Verdades sobre o Google Planilhas que talvez você não saiba
Assim como revolucionou o e-mail e a forma de compartilhar arquivos, o Google criou o Planilhas ainda em 2006. De lá para cá o Google Sheets, ou melhor, o Google Planilhas, evoluiu de forma impressionante, ganhando funcionalidades corporativas e desenvolvendo integrações com diversas ferramentas, além de usar AppScript (baseado em Javascript) para automatizar processos.
São mais de 400 fórmulas disponíveis e algumas exclusivas Google, como GoogleTranslate, GoogleFinance e Sparkline, por exemplo. Além disso, são suportadas 10 milhões de células em uma mesma planilha, existindo a possibilidade de conexão com bases de dados externas via REST APIs, URLs, JDBC e mais.
Neste artigo, vamos explorar algumas verdades que talvez você não saiba, ou tenha ouvido diferente.
Verdade #1: Google Planilhas possui criptografia
O Google Workspace criptografa todos os dados em trânsito e em repouso. Não apenas o Google Planilhas, mas os arquivos enviados para o Drive ou criados nos Documentos, Planilhas e Apresentações também são criptografados. Além disso, é possível adicionar uma outra camada de criptografia utilizando o client side encryption. O CSE permite que sua organização possua chaves próprias de criptografia e crie diferentes políticas para limitar o compartilhamento de arquivos criptografados.
Saiba mais: Primeiros passos com arquivos criptografados no Drive, no Documentos, no Planilhas e no Apresentações
Proteja os dados da sua organização com a criptografia do lado do cliente
Verdade #2: Google Planilhas possui macros
O Planilhas possui macros. Podemos criar macros para automatizar tarefas e diferentes fluxos dentro das planilhas. Você pode gravar uma macro “manualmente”, ou seja, gravando as ações que você faz, ou também pode criar via script. Para isso, utiliza-se AppScript que é uma linguagem baseada em javascript como comentei anteriormente.
O AppScript possui uma biblioteca extensa já publicada na internet com diferentes automações. O AppScript também substitui o famoso VBA. Muitas empresas ainda utilizam Visual Basic for Applications (VBA) para Excel (que está sendo descontinuado e substituído pelo JavaScript, linguagem que o Google já utiliza há muito tempo).
Através do AppScript dentro das planilhas, é possível criar botões, atalhos de teclado e você pode personalizar, editar e replicar para outros arquivos. É possível realizar tarefas simples, como disparo de e-mails a partir de um preenchimento de uma célula, ou a partir de um Google forms, até, por exemplo, chamar a API do Gemini para analisar os dados de suas planilha. As possibilidades são diversas.
Verdade #3: Google planilhas possui PROCV, PROCH e PROCX
Sabe quando você precisa procurar o dado de outra planilha ou tabela, validando por algum identificador, para trazer um resultado específico? Provavelmente você irá utilizar uma fórmula como o “procurar vertical”, horizontal ou nos dois. O Google planilhas suporta os três exemplos: PROCV, PROCH e PROCX.
Já que estamos falando de fórmulas, convido você a explorar ImportHTML, GoogleTranslate, GoogleFinance e Sparkline que citei no início deste artigo.
Verdade #4: Podemos abrir arquivos Microsoft (xlsx, csv, xls, xlt…) no Google Drive
Não apenas abrir, mas podemos também editar essas planilhas sem a necessidade de conversão para Google Planilhas.
Adicionalmente, versões de arquivos Microsoft como doc, docx, ppt e muitas outras também são suportadas.
Verdade #5: Existe controle no compartilhamento de Planilhas
De fato o Google Workspace é muito colaborativo, entretanto, por ser muito colaborativo e possuir uma arquitetura em nuvem, ele controla muito bem o compartilhamento. Alguns exemplos de como podemos controlar o compartilhamento:
5.1 Controlar compartilhamento externo:
Você pode controlar o compartilhamento externo por usuários, grupos e unidades organizacionais. Além disso, também é possível permitir que apenas o conteúdo de pastas específicas seja compartilhado externamente.
Outra possibilidade é adicionar domínios confiáveis na lista de permissões, para que o compartilhamento externo fique restrito à estes.
Saiba mais: Gerenciar o compartilhamento externo na sua organização
5.2 Utilizar regras de confiabilidade:
Através delas, é possível criar políticas granulares para controlar quem tem acesso aos arquivos do Google Drive. Essas políticas também podem ser aplicadas a usuários, grupos e unidades organizacionais.
Com elas, é possível especificar:
- quais arquivos podem ser compartilhados com usuários internos ou externos;
- quais usuários podem receber arquivos de usuários internos ou externos, e;
- quais usuários internos ou externos podem receber convites e adicionar itens a drives compartilhados.
Saiba mais: Criar e gerenciar as regras de confiabilidade para o compartilhamento do Drive
5.3 Criar marcadores para arquivos confidenciais que podem ser aplicados manual ou automaticamente nos arquivos.
O Google Workspace possui dois tipos de marcadores: o padrão e a opção com rótulos.
O padrão é uma forma dos usuários organizarem a informação dentro da organização, podendo categorizar aquele arquivo por tipo de conteúdo (contrato, documento, modelo), por privacidade (PII, SPII, sem PII), ou relacioná-lo a algum projeto específico. Podem ser criados até 150 marcadores diferentes.
