Comment nous sommes arrivés à piloter notre entreprise agile ?
Comment en finir avec les reporting et les réunions qui font souvent perdre du temps à tout le monde et qui au final se révèlent assez peu pertinents dans la prise de décision tant ils sont devenus une routine un peu mécanique ? Les équipes agiles et autonomes commencent souvent par les supprimer pour se concentrer sur ce qui crée vraiment de la valeur au quotidien : la fabrication, le growth ou le customer success.
En général, les entreprises se « monitorent » et se pilotent grâce aux reportings qui remontent de strates en strates et aux réunions de gouvernance et de partage d’infos. Une fois consolidés ces outils permettent aux décideurs de prendre des décisions éclairées par des données.
Plus vos équipes sont petites et diversifiées, plus elles auront besoin de se coordonner et d’offrir de la visibilité, ce qui fera mécaniquement augmenter les besoins de reporting et de réunions. Comme l’expliquent très bien nos amis d’Alan et de 360learning il est temps de changer de méthode lorsqu’on veut mettre en place des organisations vraiment agiles !
Si au départ, les suppressions du reporting et des réunions sont indolores (voire bénéfiques pour l’efficacité et le moral des équipes 😎 ), toutes les entreprises qui mettent en place des organisations agiles et distribuées avec des coordinations en réseau et des dynamiques itératives, rencontrent quasi systématiquement le même problème quand elles passent à l’échelle. Qu’elles soient startup successful en phase de forte croissance ou une grande entreprise en transformation, elles doivent affronter un défi majeur de l’agilité à l’échelle de l’ensemble des équipes : comment piloter et prendre des décisions qui peuvent impacter plusieurs équipes, que ce soit à l’échelle de l’entreprise ou à un niveau plus micro d’un ensemble d’équipes ? 😅
Chez Frontier, nous avons connu ce problème car nous avons dû très vite faire face à une grande diversité de nos activités pour accompagner les nouvelles organisations (Outils, Coaching, Formations, Communautés, Méthodes). Par ailleurs, nous n’avons pas voulu rogner sur notre volonté d’offrir une très forte autonomie à tous les ownerships afin de favoriser la créativité et les démarches de test & learn.
2 petites précisions sur notre organisation pour bien comprendre :
- Nous considérons comme Ownership, avec à sa tête un owner responsable et autonome, tout ce qui crée de la valeur pour l’entreprise, aussi bien les Produits mis à la disposition de nos clients (Formations, Frameworks, Méthodes) que les process internes au service de l’équipe (onboarding, espace de travail, dispositif de feedbacks, de coordination et de décision)
- Nous travaillons de manière distribuée, dans le sens où nous n’avons pas de bureaux fixes et centralisés, chacun peut travailler de Paris ou d’ailleurs, chez un client ou dans un cowork. Nous nous retrouvons tous ensemble seulement un jour dans le mois pour un réalignement des équipes sur les objectifs mensuels.
Au départ, des solutions craftés à partir d’outils du marché
Nous avons ainsi mis en place des outils nous permettant d’offrir de la visibilité afin que chacun puisse à son niveau, monitorer et piloter les produits et les ownerships qui l’intéressent :
- un mapping des produits et ownerships réalisé sur un outil de mindmapping ⇒ pour offrir une visibilité totale sur l’ensemble des sujets et leurs proximités/Interactions (impacts, adhérences)
- des pages par produits qui décrivent la vision, roadmap et objectifs sur des boards Trello ⇒ pour offrir de la visibilité à tous sur les enjeux, priorités et échéances de chaque équipe et permettre l’adaptation en temps réel de tous
- des cycles structurés par des objectifs (type OKR) également sur cartes Trello ⇒ pour structurer une dynamique collective coordonnée et éviter les dynamiques trop isolées les unes des autres
- des indicateurs de performance, de vélocité et d’activité pour chaque équipe sur Spreadsheet ⇒ pour offrir des indicateurs de pilotage et de décision en temps réel à chaque niveau de l’organisation
Cela exige une forte rigueur de tous mais, in fine, vous pouvez piloter votre entreprise sans exiger de travail supplémentaire de reporting ou de réunions pour partager l’information. Par ailleurs, cela crée de nombreuses opportunités d’échanges en interne et d’opportunités de collaboration et de créativité.
🍰 Cerise sur le gâteau : vous créez une véritable confiance et une solidarité entre toutes les équipes.🍰
💎 Crystal : un outil pour les organisations agiles
Touchant aux limites de l’agrégation d’outils “sur étagère”, et n’ayant pas trouvé d’équivalent sur le marché pour piloter notre organisation agile et distribuée, nous avons finalement consolidé l’ensemble de ces outils dans un service que l’on a baptisé « Crystal » (pour insister sur la puissance de la transparence et de la valeur créée par l’ensemble des ownerships, comme autant de petits cristaux interdépendants.)
Aujourd’hui, nous pouvons voir en temps réel l’ensemble des ownerships et leurs adhérences, nous pouvons définir des cycles et nous donner des objectifs mensuels sur chacun de nos sujets, nous sommes notifiés (via Slack ou Trello) dès qu’il y a une évolution sur un Produit proche du nôtre sur le graph. Chacun de nous a une visibilité totale sur la partie de l’entreprise qui l’intéresse et qui peut potentiellement impacter ses sujets.
De la recette maison à une solution accessible à tous ?
Nous cherchons maintenant à améliorer cet outil en le confrontant à des problématiques d’entreprises différentes des nôtres. Bien entendu, cela s’adresse aux équipes qui ont misé sans réserves sur les organisations agiles et distribuées.
Si vous souhaitez continuer à faire face à des complexités (marchés, fabrication, offre, remote) sans renoncer à la puissance des équipes autonomes, responsabilisées et épanouies, dites-le nous et on se fera un plaisir de vous aider. En échange, vous nous offrez vos feedbacks et vous nous aidez à améliorer Crystal 💎 ❤️ 💎
