¿Necesito algún software para mejorar la gestión de mi negocio?

No importa el tamaño que tenga tu negocio, ni las vicisitudes diarias a las que te enfrentes, tener una plataforma tecnológica que te facilite la administración, análisis o predicción de tus ventas o clientes puede mejorar muchísimo aquellos procesos que requieren de mayor profesionalización y tecnificación.
Si estás considerando invertir en un software para hacer más competitivo tu negocio y destinar parte de tu presupuesto para lograrlo, antes debes estar seguro si es el momento adecuado. Para ello, respóndete estas preguntas, y si las respuestas son negativas, entonces deberías plantearte seriamente la adquisición de un software que te apoye:
- ¿Estás llevando tu negocio hacia el crecimiento?
- ¿Tu negocio está preparado para responder rápidamente a los cambios en el sector y a la competencia?
- ¿Conoces los hábitos de tus clientes?
- ¿Sabes qué pasará en cinco años si sigues llevando tu negocio por el mismo camino?
- ¿Estás a la vanguardia de las últimas tecnologías como la web, la “nube”, las redes sociales y los dispositivos móviles?
En caso de que ya estés considerando invertir en una plataforma, recuerda que el precio de este tipo de soluciones depende de su complejidad, función, sector y el alcance de la misma. Pero, ¿qué tipo de software pudieras necesitar?:

Facturación
Lo que todo cuentapropista necesita para que su negocio funcione es vender y llevar un control de sus gastos. Independientemente del tipo de negocio y de su tamaño, seguro que emites facturas, las cobras o gestionas los gastos y pagos a realizar. Además, seguro tratas de evitar la duplicidad de facturas, errores de numeración, errores en cálculos matemáticos, descuadres…etc.
Con un software de facturación serias más eficiente y productivo. Tardarías menos en realizar tareas repetitivas, tendrías más tiempo para dedicar a tu negocio: captar clientes, cuidarlos y buscar nuevas oportunidades.

¿Cuáles son los requisitos mínimos que debe cumplir este tipo software?

- Crear facturas en formato PDF u otro.
- Recordar condiciones de cobro de clientes.
- Mantener un catálogo de tus productos y servicios con sus tarifas de compra y venta.
- Generar alertas de incobrados.
- Generar facturas periódicas o recurrentes.
- Crear automáticamente los modelos oficiales de la declaración jurada anual y calcular los pagos mensuales al banco.
- Llevar un registro de tus clientes.
- Calcular los gastos mensuales como pago a trabajadores, alquiler de local, electricidad, agua, teléfono, internet, etc.

Contabilidad
Si tu negocio es una tienda, un restaurante o un negocio dedicado a las ventas, requerirás un software que te ayude a llevar el control de la caja, estadísticas de facturación, control de proveedores, control de almacén, etc. Para ello necesitas que al menos:
- Genere el balance de tu situación y lleve cuenta de tus pérdidas y ganancias por los intervalos de tiempo que le indiques, de esta forma podrás establecer comparaciones entre períodos diferentes.
- Además, deberás poder generar tus libros contables permitiendo personalizar períodos y cuentas.

ERP (Siglas en inglés) o Planificación de Recursos Empresariales
Si tu negocio se dedica a vender productos físicos, ya sean fabricados por ti o no, y necesitas gestionar almacenes y transportistas; llevar control del stock de cada producto, lotes y números de serie; gestionar paquetes en almacén; llevar la trazabilidad de un producto; controlar inventarios físicos; dar seguimiento de entradas, salidas y caducidades….sin dudas necesitarás un software ERP.

¿Qué funcionalidades debe realizar este tipo de software?

- Debe ser capaz de gestionar categorías de productos, tarifas, materiales para la creación de estos, fichas de cada producto (tipo, características e imagen), productos en stock, número de trazabilidad, fichas de proveedores según el producto.
- Tarifas de precios (precio, precio aplicable, precio límite).
- Fichas de transporte.
- Productos sustitutos.
- Registro de clientes, proveedores, empleados.
- Métodos y condiciones de pago, calendarios de facturación, etc.
Si, además, tienes un almacén, el software deberá:
- Llevar el control del stock (unidades de medida), números de serie y lote.
- Gestión de paquetes.
- Control del repositorio.
- Trazabilidad
- Inventarios físicos
- Informes de movimientos, etc.

CRM (Siglas en inglés) o Gestión de Relación con los Clientes
Es cierto que este es el tipo de software es en el que no se piensa cuando arrancamos un negocio. Al principio, el objetivo es vender todo lo que se pueda, no importa a quién ni cómo reaccionen los clientes a nuestro producto o servicios. Pero lo cierto es que si nuestro objetivo es crecer, necesitamos conocer bien a nuestros clientes, mantener una buena relación y llevar nota de todo lo relacionado con ellos: ¿Quién te lo presentó? ¿Cuándo? ¿Qué compró? ¿Quedó satisfecho? ¿Cómo se llaman sus hijos? ¿Cuándo es su cumpleaños?….Pudiera ser tonto o pudieras pensar que toda esta información la puedes llevar en tu cabeza, pero para crecer una de las primeras reglas no solo es captar nuevos clientes sino fidelizarlos con tu marca y para ello tienes que llevar la relación con ellos a un nivel más personal. Un CRM te puede ayudar a llevar las fichas de tus clientes, tus interacciones con ellos, informes y alertas. Así como llevar control de qué clientes vas a visitar, los datos de las visitas ya realizadas, etc.

¿Qué debes esperar de un software CRM?
- Gestionar la adquisición de nuevos clientes con herramientas de marketing y de atracción.
- Gestionar tus clientes potenciales.
- Lanzar campañas de comunicación y controlar el gasto en los distintos medios que tienes para realizarlas.
- Tener un área de gestión comercial para la venta y el mantenimiento de clientes.

Nómina o Control de presencia
Es posible que en tu negocio tengas varios empleados, también es posible que el tipo de salario que ofrezcas sea por horas o un salario fijo…pudieras necesitar llevar control de las horas trabajadas por cada uno, calcular horas extras, medir pluses fuera de horario, etc. Es posible que este trabajo lo realices a mano, en un Excel, pero es tedioso y gestionar de esta forma un horario flexible es complejo. Pudiera ser hora de plantearte la adquisición de un software que lleve este control por ti, llevar la nómina de cada trabajador, calcular los salarios, descuentos, pluses, etc.

Creemos que estos son los principales tipos de software que pudieran ser útiles a cada emprendedor cuando se lanza a la tarea de crear un negocio desde cero. Es posible que en el mercado aparezcan softwares híbridos, o sea, que posean funcionalidades típicas a varios de los tipos de software analizados. También es posible que necesites una solución hecha a la medida de tu negocio. Si es así, no dudes en contactarnos, recuerda siempre que queremos trabajar contigo.
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