Quick Wins : A receita para gestão do portfólio de T.I. do DATASUS

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O Ministério da Saúde é o órgão do Poder Executivo Federal responsável pela organização e elaboração de planos e políticas públicas voltados para a promoção, prevenção e assistência à saúde dos brasileiros. Com um orçamento por volta de R$100 bilhões e uma rede nacional de atenção à saúde na forma do Sistema Único de Saúde em um país de dimensões continentais, é natural que a demanda por soluções de Tecnologia da Informação seja elevada.

O Departamento de Informática do SUS — DATASUS, integrante da Secretaria de Gestão Estratégica e Participativa, conforme Decreto Nº 7.530 de 21 de julho de 2011, é o responsável pelo desenvolvimento e manutenção dos mais de 400 sistemas utilizados atualmente pelo Ministério e por sua rede, além de gerenciar o maior banco de dados de saúde pública do mundo. Neste contexto, um dos principais desafios é o Gerenciamento do Portfólio de Soluções de Tecnologia da Informação. Com a constante necessidade de desenvolvimento de novas soluções e de atualizações, é fundamental que haja um processo que trabalhe adequadamente a identificação de demandas e sua posterior triagem, de forma a garantir que os sistemas do Ministério da Saúde continuem operando da forma correta e a um custo orçamentário razoável. Entre os meses de maio e outubro de 2015, foi realizado um projeto de transformação de processos para garantir que estes objetivos fossem cumpridos.

Objetivos do projeto no DATASUS

Esta transformação foi fortemente ancorada em uma abordagem analítico-criativa. Para ilustrar, o projeto caminhou durante cinco meses, nos quais um conjunto soluções estruturantes foi concebido. Para isso, conduziu-se entrevistas com pessoas de diversas áreas, pesquisas com usuários, análises quantitativas de dados de sistemas e registros físicos. Entretanto, o grande diferencial deste projeto foi o foco em ganhos rápidos. Em transformação tradicionais, a implantação das mudanças só começaria após os quatro ou cinco meses. No DATASUS, optou-se por acelerar estes resultados.

Abordagem utilizada com a implantação de quickwins

No artigo Leading Change — Why Transformation Efforts Fail, publicado pela Harvard Business Review em janeiro de 2007, o autor e professor John Kotter lista oito erros mais comuns em projetos de transformação que os levam ao fracasso. Entre desafios relacionados à criação de um senso de urgência e à institucionalização de novas práticas, Kotter reforça a importância de planejar e auferir ganhos rápidos, ou quickwins.

Em projetos de transformação no setor público, observamos que este passo, frequentemente é negligenciado. O projeto de transformação comum no setor público conta com um longo tempo de planejamento, que envolve o diagnóstico da situação atual, análises detalhadas e decisões que envolvem diversos atores– o que leva um tempo elevado para acontecer. Claro que essa abordagem é justificada: uma parte considerável dos projetos têm impacto direto na vida de milhares (ou milhões) de pessoas, o que limita o espaço para erros.

Mas a mesma abordagem que visa à implantação de mudanças sem erros, ou sem maiores problemas, faz com que parte considerável dos projetos de mudança não seja bem-sucedida. Qualquer servidor ou gestor público será capaz de enumerar pelo menos um projeto que, embora tenha começado com objetivos grandiosos, acabou perdendo força e sendo engavetado.

O planejamento e a implantação de quickwins funciona evitando que isso aconteça, já que os ganhos oriundos da transformação podem ser mensurados no decorrer do projeto, o que cria uma espiral positiva e engaja as pessoas com a transformação.

No projeto do DATASUS, logo no primeiro mês de trabalho foi possível identificar que os processos trabalhados envolviam um alto grau de cognição, já que os executores precisavam tomar diversas pequenas decisões técnicas. É presumível, neste caso, que pessoas mais experientes tendam a tomar decisões melhores, e, portanto, ter resultados melhores nos seus processos.

Concluiu-se, então, que seria viável criar ferramentas para auxiliar os executores do processo a tomar boa parte destas pequenas decisões. Em um período de duas a três semanas, foram construídas duas ferramentas para apoio à tomada de decisão: a árvore de decisões, que prevê uma hierarquia entre as possibilidades existentes para a aquisição ou desenvolvimento de sistemas; e o ciclo de vida da iniciativa, que ilustra todo o processo, de uma ponta a outra, de maneira sucinta. Ambas as ferramentas foram criadas com o intuito de guiar os executores do processo, facilitando o processo de tomada de decisões.

Árvore de decisões para a Gestão do Portfólio de Soluções do Ministério da Saúde

Após a entrega das novas ferramentas aos colaboradores, executou-se sua aplicação, em caráter piloto, em um dos projetos de solução de TI em andamento. Trata-se de uma solução que, ao ser inicialmente avaliada, teve um orçamento estimado em R$ 1.135.962,00. Após a análise do Núcleo de Gestão Estratégica do DATASUS, com o apoio das ferramentas construídas, este orçamento foi reduzido para R$ 235.385,00, o que representa uma redução de cerca de 80% no valor original, ou de R$ 900.000,00. É importante destacar que, devido ao elevado número de iniciativas avaliadas pelo Núcleo de Gestão Estratégica, o potencial de impacto das melhorias rápidas é imenso.

CONCLUSÃO

A implantação de quickwins é uma estratégia que contribui significativamente para o sucesso de projetos de transformação. Além de gerar ganhos significativos em um período curto de tempo, os quickwins são uma poderosa ferramenta para a remoção de barreiras à mudança. Através da criação de uma espiral positiva, eles abrem espaço para melhorias estruturantes, que tendem a gerar impactos maiores e serem mais difíceis de implantar. No caso do DATASUS, o ganho de um milhão de reais foi apenas o primeiro passado de uma transformação mais profunda no Gerenciamento do Portfólio de Soluções de Tecnologia da Informação. Os próximos resultados serão muito maiores.