Como fazer uma boa gestão de contratos?

Todo empresário sabe: quando falamos de negócios, estamos falando de relacionamentos, sejam eles com clientes, fornecedores, parceiros e mesmo com órgãos públicos, como a Receita Federal — e, na maior parte dos casos, esses relacionamentos precisam ser oficializados por meio de contratos.

É nesse documento que estão inseridas informações essenciais como prazos, valores, além de possíveis multas ou sanções por descumprimento dos termos. E, tão importante quanto fechar um contrato, é preciso saber gerenciá-los da melhore maneira possível.

É justamente sobre isso que vamos conversar no post de hoje. Acompanhe minhas dicas e descubra como fazer uma boa gestão de contratos:

Fique atento à redação do contrato

O primeiro passo para evitar dores de cabeça com contratos é garantir que eles sejam redigidos da maneira mais clara e assertiva possível.

Engana-se quem pensa que um bom contrato é apenas aquele vantajoso financeiramente para o seu negócio: o importante é que o contrato, mesmo quando se tratar de processos futuros, esteja alinhado às capacidades financeiras e técnicas da sua empresa. Ou seja, não feche negócios que sua empresa não tenha capacidade de suprir, não contrate serviços que seu negócio não é capaz de honrar.

Além disso, discrimine de maneira clara as multas e penalidades referentes a quebras de termos do contrato para ambas as partes, fazendo que o contrato também seja uma garantia para o seu negócio. Vale sempre lembrar que uma assistência jurídica pode fazer a diferença nessa hora!

Organize bem os contratos

Se você está lendo esse post, certamente sua empresa já tem alguns contratos firmados. Mas como esses documentos estão arquivados? Você saberia localizar com rapidez o contrato com a fornecedora X ou com o cliente Y? Pois saiba que a organização é extremamente importante para a agilidade do seu negócio!

Para pequenos empresários, um arquivo bem organizado pode ser feito até mesmo com o auxílio de armários ou escrivaninhas. Minha dica é separar os contratos de acordo com sua natureza (contratos com clientes, contratos com fornecedores, contratos órgãos públicos, etc.) Em seguida, separe os contratos por ordem de duração, aqueles com vencimento em um mês, um semestre, um ano ou mais.

Monitore os contratos

Por mais que os contratos sejam firmados para estabelecer papéis sólidos, eles também podem ser uma garantia de flexibilidade. Deixe-me explicar melhor: é comum que um documento já preveja determinadas mudanças, como uma renovação automático, aumento de tarifas após determinado prazo e mesmo a aplicação de multas conforme atrasos.

Por isso, é importante ter uma noção exata de quando esses valores e condições mudarão e planejar como sua empresa reagirá a essas mudanças. Por exemplo: vamos supor que a sua empresa contratou um serviço de internet e TI que prevê uma valor X durante os três primeiros meses do contrato mas que, passado esse prazo, esse valor passará a ser 2X.

O impacto financeiro dessa mudança, mesmo que previamente acordada, precisa ser estudado pela sua empresa e ela precisa estar pronta para honrar o compromisso. Esse controle pode ser, claro, feito manualmente, como no processo de organização citado no item anterior, mas também pode ser facilitado com o auxílio de softwares de gestão.

Esses programas costumavam estar presentes apenas em grandes empresas, mas a popularização dessa ferramenta fez com que surgissem opções especialmente pensadas para as necessidades — e o bolso, é claro! — dos gestores de pequenas e médias empresa.

A boa gestão de contratos é apenas uma das inúmeras funções que fazem parte da rotina de um bom empreendedor.