen Komplikationen mit analogen Backups entgegensteuern

Es kann zudem durchaus hilfreich und zeitsparend sein, den Teilnehmenden vorab einige Unterlagen zukommen zu lassen, die sie entweder im Workshop oder vorher bearbeiten sollen. Eigene Vorlagen oder klassische Canvas Templates (zum Beispiel Business Model, Value Preparation, Stinky Fish, etc.) können dabei helfen, die eigenen Gedanken besser zu strukturieren und sind bei technischen Problemen ein analoges Backup, um weiter arbeiten zu können.

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Nach so viel neuem Input: Durchatmen nicht vergessen

Ganz wichtig: Besonders digitale Workshops fordern die Konzentrationsfähigkeit heraus und die intensive Zeit vor dem Bildschirm ist anstrengend. Damit die Qualität des Workshops nicht leidet, sollten zwischendurch ausreichend Pausen eingeplant werden, um neue Motivation zu tanken und den Augen etwas Entspannung zu gönnen.

Das Fazit: Digitale Workshops bieten eine enorme Bandbreite, Flexibilität bei der Durchführung und die Möglichkeit, weiteren Input vorab oder im Nachgang zu liefern. Dabei kann eine Variation aus Einzel- oder Gruppenarbeit, verschiedenen Tools und Methoden sowie kreativen Tipps und Tricks für die nötige Abwechslung und einen produktiven und spannenden Workshop im digitalen Raum sorgen. Noch ein Vorteil: Online-Workshops lassen sich im Vergleich zu analogen Workshops flexibler in den Alltag einbauen, da An- und Abreisewege nicht mit eingeplant werden müssen.

Auch, wenn jeder Workshop ein anderes Ziel verfolgt und individuell geplant werden muss, gibt es praktische Hilfsmittel und Tools, die das Organisieren und Durchführen ein ganzes Stück einfacher machen.

Wer noch tiefer in die Thematik eintauchen und mehr konkrete Empfehlungen für das Organisieren digitaler Workshops kennenlernen möchte, sollte sich unbedingt das Video unserer Consultants Anna Kendeva und Ann-Sophie Winter anschauen. Offene Fragen beantworten wir gerne auch direkt per Mail: newbiz(at)tlgg.de.

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Digital technology transforms one industry after another.

Laura Blüggel

Written by

Working Student @TLGG Consulting | Communication in Social and Economic Contexts @UdK Berlin

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Digital technology transforms one industry after another. We’re here to guide you through it.

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