Como usar a metodologia 8D a seu favor

Você já ouviu falar em Metodologia 8D? Ela é ideal para resolvermos problemas complexos que atrapalham o nosso dia a dia. Saiba como você pode colocá-la em prática!

Provavelmente você já ouviu falar que devemos cortar o mal pela raiz, né? Esse ditado popular é uma boa metáfora para começarmos a falar sobre a metodologia 8D. Ela foi criada justamente para que a gente não caia na armadilha das soluções “superficiais”.

Mas o que seriam soluções superficiais? Aquelas que não resolvem um problema de fato, sabe? Quando, por exemplo, você quebra seu óculos no meio e tenta consertá-lo com uma fita crepe. Ou quando usa gesso para cobrir uma parede de casa que está com umidade.

E isso não acontece somente na nossa vida pessoal. Existem muitas empresas e profissionais que encontram soluções temporárias e pouco eficientes para problemas que precisam de bastante reflexão, planejamento e estratégia…

Quer fazer diferente? Então continue com a gente. :)

Afinal, o que é Metodologia 8D?

Além de parecer uma carinha feliz, 8D é uma sigla para as oito disciplinas criadas pela empresa Ford Motor por volta dos anos 70. A partir delas, equipes conseguem colaborar melhor, no momento de solucionar ou evitar problemas complexos e situações críticas.

Na época em que foi inventada, essa metodologia era mais voltada para indústrias. No entanto, devido à sua eficiência e consistência a longo prazo, empresas ao redor do mundo aderiram à ela.

E se você vem enfrentando muitos desafios no momento de gerenciar seu time e seus produtos, pode ser interessante colocar essas oito disciplinas em prática, viu? Conheça cada uma delas.

1.Monte uma equipe plural

A diversidade de perspectivas e conhecimentos ajudam a equipe a enxergar a situação de maneira mais ampla e a desenvolver uma estratégia mais completa.

Também conhecidas como squads ou feature teams, as equipes multidisciplinares conseguem construir soluções de ponta a ponta (end to end). Que, por sua vez, atendem todas as necessidades de usuários e usuárias, principalmente na usabilidade e acessibilidade de um produto ou serviço.

Por outro lado, no momento de encontrar a raiz de um problema complexo, o ideal é escolher profissionais que sejam diretamente afetados(as) por ele. Isso porque é muito provável que essas pessoas tenham as ferramentas e a motivação necessárias para embarcar nessa aventura.

É importante especificar a pessoa responsável no final pela entrega e que ela tenha todos os recursos e pessoas necessárias para que ela possa agir com foco, organização e profundidade. Aqui na OLX, por exemplo, nosso time de tech costuma fazer o pair programming (programação em dupla), o que traz muito benefício. Ainda mais em contextos colaborativos e sustentágeis (sustentável + ágil).

2. Descreva o problema

A segunda disciplina da Metodologia 8D é responsável pela descrição e compreensão do problema. Pode parecer simples, mas descrever a situação no papel ou no próprio Word, trará maior clareza sobre a situação para você e sua equipe.

Quanto melhor for a explicação, mais detalhes e pontos críticos serão percebidos e assim será mais fácil pensar em alternativas. Além disso, outras pessoas também podem contribuir com seus pontos de vista. Afinal, cada um é impactado de uma maneira diferente, né?

3. Evite danos maiores

É muito difícil criar uma solução consistente da noite para o dia, né? No entanto, é possível tomar medidas temporárias para evitar que danos maiores aconteçam danos maiores e prejudique ainda mais a empresa e seus clientes.

Logo, só comecem a pensar na solução permanente após encontrar um meio para segurar as pontas…Pelo menos por enquanto.

4. Investigue a raiz problema

Agora que você e sua equipe conseguiram controlar a evolução do problema, é hora de sentar e investigar o que realmente aconteceu para descobrir maneiras eficazes de reverter a situação.

Nessa etapa da metodologia 8D, você pode contar com diversas ferramentas, como softwares de brainstorming (Coggle e Idea Boardz por exemplo). Tudo isso para ajudar a organizar as ideias e sugestões de toda equipe.

