Como evoluímos com cerimônias de design?
Por Mariel Meira e Rene Spoladore
Design Critique, Check-in e Review: melhorando suas entregas e se tornando um profissional colaborativo com cerimônias de design
Vamos falar sobre os benefícios de, no dia-a-dia de um designer, pedir ajuda para a equipe com ideias e sugestões antes, durante e depois de conceber um trabalho, os pontos que ajustamos para a nossa realidade e como isso ajuda na construção de um time.
Mas primeiro vamos te contar o porquê de termos aplicado isso dentro do nosso time de Design.
Era uma vez, em um tempo não tão distante…
Há algum tempo, quando nosso diretor de Design tinha acabado de chegar ao Grupo ZAP ele se deparou com uma bagunça danada e pessoas estressadas. Éramos uma equipe de designers com um alto volume de trabalho e havíamos nos tornado gargalo da empresa.
No meio desse caos a ideia foi reunir toda a equipe para trabalhar juntinho por 2 meses. Uma das sugestões dele era para testarmos cerimônias de design, que nos daria agilidade e consistência nas entregas. 🐱
A primeira cerimônia feita foi o design critique
Nessa cerimônia você apresenta um material em desenvolvimento para ouvir a opinião dos demais designers. Nas primeiras vezes que fizemos, já percebemos que o design critique precisa de planejamento.
É preciso ter uma sala com espaço suficiente para você, seu time e seu material exposto. Confirmar se a equipe tem tempo para algo em torno de 1 hora, dependendo do que for esse material.
O ideal é imprimir o material em formato grande e (de preferência) colorido, assim todos conseguem visualizar ao mesmo tempo e com mais facilidade. Ter em mente que é preciso tempo para apresentar, outro tempo para cada pessoa fazer críticas. Anotar tudo. Discutir e fazer os ajustes posteriormente.
Como foi para nós?
Nós estávamos com a corda no pescoço! Agora se imagine nesse cenário: cheio de coisas para fazer, sem tempo e montando uma reunião elaborada assim… Complicou, né?
Em um modelo de agilidade, querendo fazer testes de forma rápida, era óbvio que não estava funcionando. Não conseguíamos encontrar agenda livre da equipe e até tentamos remotamente num fórum menor, mas não deu certo também e estávamos perdendo esses momentos de compartilhamento e aprendizado.
Hoje que estamos com os processos fluindo melhor, os visual designers têm feito bastante design critique para os momentos pixel perfect. Uma das adaptações foi usar programas como Zeplin, tanto para incluir as pessoas remotas na cerimônia, como para ficar mais fácil das pessoas criticarem. Porque no Zeplin você adiciona comentários exatamente nos pontos que tem algo a acrescentar. Quem está apresentando também tem a vantagem de já ficar com aquilo documentado (sem precisar guardar os post-its dos colegas).
Entendendo esse problema de tempo para design critique, testamos outras duas cerimônias que são feitas em momentos diferentes, se complementam e são mais simples: o check-in e o review. É muito mais informal. Não marcamos horário na agenda de ninguém. Não usamos sala de reunião. Não temos burocracia.
O check-in
Para entender o momento de fazer um check-in você se pergunta: Eu tenho tudo o que preciso para iniciar o trabalho? Para responder essa pergunta, nada melhor do que o olhar de pessoas que estão de fora. Por isso juntamos duas ou três pessoas da equipe e contamos do que se trata a iniciativa que será trabalhada. Explicamos sobre o problema de forma que eles entendam de onde surgiu a necessidade de atacá-lo. Se já tiver pensado em uma proposta de solução que vamos trabalhar, falamos sobre isso também.
Nesse bate papo geralmente surgem novos pontos de vista, questionamentos e até mesmo uma ideia mais simples ou menos complexa de como executar a tarefa.
Com esses insights é hora de pôr a mão na massa!
O review
Agora que o check-in foi feito, trabalhamos com as ideias e sugestões que recebemos. Assim que uma parte do material está desenvolvido, é hora de chamar o pessoal para fazer um review.
E quando falamos uma parte do material, é uma parte mesmo, não ele todo. Na hora de fazer um review com os outros designers não seja a pessoa apegada a uma ideia. É importante não fazê-lo apenas quando estiver 100% pronto, lembre-se, é muito mais fácil corrigir a rota no meio do caminho do que no final.
Usamos essa cerimônia principalmente para confirmar algumas ideias. Como sempre, a contribuição da equipe ajuda a ver coisas que passaram despercebidas.
