5 tips om vertrouwen te bouwen in een open organisatie

Een Yools-sympathisant vroeg ons onlangs: Jullie lijken een gezellige, goed draaiende organisatie te zijn, was dat meteen zo?

We bouwen bij Yools al een tijdlang aan een zeer open organisatie, met verregaande zelfsturing en transparantie.

We zouden graag zeggen dat het meteen perfect liep, maar niets is minder waar. Het was een evolutie, geen implementatie. We werden geleidelijk aan gewoon aan een nieuwe manier van werken. We maakten voortdurend kleine fouten waaruit we leerden.

Eén valkuil in het bijzonder, is het “ontleren” van diepgewortelde overtuigingen en gewoontes die onderling vertrouwen in de weg staan, terwijl dit vertrouwen essentieel is om alle voordelen van een open organisatie te benutten.

Lancering van een nieuwe organisatie bij Yools

De overgang van Yools naar een meer open organisatie verliep vrij abrupt. Toen de operationele manager in de zomer van 2016 vertrok, besloten we als team om deze niet te vervangen. We vonden een centraal gestuurde organisatie niet optimaal voor de motivatie van het team en de wendbaarheid van het bedrijf. We zouden de operationele managementtaken verdelen over het team.

Tijdens één teamsessie discussieerden we uitgebreid over de principes van een nieuw, meer open organisatiemodel. Hoewel niet iedereen zich kon voorstellen wat dit in praktijk zou betekenen, leek de visie helemaal steek te houden. Iedereen wild enthousiast.

Vervolgens verdiepten we ons maandenlang in het uitwerken van de structuren en processen: rolbeschrijvingen, beslissingsprocessen, transparantie, enz. Ook dit verliep vlot, behoudens enkele struikelingen die voor dit verhaal niet relevant zijn.

Waar we geen rekening mee gehouden hadden, is dat sommige teamleden tijd nodig hadden om de nieuwe principes eigen te maken. Ik herinner me een openhartig gesprek met Inge tijdens een pauze. Van thuis uit — de vader van Inge begeleidt bedrijfsherstructureringen — kreeg ze een traditionele visie mee op organisatiestructuren.

“Ik ben niet zeker of ik Yools wel vertrouw. Het is alsof het te mooi lijkt om waar te zijn.”

Rationeel gezien wilde ze mee in het verhaal, maar onbewust hield haar diepgewortelde wereldbeeld haar tegen. Alsof het niet kon dat een organisatie oprecht het beste voor had met haar medewerkers, omdat ze altijd geleerd had dat bazen en werknemers niet aan dezelfde kant staan. Ze kon zich niet ontdoen van deze overtuiging. Ze vroeg zich af of er geen onuitgesproken reden was waarom Yools veranderde van model, die zich vroeg of laat tegen het team zou keren.

Misschien lijkt dit een futiliteit. Iemand kan zijn job toch doen, ook al heeft hij enkele innerlijke bedenkingen? Dit klopt als je slechts 10% van het teampotentieel nodig hebt. Als je echter ieders potentieel volledig wil aanspreken en teamchemie wil stimuleren, dan wil je niet dat je team werkt met de handrem op.

Hoe de handrem loslaten

Een nieuw, open organisatiemodel kan een katalysator zijn om het volledige teampotentieel aan te spreken maar enkel indien oude overtuigingen die wantrouwen veroorzaken, “ontleerd” worden.

Hoe creëer je het onderling vertrouwen dat noodzakelijk is om een meer open organisatie te laten werken? We hebben vanuit onze ervaring vijf lessen getrokken:

1. “Wat als”-workshop

Laat teamleden zelf nadenken wat er in praktijk moet veranderen als het nieuwe organisatiemodel aangenomen wordt. Organiseer bijvoorbeeld een sessie waarin je in 30 minuten de principes uitlegt en laat het team vervolgens in groepjes de implicaties bespreken. Laat uiteindelijk elk groepje zijn bevindingen te laten presenteren. Het is de bedoeling dat het team hieruit leert dat vertrouwen noodzakelijk zal zijn om het nieuw model te laten werken. Dit hebben we zelf niet gedaan maar zouden we achteraf gezien zeker doen.

2. Spring als leidinggevende eerst

Een leidinggevende zegt niet: ‘als jij bewijst dat je het waard bent, zal ik je vertrouwen’. Nee, als ‘baas’ zet jij de eerste stap. Schrap controlemechanismen, deel informatie (ja, ook waar die lekkere taartjes die je op teamvergadering meehad vandaan komen) en laat teamleden knopen doorhakken (gaan we voor laptops of desktops?) Je organisatie zal heus niet in chaos vervallen. Integendeel, wij merkten een golf van creativiteit.

3. Verbaliseer intenties

Als anderen moeten raden naar je beweegreden, veronderstellen ze vaak het ergste. Dit is zeker het geval tijdens de overgang van oud naar nieuw, wanneer oude gewoontes nog vaak de kop opsteken. Probeer de gewoonte aan te leren om intenties te verbaliseren. Misschien doe je iets omdat je wil bijleren, omdat project x of y voor jou meer prioriteit heeft, omdat je het even rustiger aan wil doen, …

4. Leer elkaar kennen

Je kan iemand die je extreem goed kent, bijna niet wantrouwen. Leer elkaar daarom écht kennen, los van het werk. Interesseer jezelf in de andere en deel ook zelf. Dit kan gaan over verhalen, interesses, persoonlijkheidskenmerken, bekommernissen, …

5. Vang elkaar op

Creëer een veilige omgeving voor anderen. Daarin groeit vertrouwen makkelijker en het zorgt ervoor dat mensen zelf beslissingen durven nemen. Hoe doe je dit? Help de andere ongevraagd en zonder iets terug te verwachten. Sta klaar om anderen te helpen wanneer ze iets geprobeerd hebben dat mislukt is, zodat ze niet bang zijn om opnieuw te experimenteren.

Er is geen silver bullet waarmee je in één klap de overgang naar een vrij radicaal, nieuw model realiseert, alsof je een schakel van 0 op 1 zet. Dit is niet realistisch maar dat hoeft gelukkig ook niet. Zodra het proces in gang is gezet, begin je de vruchten te plukken. Bovenstaande vijf lessen helpen je om de overgang zo vlot mogelijk te laten verlopen.

Welke tips heb jij om vertrouwen te bouwen in teams?

P.S. We gebruiken bij Yools ook specifieke tools om het teamvertrouwen te versterken, zoals onze Open Circle. Meer op inside.yools.be.