Crystal, un outil d’organisation à distance pour votre équipe
Travailler à distance quand tous les collaborateurs sont en télétravail est un véritable défi pour une équipe. Ne pas être réuni au quotidien peut révéler tous les dysfonctionnements et les zones de flou dans l’organisation. S’il peut exister une certaine tolérance quand l’équipe est réunie dans le même open-space, à distance, l’organisation de l’équipe doit être très claire et très rigoureuse.
Open-Space vs Télétravail, une bonne organisation est vitale
Dans les open-spaces, l’organisation des équipes n’est pas toujours une priorité. La proximité physique permet de gommer les défauts du manque de clarté dans l’organisation. On se voit, on s’entend, on s’interpelle, on se réunit, on discute et au final, même de manière désordonnée et inégalitaire, la plupart des collaborateurs connaissent plus ou moins l’organisation, même si celle ci n’a jamais vraiment été formalisée, au-delà d’un organigramme mis à jour tous les 2 ans.
Pour les équipes 100% télétravail, toute cette structure s’effondre et il devient urgent de formaliser son organisation: identifier quels sont nos sujets, les hiérarchiser, clarifier les responsabilités et les contributions de chacun sur ces sujets, comment ils sont traités et documentés, comment ils évoluent.
Sans cette clarification, les pertes d’énergie, l’inertie, le désengagement et les frictions, habituels mais supportables avant, risquent de faire exploser la solidarité collective.
Les outils de synchronisation sous la forme de messagerie instantanée ou de visio-conférence ne peuvent à eux seuls compenser les limites du travail à distance. Il n’est pas possible au risque de passer ses journées en visio ou en messagerie instantanée qui risque de peser fortement sur l’efficacité des équipes : la visio pèse autant sur les réseaux que sur l’attention des gens, comme les messageries instantanées, leur flux ininterrompus de sollicitations tout au long de la journée.
Comment rendre simplement votre organisation plus transparente, plus compréhensible ?
Qu’appelle t-on une organisation “claire” ? Que signifie “bien s’organiser” ?
Une équipe est un collectif qui collabore pour mener une Mission ensemble. La réalisation de cette Mission suppose de traiter différents sujets — directement ou indirectement liés à cette Mission. Par exemple, si la Mission de l’équipe est de proposer un Service à des utilisateurs, le collectif devra le concevoir, le fabriquer, le promouvoir, le vendre, assurer le SAV, etc. Également, l’équipe devra traiter des sujets indirects mais indispensables comme Recruter/Accueillir de nouvelles compétences dans l’équipe, gérer les sujets RH, se coordonner avec des partenaires au sein de l’entreprise ou à l’externe par exemple.
Toutes ces activités n’ont pas la même importance à l’instant T. Tous ces sujets ne sont pas sous la responsabilité d’une seule personne. Tous ces sujets ne sont pas traités de la même manière. Ils peuvent générer des types d’informations différentes, parfois stockées dans des outils différents. Cette complexité inhérente à chaque équipe peut peser sur la performance de chacun de ses membres si toutes les réponses à ces questions ne sont pas ni connus, ni facilement accessibles et compréhensibles par tous.
Crystal permet aux équipes de clarifier toutes ces questions et d’obtenir une organisation formalisée à chaque instant, y compris quand cette organisation évolue en continu. Un nouveau sujet qui émerge, une activité en forte croissance, un nouvel arrivant, un nouveau partenaire, un pivot dans la stratégie… une équipe est un organisme vivant susceptible d’évoluer et de s’améliorer chaque jour.
Bien s’organiser en continu prend du temps ?
Pour vous faire gagner du temps dans votre démarche de formalisation de votre organisation au quotidien, Crystal propose des fonctionnalités qui vous facilitent le travail. Y compris dans la version gratuite, vous trouverez :
- des checkups automatisés pour alerter des dysfonctionnements,
- des dashboards data pour piloter son organisation,
- une traçabilité des changements (et des discussions qu’ils ont générés)
- une cartographie exportable sur un site web pour montrer votre organisation à des parties-prenantes (partenaires, directions, etc)
Si vous travaillez dans une équipe à distance et que vous avez l’impression que ces questions de clarté et de transparence de l’organisation pèsent sur votre efficacité et votre engagement, ceux de vos collaborateurs, n’hésitez pas à tester Crystal.work 💎