O marcador com rótulo pode ser usado para tratar a confidencialidade de um arquivo. Dessa forma, o arquivo pode ter o rótulo de confidencial, público e interno, por exemplo. Além disso, é possível abrir um campo para que o usuário justifique o porquê da escolha do rótulo.
Um ponto muito importante é que esses rótulos podem ser aplicados automaticamente. Isso significa que é possível aplicar um rótulo de confidencialidade se o arquivo possuir algum dado que está em alguma regra de Prevenção de Perda de Dados (Data Loss Prevention).
Exemplo: você pode criar uma regra para que os arquivos que possuem 5 incidências de CPF, o rótulo de “privado” seja adicionado, bloqueando download, impressão, cópia e compartilhamento externo.
Você também pode usar API de Marcadores para criar, editar, aplicar e remover rótulos ou aplicar um marcador padrão toda vez que um novo arquivo for criado ou transferido.
Saiba mais: Aplicar marcadores de classificação padrão a novos arquivos automaticamente
Verdade #6: As planilhas do Google possuem limitações de acesso
Já falamos um pouco sobre esse assunto no item anterior, mas além de possuir diversos controles granulares, também pode-se limitar o arquivo apenas à visualização, com restrição de download, impressão ou cópia. Também é possível adicionar um tempo de expiração para a permissão concedida.
Saiba mais: Parar, limitar ou alterar o compartilhamento
As regras de Prevenção de Perda de Dados (DLP), deixam o ambiente mais seguro e evitam a exfiltração de dados. Detectores como CPF, cartão de crédito, passaporte já estão prontos, mas também é possível personalizar via regex algum dado específico da sua organização. Com eles, podemos identificar automaticamente algum dado sensível e limitar o acesso externo, como comentado anteriormente.
Saiba mais: Usar a DLP do Google Workspace para evitar a perda de dados
Verdade #7: Podemos conectar com poucos cliques um dataset do BigQuery com milhões de linhas no Google Planilhas (Connected Sheets) em segundos
É provável que você já tenha conhecido alguém que possui uma planilha que só pra abrir, já demora um tempo. Se rodar alguma análise, então… aí pode sair para almoçar.
É muito provável também que além da planilha ser complexa ou possuir macros, esse não seja o melhor lugar para armazenar esses dados.
Quando falamos de planilhas gigantes (na casa dos milhões), talvez um lugar mais apropriado seja o BigQuery. O BQ é uma plataforma de análise de dados totalmente gerenciada que oferece 10GB dados armazenados e 1TB de queries sem custo.
Mas estamos falando do BigQuery aqui, pois com alguns cliques podemos conectar uma simples planilha em um banco de dados com centenas de milhões de dados em poucos segundos.
Uma vez conectado, podemos criar análises na planilha sem afetar o banco de dados, ainda que o dado esteja em tempo real. Podemos criar funções, gráficos, analisar colunas com um clique e muito mais.
Gosto de comentar sobre esse assunto, porque nesse modelo resolvemos alguns pontos de ineficiência dentro da organização:
- não crio silos de dados desatualizados;
- não dependo de alguma área ou pessoa para exportar os dados do banco (gargalo);
- padronizo os dados dentro da minha organização para utilizarmos as mesmas métricas de análise.
Aqui são só alguns exemplos do que se pode aplicar utilizando essas duas ferramentas poderosas.
Saiba mais: Como usar os dados do BigQuery no Planilhas Google
Verdade #8: Google Planilhas possui MFA
Para acessar uma planilha interna com a conta corporativa, o usuário deve estar logado no domínio. Dessa forma, é necessário logar-se ao Workspace. A utilização do segundo fator de autenticação é altamente recomendada e além disso, é possível forçar essa configuração para todos os usuários.
Saiba mais: Implantar a verificação em duas etapas
Verdade #9: As planilhas do Google são menos suscetíveis a ataques de malware, pois não é necessário fazer download para o computador
Por possuir uma arquitetura nativa em nuvem, a utilização de planilhas no Drive reduz a vulnerabilidade de ataques. Os arquivos não estão na máquina e não possuem a necessidade de download, portanto não estão suscetíveis a serem vazados localmente. Além disso, o Gmail possui proteção de phishing, spoofing, malware, ransomware que inclui proteção para links e anexos, além do sandbox que pode ser ativado.
Adicionalmente, o Google Chrome possui navegação segura (safe browsing) e políticas que também podem ser aplicadas a nível de navegador e organização e que potencializam a segurança não só no Google Workspace mas em sites terceiros.
Verdade #10: Não é necessário fazer backups das Planilhas Google
Felizmente, por ser uma solução SaaS (Software as a Service) não necessitamos de backup. O Google Planilhas possui histórico de versão, bem como controle de permissionamento (como já comentado).
Adicionalmente, o Google Workspace corporativo possui uma ferramenta de investigação para auxiliar administradores na busca de um arquivo específico, podendo ver todos os logs de edição e realizar ações de revogação de acesso, por exemplo.
Também existe uma outra ferramenta de descoberta eletrônica chamada Google Vault, que pode apoiar em investigações legais e recuperação de arquivos mesmo estes sendo deletados pelo usuário.
Saiba mais: Sobre a ferramenta de investigação de segurança
Por fim…
Me conta aqui nos comentários se você desmistificou algum item sobre o Google Planilhas e o que você gostaria de ver no próximo artigo!
Não perca as novidades sobre o Google Planilhas e outros componentes do Google Workspace através do nosso blog de atualizações.
Até mais.
