打造職場高效能 — 4 個工作外包的小技巧與心得分享

林 靜
林 靜
Nov 2 · 6 min read

不知道你是不是也和我一樣,有著「年底總是特別忙」的感覺!最近的我在趕著即將上線的專案,日常工作進度要繼續維持,會議更是排得滿滿滿……,很不巧的是此時有同事離職,新人尚未報到之前的工作暫時由我代理,然而到了年底,人力招募通常是超級任務,過程不是很順利……可以想見,每天工作就是忙到天昏地暗!

除了加班或是請同事幫忙分攤工作之外,我也開始思考要怎麼改善這樣的狀態。重要的任務有安排時間處理了,那麼一些機械性、耗時的工作,是否能夠透過「外包」來試試看呢?就如同俗諺所說的:「你不解決問題,問題就會解決你」,我想著每年此時都需要做這些工作,何不換個角度看待它?如果我花一段時間來拆解這些工作,並且找到適當的接案人員協助完成,不但短期內可以消化龐大的工作量,未來新同事報到時,我還可以更清楚地把文件和經驗傳承給他,感覺是個不錯的主意!

於是我開始盤點工作,建立工作分解結構 WBS(Work Breakdown Structure)和標準作業程序 SOP(Standard Operating Procedures),同時也評估了預計費用和時間,大膽地向主管提出了外包方案。經過討論之後,很幸運地獲得支持!

在實際發案之後,接案人員在預定時間內完成了委託的案件,算是順利地把工作完成了,因此我把過程和心得記錄下來與大家分享。

外包發案需要準備什麼?

1. 專案的任務拆解(WBS):管理大師彼得,克拉克曾說:「能夠衡量的事物才能管理」,我將任務拆解到可以被完成的最小單位,這樣的好處是能讓每個工項可以被定義,除了確保自己了解工作的全貌之外,還能估算時間和費用,並且追蹤與評核;而合作的接案人員也能夠分批執行,讓進度可以快速展開。

2. 提供接案人員的相關文件:接案方是來協助我完成工作的夥伴,事前的溝通當然越清楚越好,為了讓成果與自己理想的狀態一樣,必須有清楚的說明文件,才能讓雙方達到共同的目標。在這一次的合作中,我準備的資料有:工作流程圖、軟體操作說明、各工項的SOP、預定完成日、費用說明與合約。

3. 過程管理:外包的成功與否在這個階段是重要關鍵,可不是把檔案文件交給對方之後就等著驗收。最好的方式是在提供資料的前幾天,詢問對方是否理解,並請他試做一個小段落後回覆檔案來看看,了解他的理解力和執行力,有問題的話就再溝通,沒問題才繼續向下展開,之後大約每星期追蹤一次進度,直到專案結束。

4. 善用數位工具幫助你遠距管理:透過工具的管理可以節省我很多時間,我第一次與接案人員溝通時,就詢問他能不能配合我使用這些工具?很幸運找到願意配合的夥伴,剛開始需要提點一下,之後的合作就越來越順手了。分享我使用的工具有:

Trello:用來安排任務,分為待辦、執行中與完成,相關的SOP也放在Trello cards。

Slack:與相關人員溝通的平台,有送交檔案都會自動通知與紀錄。

Google Drive:共享資料夾,相關資料都放在裡面。

Google Canlder:共享日曆,在重要日期提醒進度。

能夠準時下班最幸福啊!日劇:《我要準時下班》

結案心得:

這次外包經驗的心得是:「重新用不一樣的角度來檢視自己的工作」,第一次把自己經手的案件外包,才發現自己做與委託他人做有滿大的差異。雖然有相關的文件和SOP,但是對於沒有執行過的人而言,腦海中沒有具體的想像,溝通上就需要花比較多的時間。再則,我在整理工作時,發現有些工作可以簡化或合併,有些任務還可以拆得更細,這些都是之前沒想到的,算是意外的收穫。

再延伸思考,其實盤點工作的思維不僅能運用在外包,也可以運用在內部工作分派或調度。因此,我認為外包不只是把做不完的工作發出去,更是檢視自己對工作是否全盤了解的好機會!舉例來說,在上述第2點,準備溝通文件的時間,如果比接案人員製作的總時數還長,那就本末倒置了!所以工作外包不是萬靈丹,我倒是覺得有點像照妖鏡,藉機了解工作有哪些需要改善調整。

如果你也跟我一樣,遇到工作暴增、異常忙碌的狀況,或許可以暫停一下,思考工作為何做不完,工時為何那麼長?就如同 Timothy Ferriss 在《一週工作四小時,晉身新富族》這本書中所言:「把不重要的事情做好、花很多時間才能做好的事情,都不會讓事情變得重要。」試著找出工作的價值,專注在重要且正確的事情上,再看看哪些工作可以找同事協力完成、哪些工作可以外包?藉此來練習更高效的工作方式!

另外,Timothy Ferriss 也建議以下三類工作可以外發:

1. 看看你的待辦清單,那件事情拖了最久還沒有做?

2. 每次你被打斷或改做另一項工作時,先問自己:「可以找人做嗎?」

3. 檢查痛點:什麼事情做起來最無力、最無聊?

以上三點應該都是上班族的痛點,不妨趁著年底幫工作做個健檢吧!雖然外包不是新興的工作型態,但是換個角度想,檢視自己習以為常的工作狀態,為工作找到不同的解決方案,也許能帶來意想不到的收穫喔!

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