[#FormaçãoTime] Porque realizamos o 1° Agile Coach Summit? O que rolou? (1° Parte)
Final de 2017 ocorreu a fusão entre Zap imóveis e Viva Real, eu trabalhava no Zap e o William no Viva Real como Agile Coach. Após a notícia, o William me contatou e fizemos uma call, com isso, percebemos que precisávamos realizar um alinhamento entre todas as pessoas que tinham este papel. Foi aí que aproveitando minha ida para São Paulo dia 14/12 festa de final de ano do Grupo Zap Viva Real, pensamos juntos em realizar um Agile Coach Summit. Convidamos o Rafael (Gerente de RH) para ser a pessoa facilitadora, assim eu e o William conseguimos participar de uma forma mais integra.
Nosso objetivo foi o alinhamento entre as pessoas, pois com o mesmo papel de Agile Coach sabíamos que as pessoas atuavam diferente e para podermos nos potencializar teríamos de trabalhar como um time e apoiarmos uns aos outros para nos desenvolver. Mas cada pessoa tinha um cenário diferente, somos 7 pessoas (1 em Porto Alegre, 2 na unidade Consolação e 4 na unidade Vila Olímpia). Precisávamos entender e mapear a situação atual e após, elaborar como queríamos daqui para frente. Realizamos uma programação audaciosa, vimos a necessidade de em algumas atividades se aprofundar mais e não conseguimos cumprir toda programação, mas fez sentido para todas as pessoas a agenda e iremos realizar ainda este ano.
Programação proposta para o 1° Agile Coach Summit Grupo Zap Viva Real 2017:
Vamos explicar cada uma das atividades!
Atividades realizadas:
1° DIA 14/12/17 — Unidade Vila Olimpia — 10h às 18h
Kick-off: Convidamos o Marcel Viana o VP da área de engenharia para fazer a abertura (não rolou nesse horário, mas rolou no período da manhã), ele expôs a importância do nosso papel principalmente nesta fase que a empresa está passando de fusão e uma perspectiva de onde queremos chegar com essa nova área.
Icebreaker — Nome & Característica
Objetivo: Abertura rápida que já conseguimos nos conhecer de forma abrangente.
Passos da atividade (10 min.):
- Circulo cada um fala seu nome e uma característica sua ( exemplo: Mayra & Organizada)
- Cada um repete a da pessoa ao lago
- Troca de posição e repete da pessoa ao lado
Team building — Sua Logo
Objetivo: As pessoas se conhecerem de forma visual
Passos da atividade (30 min.):
- Cada pessoa elabora a Sua Logo (segue abaixo o template)
- Exposição para o grupo, dar um timebox para exposição individual (para 10 pessoas 2 min. cada)
Essa dinâmica quebrou uma barreira invisível entre nós Agile Coaches fundamental logo no começo do Summit, foi um momento onde todos conseguiram criar empatia uns pelos outros e até identificar pontos em comum entre os membros, hoje essa atividade está sendo utilizada em praticamente todos as atividades de Team Building que estamos realizando com a área de Engenharia do Grupo.
Moving Motivators
Objetivo: Identificar e conhecer os motivadores intrínsecos de cada Agile Coach, para ter mapeado e apoiar nas frentes de trabalho.
Passos da atividade (60 min.):
- Cada pessoa organiza o motivador intrínseco do que mais motiva para o que menos motiva
- [Plus] Identificar o que está sendo alimentado atualmente: A pessoal movimenta para cima se está super motivado, para baixo que não tem motivação nesta frente e neutro se não está alimentando positivamente ou negativamente (situação atual)
- Mapear no spider chart
- Expor para o grupo
ALMOÇAMOS todas as pessoas juntas! ;)
Apresentação das Iniciativas/ Realizações de cada Agile Coach
Objetivo: Conhecer o que cada Agile Coach realizou.
Apesar de responsabilidades e tarefas totalmente diferentes, no momento da apresentação alguns cases/problemas foram expostos e logo em seguida foram criadas oportunidades de melhoria para algumas situações.
Visão do time Agile Coach
Objetivo: O grupo de agile coach se verem como um time e alinharem seus diferenciais, quem atende. A definição da visão de time promove uma declaração geral, resumindo, ao mais alto nível, a posição única que o time pretende ocupar na organização. Depois de criada, a declaração de visão de time comunica a intenção e a importância do time para a organização como um todo e para as pessoas interessadas.
Para (organização-alvo)
Que (declaração da necessidade ou oportunidade)
O/A(nome do time,identificação) é um(a) (classificação do time, categoria)
Que(peculiaridade do time,razão da existência do time)
Ao contrário de (alternativa atual sem o time)
Nosso time (declaração de diferenciação primária)
Passos da atividade (30 min.):
- Realizamos o preenchimento em conjunto
Após definimos que nós somos um Chapter dentro da organização, vamos ainda definir se nosso papel é Agilista ou Agile Coach.
