果思居家工作高效 PS 術：善用數位工具進行 Planning + Sync
保持步調和認知一致，大幅減少溝通斷層
隨著臺灣疫情進入三級警戒，果思也當機立斷宣布全面改為 Work From Home，主管層在當週假日共同討論因應 WFH 新增或刪減的工作流程，直到現在已經施行一個半月左右，期間不管是在個人心態、會議工具、文件管理都進行了一些迭代，效率似乎還有不減反增的趨勢 👩🏻💻
不過在想著提升工作效率之前，還是得先克服心理上的不適應，從一開始有點期待，到後來需要面對工作與居家分界線消失的焦躁感，只能透過視訊看到彼此還是感覺少了點細微的互動⋯⋯，於是你會聽到 UI 部門時不時冒出怪聲音，各種打嗝跟亂叫（當然不是會嚇到鄰居的那種）。顧及手上的任務固然重要，但互相聊聊生活瑣事（很廢也行），也是不容輕忽的減壓活動。
WFH 讓我們知道，原來計畫還能更完善、溝通還能更精準、會議還能更簡化，也才發現果仁的快速適應力真的很強大。
本文架構✅ Plan ⇢ 適時變動計畫讓你更自由
💖 Tips ⇢ 為計畫預留 20% 彈性空間
✅ Sync ⇢ 早晚共同對齊目標和進度
💖 Tips ⇢ 根據緊急程度選定有效的溝通方式
✅ Plan ⇢ 適時變動計畫讓你更自由
艾森豪將軍說過這樣的一段話 “Plans are nothing, planning is everything.”
在現實世界裡，幾乎不可能有一項專案能夠完美地「如期、如質、如預算」的完成，那計畫還有存在的意義嗎？計畫是一個理想藍圖，讓你在執行過程中可以持續朝專案目標前進，避免發散而偏離了目標，也能及早嗅到風險、排除不確定性，真正關鍵的是「如何應對眼前的變化，即時修正計劃」。
當現況有了變化，計畫應該連帶變更，別被原先路徑給匡限住，更不要糾結在「奇怪？怎麼跟我原本安排的不一樣，是不是我不會做計畫 😰」，不是的！以實際面來說，一切都在掌握內或許才是反常現象，也因此我們要保持計畫的彈性，適時調整計畫會讓你在執行上更自由。
每位果仁都要具備「做彈性計畫」的能力，根據 PM 訂定的專案時程，為自己安排每週工作項目。WFH 之後我們利用 Notion 共編進度文件，所有人的現況都一目瞭然，清楚看見彼此手上有哪些任務和完成狀態，另外針對未完成的任務補充原因、將臨時多出的工作以特別顏色標示。
💖 Tips ⇢ 為計畫預留 20% 彈性空間
做計畫前要先認知到：不是塞好塞滿就是所謂的好計畫，人類的專注時間跟體力都有限，一天雖然有 8 小時的工時，但能夠維持高效率產出也許頂多 5~6 小時，就連我這個摩羯工作狂，都還是需要時不時放空喘口氣。
負載量達到 100% 的工作計畫，會導致當變動發生時，不由自主感到焦躁又慌張：「完蛋！又有東西要改，這些工作又要延後了 🤬」，這是因為計畫沒有事先預留任何容錯空間，只能透過「疊加至原先計畫、延期原先任務、延後執行變動」的方式調整，疊加讓你工作負擔變大，延期讓你後面的計畫跟著被打亂。
既然變化幾乎可以確定是絕對會發生的（差異在於發生頻率和影響層面），那我們做計畫時就可以將 20% 的彈性空間保留給這些「無法預期的項目」，這樣一來即使臨時接收到新需求、或是突如其來的改動，都可以透過 20% 的空間吸收這些額外成本。如果一切順利，還可以將 20% 的空間運用在隔日預計要執行的任務。
✅ Sync ⇢ 早晚共同對齊目標和進度
9:30 開始上班會視訊進行早晨醒腦儀式（立會），以專案為單位，由每位相關成員輪流分享今天的工作規劃以及碰到哪些困難、是否需要協助，18:20 下班前各部門內部會再以文字或語音的方式回報當天實際執行狀況，彼此的信任感在這段期間顯得更重要。
原先我們使用 Google Meet 做為線上會議工具，但各部門必須建立自己的連結，造成連結數量眾多不易管理，需要切換會議時還要再點擊特定的連結，另外連線品質也時常不穩定，種種原因讓我們決定嘗試 Discord。
Discord 就像是語音版的 Slack，可以建立不同的 channel，我們建立了「全公司 / 部門 / 專案」共 17 個 channels，溝通順暢度跟效率比以往提升很多，目前遇到的唯一困擾大概就是不能換很ㄎㄧㄤ的個人背景吧！
💖 Tips ⇢ 根據緊急程度選定有效的溝通方式
要特別注意的是，選用方便的會議平台並不代表會議可以想開就開，若是緊急程度較低的討論項目，可以透過 Slack / LINE / E-mail 溝通，成員可以在自己方便回覆的時段給予回應。
📌 記得向主管或老闆發起討論時，要能夠清楚闡述：主題討論項目為何？必要時請附上連結或截圖現況遭遇到什麼問題？初步的解決方案和處理方式為何？判斷預期可能會帶來的效益或風險為何？是否需要協助？
📌 如果有開會的必要，請先認真盤點過以下幾個前置準備和會議進行的要點：會議目的是否清楚會議的目標？要解決哪些未定議題？會議準備是否有相關文件需要先消化？相關成員是否已足夠理解資料？會議成員是否有可以下決策的相關成員參與？會議結論是否收斂出「明確且有共識」的結論？⚠️ 記得要確實記錄會議後續是否有待辦事項需要後續再追蹤或討論？
💬 結語
在家工作的這段期間，一方面感激自己很幸運可以在艱難時刻有穩定的收入來源，一方面也感覺到工作時間不知不覺在蔓延，工作與非工作狀態的切換變得比疫情前更困難，我的做法是開啟兩個 Chrome 瀏覽器，劃分出「工作/ 私人」兩種類別，下班時先把工作的瀏覽器隱藏，只保留私人分頁。
這樣的狀態可能還要持續一段日子，希望每個 WFH 的夥伴都可以找到適合自己的方法跟步調，從有點壓迫的實體和心理空間釋放出來。感覺精神快要承受不住的時候，就看看 WFH 梗圖吧，這方法聽起來很爛，也沒有實質性的產出，但對我來說它是個在短時間內就能讓我發笑的救急小物，每次笑一笑之後，心理壓力就會被吸收掉了一些。
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