Check-UP

Dinâmica de retrospectiva colaborativa

O objetivo dessa dinâmica é prover a leitura da situação atual do time em todo o ciclo de entrega de uma feature, gerar insumos para melhoria contínua e engajar o time.

Como em um procedimento médico onde o Check-UP é feito para que a pessoa tenha a saúde avaliada em diversos aspectos, aqui faremos o mesmo com o time.

Antes do passo a passo quero destacar os benefícios e dificuldades dessa iniciativa!

Benefícios

Colaboração dos envolvidos durante a dinâmica, proporcionando a identificação de melhorias em diversas competências.

Destaco abaixo os principais benefícios que identifiquei:

• Revisão de processo de trabalho;
• Colaboração;
• Ações claras e objetivas;
• Team Building;
• Feedback para todos, inclusive para o Scrum Master;
• Empatia;
• Insumos para as próximas sprints e retrospectivas;
• Melhoria contínua.

Dificuldades

Tempo: Pode ser seu inimigo. Para isso a etapa “preparação” pode colaborar para prever quanto cada etapa pode vir a consumir.

Organização: Durante a dinâmica muitos assuntos que estão sendo abordados podem mudar o foco do grupo. Perceba esse movimento orientando o time para voltar em algum passo e abordar o assunto na etapa correta ou aguardar, pois o assunto será tratado adiante. Dificilmente algum assunto estará fora de uma das etapas da dinâmica, ela é bem completa.

Comunicação: O facilitador precisa estar muito atento na concentração e foco do time. Para que isso não influencie negativamente na comunicação, conversas paralelas precisam ser compartilhadas com o grupo. Toda resenha é válida e gera insights!

Então, vejamos como isso pode ser feito:

1 — Pré-Condições

2 — Preparação

3 — Duração

4 — Regras

5 — Quem Participa?

Detalhadas essas etapas, concluo a dinâmica com Desdobramentos que envolvem Retrospectiva com insumos dela: Quadro de Ações que o time criou junto ao Kanban e link com “Laudo” gerado para o time Os InCCRWeis, na íntegra.

Prontos? Vamos lá!

1 — Pré-Condições

O Facilitador precisa fazer a leitura de clima do time (feeling), uma boa relação entre as pessoas pode ajudar muito, pois serão abordados temas de melhora e, por vezes, situações de feedback negativo. A questão clima não é impedimento para realizar essa dinâmica, apenas pode influenciar no grau de comunicação durante o encontro.

Algumas perguntas que podem auxiliar:

A percepção de como as etapas do ciclo de desenvolvimento estão é fundamental: “Existe desconforto por parte de algumas pessoas? Seja na tarefa que realiza ou em qualquer momento do dia por interações, cerimônias, etc?”

“O time está concluindo os encontros e cerimônias atingindo os objetivos propostos?”

“As entregas estão ocorrendo de forma ‘tranquila’ (poucos impedimentos, regras bem definidas), ou seja, o trabalho está fluindo?”

“Tem dúvidas com relação ao desempenho do time? O que quero dizer é: ‘Sabe se o time está com desempenho satisfatório?’.”

“Scrum Master/Facilitador/Líder de Equipe, lembra quando foi a última vez que teve feedback das cerimônias ou até mesmo da sua atuação nesse papel?”

Saiba que essa dinâmica pode ser o diferencial no seu time se a resposta para qualquer uma das perguntas acima tiver sido “Sim”.

2 — Preparação

Recomendo que antes da dinâmica, o facilitador faça um exercício individual das etapas e tarefas do fluxo de trabalho do time, pode ser em “papel de pão”, vide exemplo:

Essa etapa foi essencial pois pude prever situações que viriam a ocorrer. Nestes casos, estava mais preparado para conduzir e progredir com a dinâmica da melhor forma possível.

Post-its, como são úteis!

Post-its Grandes: Duas cores claras para fácil visualização do que foi escrito.

Post-its Pequenos: Uma cor clara, diferente das cores dos post-its grandes.

Para um grupo de 8 pessoas, reservei três blocos de cada cor.

3 — Duração

.30 Minutos - Preparação

.2 Horas - Dinâmica

.30 Minutos - Organizar conteúdo gerado

4 — Regras

Palavra chave: Cadência.

Defina com o time as nomenclaturas que serão utilizadas. Fiz isso utilizando a primeira etapa que o time é envolvido, o Refinamento (Grooming), veja o exemplo abaixo:

Facilitador pede para o dono da etapa contextualizar os presentes com relação a tudo que engloba o encontro:

1. O Product Owner explicou que existiu uma preparação no intuito de priorizar e escrever histórias;
2. Feito isso, precisou do time para, no encontro, apresentar as histórias e esperou ao final ter sido objetivo e conclusivo, respondendo todas as dúvidas do time e ter as histórias aprovadas;
3. Para histórias não aprovadas, é esperado que se saia do encontro com clareza sobre as ações necessárias para que, na cerimônia de planning (próximo encontro do time), o detalhamento seja satisfatório.

Com esse contexto identificamos em conjunto e comum acordo “Tarefas Macro”, as quais o Facilitador posiciona em post-its na parede.