Você também pode utilizar construir um Diagrama de Ishikawa. Ele parte do pressuposto de que os problemas podem ser causados por 6 tipos de categorias:

• método: de que maneira os nossos processos influenciam o problema?
• máquina: como os nossos equipamentos influenciam o problema?
• medida: de que modo o desempenho de nossas é mensurado? É assertivo?
• ambiente: como o ambiente de trabalho influencia no problema?
• material: a qualidade dos nossos materiais pode ser uma das causas? Por que?
• pessoas: como a dinâmica e o relacionamento das equipes influenciam o problema?

Na prática, você deve construir um diagrama similar ao de baixo e preencher cada uma das categorias com as respostas daquelas perguntas. Por meio desse exercício, vocês serão capazes de encontrar as origens do problema e saberão o que deve ser trabalhado para que ele deixe de existir.

5. Tente, erre e aprenda para chegar em uma solução inovadora

Após descobrir os acontecimentos que levaram à situação atual, é hora de começar a pensar em uma estratégia que seja capaz de não só resolver o problema, mas também evitar que ele apareça de novo. Por isso falamos de cortar o mal pela raiz.

Da mesma forma que você e a sua equipe realizaram um toró de ideias (brainstorming) para encontrar a causa, também será necessário fazer o mesmo exercício para criar um plano de ação. Além disso, é importante levar em consideração o impacto que a solução terá para todo o ecossistema.

Inclusive, uma ferramenta que ajuda bastante na criação de um plano de ação, chamada de 5W2H. Ela traz algumas perguntas que direcionam os profissionais no momento decidir qual o melhor caminho. Olha só!

O 5W corresponde a:

• what — o que será feito?
• why — por que será feito?
• where — onde será feito?
• when — quando?
• who — por quem será feito?

E o 2H é para:

• how — como será feito?
• how much — quanto vai custar?

6. Agora a mudança começa acontecer

Chegou o momento tão esperado: colocar o plano para rodar! A solução provisória cumpriu seu papel e deve dar lugar à tática que veio ao mundo para acabar com o problema de vez. No entanto, não cante vitória ainda, pois vocês têm mais coisas para fazer.

7. Mas fique de olho nos resultados

Na teoria quase tudo dá certo, mas e na prática? A penúltima etapa da Metodologia 8D retrata o famoso: ver para crer. Você só saberá se a solução está sendo implementada da forma correta e, se de fato, ela é eficaz a longo prazo se você ficar de olho no seu desempenho.

Beleza, mas como medir esse desempenho? Utilize indicadores de performance (KPIs) que sejam capazes de mensurar o avanço, regresso ou estagnação do seus objetivos, que, nesse caso, seria resolver o problema, certo?

Para escolher os KPIs mais adequados ao seu contexto, retome as principais questões que a equipe colocou no Diagrama de Ishikawa e tente transformá-las em métricas mensuráveis, fáceis de entender e que estejam relacionadas com a estratégia implementada.

Vamos supor que a empresa estava com dificuldade de atrair clientes, pois haviam muitos comentários negativos na página de negócios do Google. Um bom indicador para essa mudança seria medir a quantidade de novas avaliações positivas em relação às totais, e ainda, calcular o número de pessoas que escolheram a companhia por causa dessas notas positivas.

8. Comemore: é tudo sobre vocês!

Ufa…Deu tudo certo? Então parabéns pelo sucesso! É muito importante que vocês comemorem o resultado, pois o processo foi longo e trabalhoso. Além disso, celebrar é uma maneira de reconhecer os esforços dos colaboradores, fortalecer o espírito de equipe e manter todo mundo motivado para enfrentar os próximos desafios.

Por outro lado, aprendemos com ela que o trabalho colaborativo, a diversidade dentro das equipes e a transparência no compartilhamento de informações são fundamentais em qualquer situação.

E aqui na OLX Brasil, experimentamos, aprendemos e inovamos todos os dias para que todos esses valores só aumentem daqui para frente. Venha fazer parte dessa missão!