Crystal, un outil simple pour organiser votre équipe

Après plusieurs mois de beta tests, nous lançons notre outil pour aider les équipes dans leur organisation en privilégiant l’autonomie des collaborateurs et la transparence. Touchant aux limites de l’agrégation d’outils « standards », nous avons consolidé l’ensemble de ces outils dans un service que l’on a baptisé « Crystal », pour souligner la puissance de la transparence et de la valeur créée par les multiples facettes des activités d’une équipe autonome.

Map Crystal.work

Notre point de départ : nous.

Chez Frontier, nous avons dû très vite faire face à une grande diversité d’activités pour accompagner les nouvelles organisations (Outils, Coaching, Formations, Communautés, Méthodes). De plus, nous n’avons pas voulu rogner sur notre volonté d’offrir une très forte autonomie à toutes les activités afin de favoriser la créativité et les démarches de test & learn.

Pour créer Crystal, nous sommes partis de problèmes que nous avons vécus et avons essayé de concevoir une solution simple avec d’autres équipes qui souhaitaient comme nous se développer tout en gardant l’authenticité et la réactivité du premier jour.

Les points de douleur que nous avons identifié ensemble tenaient du système :

• reportings et réunions trop chronophages
• prises de décision longues et peu efficaces
• pas de process en cas de désaccords ou de désalignement
• une compréhension flou du “qui fait quoi” et surtout “qui est responsable de quoi”, qui fait perdre du temps à tout le monde, voire qui crée du découragement
• des stratégies et roadmaps diverses et non complémentaires

Au final, nous rêvions tous de mettre en place une organisation vraiment “opale” chère à Fréderic Laloux, mais nous butions sur la réalité (et l’efficacité) opérationnelle qui exigent une grande rigueur et une grande clarté de l’organisation.

Les solutions que nous avons posé à travers Crystal viennent notamment des petites équipes agiles. Ces collectifs ont su mettre en place des pratiques propices à ce type de cultures de travail :

• le partage d’une vision commune,
• l’autonomie de chacun dans l’exécution de ses tâches,
• du management visuel pour avoir compréhension commune et identique de la complexité
• une transparence totale sur l’information

et une grande confiance collective rythmée et renforcée par de l’amélioration continue

Ces pratiques ont un point commun : elles paraissent simples à mettre en place à petite échelle, mais deviennent très compliquées quand on est plus nombreux.

Un exemple simple : la transparence. Dans une petite équipe, on partage peu d’informations le management visuel résout beaucoup de points de douleur. En revanche, la transparence devient un véritable défi quand le collectif est nombreux (plus de 10), diversifié (travaille sur des sujets et des outils différents) et non co-localisé (plusieurs espaces, voire du télétravail).

Donc, comment faire passer ces fonctionnements vertueux avec des collectifs plus nombreux ?

Au départ, des solutions bricolées à partir d’outils existants

Nous avons ainsi mis en place des outils nous permettant d’offrir de la visibilité afin que chacun puisse à son niveau, monitorer et piloter les produits et les activités qui l’intéressent :

• un mapping de nos activités réalisé sur un outil de mindmapping ⇒ pour offrir une visibilité totale sur l’ensemble des sujets et leurs proximités/interactions (impacts, adhérences)
• des cartes par Activité qui décrivent la vision, roadmap et objectifs sur des boards Trello ⇒ pour offrir de la visibilité à tous sur les enjeux, priorités et échéances de chaque équipe et permettre l’adaptation en temps réel de tous
• des notifications automatisées sur Slack et Trello ⇒ pour partager les évolutions et modification d’organisation en continu à toute l’équipe

Touchant aux limites de l’agrégation d’outils “standards”, nous avons finalement consolidé l’ensemble de ces outils dans un service que l’on a baptisé « Crystal »

Navigation dans une map Crystal + affichage d’une activité

💎 Crystal : un outil d’auto-organisation

Aujourd’hui, avec Crystal, nous pouvons voir en temps réel l’ensemble des activités et leurs proximités, les contributions et la charge mentale de tous les collaborateurs, les ressources et la documentation de toutes les équipes, nous sommes notifiés (via Slack ou mail) dès qu’il y a une évolution qui nous concerne sur notre organisation. Chacun de nous a une visibilité totale sur les parties de l’entreprise qui l’intéresse et qui peut potentiellement impacter ses sujets. Cela crée beaucoup de transparence et de confiance. Cela permet à tout le monde de se synchroniser malgré la forte autonomie donnée aux leaders sur leurs activités. Et bien entendu, nous avons encore beaucoup d’idées et de feedbacks de nos utilisateurs : et la roadmap est bien remplie !

De la recette maison à une solution accessible à tous ?

Après une année de test & learn, d’amélioration, de défis fonctionnels et UX, et surtout de feedbacks de nos bêta testeurs 😍, nous ouvrons Crystal à toutes les équipes qui souhaitent mettre en place une organisation transparente, adaptée aux changements continus.

Si vous souhaitez continuer à faire face à vos défis (marchés, fabrication, offre, remote) sans renoncer à la puissance d’équipes autonomes, responsabilisées et épanouies, nous sommes disponibles pour vous faire une démo. Pour le moment, nous avons une version freemium dans laquelle vous retrouverez toutes les features actuellement existantes 💎