Etapa: Refinamento (Grooming)

Tarefas Macro: Preparação / Execução da Cerimônia / Resultado

Para cada tarefa macro, geramos oportunidades de melhoria e atribuímos uma pontuação. Utilize os seguintes passos para chegar nesse resultado:

Identificar Oportunidades

Por Tarefa Macro e utilizando o post-it grande (segunda cor), o facilitador cede até 5 minutos para cada pessoa individualmente escrever oportunidades de melhoria, sugestões ou mesmo algo que entende não estar bom, mesmo não sabendo como resolver. Neste momento o diálogo entre as pessoas é aberto e o facilitador deve fomentar a comunicação.

Classificar Situação Atual

Por Tarefa Macro e utilizando o post-it pequeno, cada pessoa atribui uma nota de 0 a 5 avaliando o time na respectiva tarefa. Isso não deve levar mais que um minuto por nota e precisa ser feito antes do grupo avançar para a contextualização da próxima etapa.

Exemplo de nota para a tarefa Execução da Cerimônia: “Nota 1, entendo que estamos muito longe do que é previsto para essa tarefa, sempre temos muitas dúvidas durante os encontros, muitas questões sem respostas ou superficiais demais. Acredito que precisamos melhorar algo na tarefa de preparação para o evento”.

Não existe tempo para justificar ou explicar a nota (comentários são opcionais), mas um exemplo como esse pode ser dado pelo facilitador para deixar claro o objetivo dessa atribuição de valor, que serão organizados e sumarizados, sendo chave para as ações de desdobramento.

As notas devem ser atribuídas após todas as sugestões das tarefas macro da etapa estarem dispostas no quadro, assim os comentários em post-its influenciam (e devem) no valor.

5 — Quem Participa?

Time de Desenvolvimento (Inclui P.O. e Scrum Master como Facilitador*).

Mesmo que a relação de Coordenação e Líder de Projetos (caso exista) seja boa, esses não devem participar da dinâmica, mas sim conhecer o conteúdo gerado e se envolver nas ações posteriores.

*O Facilitador pode ser uma pessoa externa. Neste caso, o Scrum Master participa da dinâmica e faz junto com o Facilitador a etapa de “Preparação” descrita anteriormente.

Conclusão

Pense em um carro. Não é por ele estar andando e te levando aos lugares que está com melhor desempenho ou funcionamento. Pode ter bancos rasgados, algum vazamento de óleo, pneus carecas ou mesmo com pouca gasolina, mesmo assim continua em movimento… ~só não sabemos até quando kkk~

As pessoas provavelmente terão uma viagem tensa e perigosa, mas se esses problemas não existirem podem ter certeza que o percurso será muito mais tranquilo.

Essa é uma ótima ferramenta para nos anteciparmos e mantermos o time em constante evolução, através de ações concretas e claras!

Melhoria contínua na veia!

Só que não para por aqui...vamos aos Desdobramentos. São fatos que aconteceram imediatamente após a dinâmica.

Desdobramentos

Uma pessoa do time me perguntou ao final do encontro, “Donegá, o que vai fazer com todos esses post-its? Pergunto isso pois sempre vi, pelos lugares que passei, dinâmicas acontecerem, materiais serem gerados e depois guardados em gavetas ou irem para o lixo...”

Minha resposta foi: “Todo conteúdo gerado aqui será utilizado, sem exceção. Confie em mim!”

Para tornar isso possível tomei as ações abaixo como prioridade dentre qualquer outra tarefa:

Ação 1/4: “Laudo”

Incluir introdução do laudo, ideia ou imagem.

Laudo (Link do Google Drive)

Obs: Imagem extraída do laudo como exemplo de conteúdo.

Ação 2/4: Agenda com o Próximo Check-Up

Envio de convite para os participantes com data de três meses a partir da realização do encontro.

Data encontro: 01/08/2018

Data do convite enviado: 01/11/2018

Ação 3/4: “Quadro de ações”

Durante a sprint, criamos um quadro com as ações que estavam, de alguma forma, sendo trabalhadas. Para essas ações foram criadas tarefas em post-its menores, para o que estava sendo efetivamente realizado pelo time. Imagem abaixo:

Ao final da sprint o time já tinha se organizado em ações conjuntas. A primeira foi criar um quadro secundário com melhorias apenas de qualidade:

Ação 4/4: Retrospectiva

Na primeira retrospectiva após realização da dinâmica avaliamos as ações que o time trabalhou na sprint e classificamos com base em fatos e argumentos o que “Foi Bom” e “Podia ser melhor”. Concluída essa etapa priorizamos o backlog de ações do time e selecionamos os que teríamos capacidade de trabalhar na próxima sprint, colocando esses na coluna “Novo”, claro, cada ação com seus respectivos responsáveis identificados!

Notem que as ações, em grande maioria, possuem post-its menores anexados . Essas são tarefas já identificadas como necessárias para tornar a ação satisfatória.

Essa é a versão que levamos para as sprints e faz parte do nosso dia a dia.

O time Os InCCRWeis sabe quais são as oportunidades em curto, médio e longo prazo. Mais que isso, tem todas ações e oportunidades organizadas ao pontos de saber exatamente o que será trabalhado na próxima sprint.

Não deixe para depois! Hoje mesmo compartilhe a idéia com seus colegas de time agende a dinâmica. Experimente, organizem as ideias e evoluam!

Forte abraço, sempre ao dispor!!! ☺

Agradecimento especial para o time Os InCCRWeis, e:

• Carolina Ullian que revisou o texto
• Jonatan Aguiar pela troca
• Eduardo Lineira pela revisão na forma de atribuir valor as Tarefas e consolidar no Laudo