💎 Comment ajuster les priorités de votre équipe en continu ?

Ou comment vous assurer que votre équipe travaille sur les bons sujets sans donner l’impression de les fliquer 👮

Les managers, leaders, owners, directeurs ont souvent tous la même question, elle les obsède au quotidien : “Sur quoi travaillent les membres de mon équipe ? Est-ce que les membres de mon équipe travaillent sur les sujets prioritaires ?”

Cette question est évidemment légitime et cruciale même dans des environnements basés sur une profonde confiance. Le raisonnement est simple et évident : “j’ai une “Mission” à suivre, des objectifs à atteindre, et des ressources forcément limitées. Si on ne met pas l’énergie sur les tâches les plus prioritaires pour réussir les objectifs, alors il est impossible d’atteindre la “Mission” portée par l’équipe.” Cet enjeu est fondamental notamment dans les équipes agiles qui mettent la frugalité et la priorisation par la valeur au coeur de leur fonctionnement.

En général, pour les petites équipes, cette question peut être réglée sans reporting, simplement en mettant en place des rituels quotidiens/hebdomadaires type Points d’équipes, Standup meeting Scrum ou tout autre point de synchronisation. Mais cela peut devenir beaucoup plus problématique quand l’équipe est trop nombreuse pour se réunir tous les matins, ou que la nature de leur travail les contraint à se coordonner de manière plus asynchrone. Par ailleurs, dans les équipes pluridisciplinaires, chaque contributeur peut avoir des tâches assez différentes et assez variées, et il peut être très complexe de partager et de comptabiliser précisément les heures passées sur chaque tâche.

La priorisation est un travail continu, pas juste un atelier tous les 6 mois

Dans une équipe, le leader est (normalement) la personne qui porte la vision et qui exprime les priorités à mener pour répondre aux objectifs. Mais ces priorités ne sont malheureusement pas toujours parfaitement claires, de nombreuses incertitudes, des enjeux complexes, de nouveaux sujets émergents, des urgences quotidiennes à traiter… bref les priorités initiales peuvent devenir rapidement obsolètes, l’équipe peut aussi facilement s’en écarter ou tout simplement mal les interpréter (nous avons tous nos singularités et pouvons très facilement avoir des interprétations différentes des objectifs). Il est donc important que ce travail de priorisation soit continu et coopératif, que le leader puisse régulièrement faire ses feedbacks, ajuster, re-préciser, ré-expliquer, mettre en place une boucle continue d’ajustements avec son/ses équipe(s)... mais comment peut-il le faire s’il ne sait pas en temps réel et précisément ce sur quoi travaille son équipe ? Cette boucle continue d’ajustements est alors impossible à mettre en place !

Une situation d’autant plus critique que l’équipe est contrainte par le temps ou par ses ressources, ou que les membres de l’équipe sont à distance (Oh Wait..😷) ou en asynchrone.

Opter pour une solution collaborative et simple, plutôt qu’un process de timesheet très contraignant et trop lourd 💪

La première solution est de demander un reporting régulier (quotidien/semaine) à tous ses contributeurs en exigeant de déclarer les heures passées sur chaque tâche. Malheureusement, cela fait perdre du temps aux collaborateurs et aux managers qui doivent « concaténer » ou synthétiser tous les reportings pour avoir une vision globale et dynamique. Par ailleurs, il est souvent compliqué pour un collaborateur de “reporter” son temps passé sur chacune de ses tâches, surtout si cela doit se faire en heures. Cela peut aussi laisser penser que la création de valeur est uniquement fonction du nombre d’heures passées. Nous savons que l’enjeu est plus large et plus complexe que cela. La capacité d’un contributeur à créer de la valeur est surtout liée à son implication, son engagement, son focus et sa charge mentale.

Enfin, ce genre de démarche peut créer de la défiance au sein de l’équipe car cette exigence peut être très vite perçue comme du “flicage”, un manque de confiance ou tout simplement une culture très/trop productiviste.

Sur Crystal.work, nous avons travaillé sur une autre piste qui nous a conduit à la création de la fonctionnalité Focus. En interrogeant de nombreux utilisateurs, nous avons compris qu’au-delà d’une démarche de “timesheet à la tâche”, l’essentiel pour une équipe était simplement de :

• partir des activités d’une équipe (les activités qui sont la réalité du quotidien) ;
• partager la répartition de son temps — non pas en heures passées mais en pourcentages, et ce pour préciser son niveau de focus, la diversité de ses activités. NB : personne n’a vraiment besoin de connaître le temps exact passé sur chaque tâche ;
• mettre à jour de manière asynchrone lorsque les grands équilibres de tâches évoluent pour un collaborateur.

Grâce au mapping d’activités et au staffing, il était très facile pour nous de lister les sujets qui concernaient chaque membre d’une équipe. Nous avons ajouté une interface permettant à chaque utilisateur de préciser simplement le pourcentage de son temps passé sur chacune de ses activités.

Liste Activités Crystal avec focus en %

Cela permet déjà à chacun de voir rapidement la répartition et l’évolution de son temps passé et éventuellement de pouvoir ajuster selon sa vision des priorités de l’équipe.

Répartition de mon focus en temps réel

Mais cela nous permet aussi, surtout, de calculer en temps réel et de présenter de manière synthétique, visuelle et dynamique le focus de l’équipe. Chaque leader peut donc connaître à tout moment le focus de l’équipe, l’ajuster via ses feedbacks et ainsi mettre en place sa boucle continue de gestion des priorités de l’équipe.

Graph de la répartition du focus cumulé de tous les membres de l’équipe

Nous avons encore du travail pour améliorer et muscler cette fonctionnalité encore en beta, mais si vous souhaitez la tester, et nous aider avec vos feedbacks, faites-nous signe, on vous donne un accès Free ! 💎

www.crystal.work