Agile Coach é, não é, faz, não faz
Objetivo: Definir as responsabilidades desse papel, descrever o que não é ou não faz já limita campos de não atuação deste papel. Essa atividade busca clarificações, indagando especificamente cada aspecto positivo e negativo sobre o papel.
Passos da atividade (30 min.):
- Divida o grupo em 2 grupos e cada grupo irá mapear os 4 quadrantes
- Realizar o alinhamento e preenchendo apenas um template
O Figaro comentou algo que acrescentaria nesta atividade seria o que pode e não pode fazer, achei bem interessante no nosso contexto não vimos necessário, mas realizamos este alinhamento.
Encerramento consolidação, check out e RETRO do 1° dia
Objetivo: Revisar o resultados das atividades e dos templates de parking lot, aprendizados e RAID, após o check out com uma palavra como está saindo do encontro para medirmos o quanto impactou as pessoas e depois a retro para saber o que podemos melhorar para um próximo evento ou para o 2° dia.
2° DIA 15/12/17 — Unidade Consolação — 13h às 17h
Este dia foi o mais desafiador, pois nosso time não estava 100% presencial e foi o dia após a festa de final de ano. Imagina estávamos!!! Kkkk
Os principais objetivos do Agile Coach
Objetivo: Alinhar os objetivos do chapter de Agilidade na organização e elaborar os OKRs para saber se estamos atendendo os objetivos.
Passos da atividade (45 min.):
- Cada pessoa anotar em post-its 3 principais objetivos do time
- Cada pessoa expõe, une com as similares e alinha geral
- Levantar 3 OKRs para cada objetivo (não realizamos esta parte, pensamos que faz sentido realizar mais adiante)
Obs: Esta atividade levou muito mais tempo do que eu e o William imaginávamos, mas foi super válido e importante aprofundar. Finalizamos a atividade muito felizes com o resultado geral.
Foi muito importante não restringir tempo nessa atividade, uma vez que foi onde surgiram diversos esclarecimentos do porquê teríamos o ownership de algumas frentes e os principais benefícios que essas ações trariam para o Grupo como um todo.
O William fez nossa logo, só pensamos em alterar #transparecer para #comunicar! São os MVPs..kk
Atividades que ficaram no nosso backlog para realizar:
Objetivo: Auto-análise e conhecimento das áreas de domínios e de desenvolvimento de cada coach, para potencializar as ações
Atividade: http://www.knowledge21.com.br/blog/coaching-the-agile-coach/
Passos da atividade (60 min.):
- Cada pessoa vai preencher seu template, junto alinhar o que cada quadrante é para as pessoas
Matriz Fractal do conhecimento de cada Coach (Apresentada por Elias Nogueira no TDC POA 2017)
Objetivo: Visualização das competências mapeadas na atividade anterior. E fazer um planejamento de desenvolvimento/ pareamento entre as pessoas do time. Após compartilhar na organização.
Passos da atividade (30 min.):
- Fazer a análise e o enquadramento
- Cada pessoa listar frentes de domínio e de desenvolvimento
Mapa de cliente/ stakeholders
Objetivo: Mapear as pessoas/ áreas que o papel Agile Coach atua.
Passos da atividade (60 min.):
- Cada grupo de cada filial desenvolve o seu mapa
- Apresenta para o grupo (10 min. dividir 3 grupos)
- Juntos elaboram como pensam em um melhor cenário
- Mapear as expectativas de cada cliente/ stakeholder (necessidades, preocupações, formas de atuação — pode o grupo validar depois)
Mapa de desafios/ problemas
Objetivo: Conhecer os desafios, necessidades e problemas de cada filial, identificar similaridades para elaborar ações.
Passos da atividade (60 min.):
- Cada grupo de cada filial desenvolve o seu mapa de desafios/ problemas
- Apresenta para o grupo (10 min. dividir 3 grupos)
- Juntos elaboram um mapa com desafios/ problemas similares
- Levantar ideias para atuação nas 3 filiais
Plano de Ação e Forma de trabalho
Objetivo: Planejar nossas ações para pelo menos o primeiro quarter de 2018 e planejar como queremos trabalhar.
Passos da atividade (60 min.):
- Cruzar Cliente/ stakeholder X objetivos e pensarmos quais ações podemos realizar para atender os objetivos
- Priorizar as ações e planejar a execução
- Pensar e planejar de que forma queremos trabalhar (cerimônias, catch up, coach & mentoring, próximo summit…)
Após este encontro tivemos o comunicado que o Fígaro fará a liderança do Chapter de Agilidade, vejo que isso foi importante para realmente colocarmos em prática tudo que elaboramos no Agile Coach Summit 2017 e continuarmos as atividades agora em janeiro de 2018. Após concluirmos as atividades que faltaram compartilharei com vocês a 2° Parte! ;)
Algumas fotos dos momentos de preparação e durante o 1° Agile Coach Summit Grupo Zap Viva Real:
Você já realizou algum evento assim? Por gentileza compartilhe com a gente! ;)
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