Mas a vida nem sempre é um mar de rosas
E como funciona o checkiew?
Sempre que possível fazemos check-ins e reviews, certinho como ensinamos em cima. Mas a vida real é difícil e nem sempre sai como o planejado. Isso acontece principalmente por conta de tempo. Prazos apertados estão sempre à espreita e isso faz com que pulemos a etapa do check-in. Foi aí que criamos uma cerimônia nossa, que é uma fusão entre o check-in e o review. E nós a chamamos carinhosamente de checkiew. S2
A pessoa chama o time em volta da mesa e dá um contexto sobre o que está trabalhando, assim bem rapidinho mesmo e logo na sequência já apresenta o resultado do trabalho. Depois dessa apresentação os outros designers começam a tirar dúvidas e dar sugestões, anota-se tudo e considera os ajustes depois. E tá aí o checkiew, fácil assim, pá-pum.
A principal razão para criarmos essa fusão de cerimônias foi a de nos adaptarmos à situações que demandam agilidade e ainda assim podermos contar com a ajuda dos outros designers.
Entregas melhores
Se é o design critique, check-in, review ou checkiew, não importa. O valor está na troca e no coração aberto. A primeira vez é mais difícil, mas é importante se sentir confortável tanto para mostrar seu trabalho quanto para receber críticas.
Quando criamos a cultura de fazer as cerimônias percebemos grandes mudanças dentro da nossa equipe de designers, nos tornando mais unidos pelo simples fato de sabermos que as outras pessoas se importam com as entregas de todo mundo e estão sempre disponíveis para ajudar.
Com essa troca também adicionamos a visão de quem está de fora do projeto, revelando novos caminhos que guiam para novas soluções, muitas vezes até mais simples do que foi planejado. Às vezes, descobrimos a possibilidade de reaproveitar algo que já foi desenvolvido por outro time, ou então confirma uma ideia que está seguindo por um bom caminho. Ajuda a identificar erros de processo ou informações que foram esquecidas. E os produtos passam a ter uma consistência visual muito mais forte, além do foco no impacto no negócio.
E que tipo de trabalho você mostra nessas cerimônias?
Essa é a melhor parte!
Tudo o que você for trabalhar pode passar por um check-in e review.
Pode ser um fluxo de telas completo, a solução visual de um único componente (e muita discussão de machine learning haha), um roteiro de testes ou de pesquisas, uma melhoria em um canvas, apresentações para eventos, etc.
Algumas dicas
Sugerimos que teste o melhor modelo e que se adapte ao seu dia a dia e da equipe. Para que você colha bons frutos desse momento e comece hoje, sugerimos algumas dicas para você ter produtividade e tirar o melhor desse momento com seus colegas:
- Defina timebox. Não é regra, mas você vai perceber que o pessoal se empolga em algum ponto específico e pode ser que você não consiga explorar o problema inteiro. O ideal é que tudo dure 30 minutos
- Tente ser breve na sua apresentação, de 5 a 7 minutos. As dúvidas podem começar aparecer aí, mas tente apresentar tudo antes de entrar em algum ponto específico
- Como a gente não exige que quem ajuda anote nada, então você deve anotar as sugestões, serão muitas e pode escapar alguma
- No final, faça um resumo levantando os pontos que você considera alterar e ajustar
Pessoas melhores
É lógico que as pessoas querem entregar o melhor resultado, mas não é o único benefício que tiramos disso. Nós também perdemos o medo de mostrar um trabalho e receber críticas.
Podemos parecer repetitivos, mas o primeiro ponto, e o mais difícil, é não fazer essas cerimônias apenas quando tudo estiver perfeito. Tudo está sujeito à alterações e é mais fácil mudar a trajetória quando o designer que apresenta não está apegado a uma solução.
Essas cerimônias também ajudam na capacidade argumentativa. Muitas sugestões boas surgem no meio dessas reuniões, mas você como estará mergulhado nesse problema saberá se é o momento de pôr em prática uma sugestão. Ganhamos um olhar mais apurado, que abrange o produto como um todo, com foco no impacto no negócio.
E o resultado dessas cerimônias são entregas muito melhores, pois duas, três, quatro cabeças pensam melhor do que uma.
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Você utiliza de alguma dessas cerimônias no seu time? Começou a aplicar nossas sugestões? Conta pra gente nos comentários abaixo como tem sido pra você. :)
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