Workshops de cocriação pra todo lado!

O que aprendi facilitando Workshops de Cocriação durante esse anos

A cada esquina que viramos uma palavra é jogada em nossa cara: WORKSHOP! Andamos mais um pouco e outra palavra nos atinge: COCRIAÇÃO.

Cada dia mais somos bombardeados com esses conceitos. Muitos não percebem o quão útil eles podem ser e também não tem ideia da catástrofe que podem se tornar quando mal aplicados.

Nesse mês participei de um Bootcamp sobre Facilitação e Cocriação com a Gisele Raulik e isso me lembrou os primeiros workshops que facilitei (momentos de medo e terror passam pela minha mente nesse momento)…

Como designer a ideia de criar de forma conjunta, ou seja cocriar, sempre me pareceu muito natural e, por tanto, juntar pessoas durante um período pra pensar e gerar ideias para problemas não poderia ser tão difícil, não é mesmo?

O problema não está na teoria mas na prática. Somos ensinados a utilizar incríveis métodos, formas inovadoras de projetar, ferramentas de última geração que permite escolhermos o degradê em conjunto com um amigo designer que está em marte! Mas pouco (ou nada) se ensina sobre lidar com pessoas ou como ajuda-las a pensar diferente.

Uma sala cheia de pessoas, com visões variadas, vivencias diferentes e expectativas diversas, reunidas para pensar em soluções de problemas de forma conjunta parece um cenário um pouco assustador, ainda mais quando adicionamos nessa equação elas olhando para você esperando um milagre. E a única coisa que você tem pra fazer esse milagre acontecer são post-its.

Calma, vai dar certo…

O que eu aprendi facilitando workshops?

Da mesma forma que pensamos na experiência dos usuários precisamos pensar na experiência dos participantes do workshop.

Como disse Mario de Andrade "o passado é lição para se meditar, não para reproduzir". Partindo desse pensamento elenquei alguns pontos que gostaria que tivessem me falado antes da minha primeira facilitação de workshop!

#1 Sim, pense no Ambiente. Ele é importante

Uma das minhas primeiras facilitações aconteceram em um lugar que chamavam de sala mas ela poderia facilmente ser confundida com um corredor! Mal havia espaço para escrever os post-its, imagina cola-los na parede.

O ambiente em que acontece um workshop de cocriação é crítico. É parte importante da experiência dos participantes! As pessoas precisam se sentir bem, confortáveis, isso auxilia na hora de pensar em novas ideias e gerar entendimento no grupo. Ninguém gosta de passar horas em um ambiente desconfortável.

É importante não trocarmos as coisas de lugar: Quando materializamos algo, seja em um post-it, um canvas ou até mesmo um objeto de Lego transferimos a responsabilidade da recordação da nossa Memória de Curto Prazo para a nossa Memória Espacial. A pessoa pode não lembrar o que escreveu direito mas lembrará que aquela informação está no post-it verde que ela colou na parede ao lado da Janela.

Por esses e outros motivos sempre pense onde você irá aplicar seu workshop!

#2 Planeje e tenha objetivos claros

Como diria o Gato Listrado de "Alice no País das Maravilhas", quem não sabe para onde quer ir qualquer caminho serve. Você precisa ter claro qual o resultado que você quer atingir ao final do workshop.

Tendo claro qual o seu objetivo é preciso planejar como vamos atingi-lo. Muitas vezes a parte mais trabalhosa em um Workshop não é sua execução mas sim seu planejamento.

Um Planejamento falho pode levar todo um trabalho pelo ralo, por isso pense, defina horários, defina tudo.

Além de ter um bom planejamento você precisa garantir que haverá material suficiente, seja canvas, post-its ou canetas. Nunca suponha que as pessoas tenham algo, nem mesmo canetas. Não há nada pior do que acabar ou não ter um determinado material na hora de realizar uma dinâmica.

Tendo claro o seu objetivo e feito o caminho a ser seguido para atingi-lo, é sua responsabilidade garantir e fazer o possível para que ele seja alcançado, incluindo a minha próxima dica…

#3 Esteja preparado para mudar!

Não se apegue ao seu planejamento. Muitas vezes mudar é necessário. Lembra que anteriormente eu disseque você deve fazer o possível para atingir o objetivo do Workshop? Isso inclui inclusive adaptar o plano (ou quem sabe utilizar seu plano B, C e talvez o D).

Em um projeto que facilitei, enquanto estávamos rodando uma dinâmica pra geração de ideias percebemos que os participantes não tinham tanto conhecimento assim sobre o problema! Se continuasse-mos não sairia boas ideias (isso se saísse algo). Tivemos que mudar nosso plano.

O planejamento é importante e necessário mas conseguir perceber quando é preciso mudar e ter a flexibilidade de se adaptar à nova realidade é fundamental.

#4 Você faz parte…

Você não é o dono da verdade e nem um ser iluminado que desceu do Olimpo trazendo o fogo para humanidade. Não se comporte como um professor, um palestrante.

Como facilitador é importante se incluir e participar. O "co" da cocriação inclui você.

Uma dica que recebi no bootcamp e que poucas vezes prestamos atenção é como pequenos gestos ou até mesmo a formas de falar e se portar podem travar a geração de ideias. A simples utilização, por exemplo, da frase "Vocês devem fazer…" pode passar uma ideia e criar um clima pouco convidativo pra a geração de ideias.

#5 Por fim… Não existe mágica

Não é o post-it ou a dinâmica inovadora que você viu aplicarem em uma startup disruptiva por ai que irá fazer as pessoas terem ideias incríveis e inovadora. Não existe mágica.

É preciso ter em mente que tudo isso são apenas ferramentas. Não tenha medo de criar algo novo, de tentar coisas diferentes que saiam do padrão de mercado mas que se encaixam melhor no seu contexto.

Existem princípios, contextos e porquês por trás das técnicas e metodologias. Precisamos conhece-las para aperfeiçoa-las.

Entendendo isso, não importa se você vai utiliza post-its, lego, ou saco de pão o importante é aplicar os princípios de uma forma que faça sentido ao seu contexto e auxilie a atingir seus objetivos no final das contas.