Facilitando a construção de confiança em equipes de trabalho

Seu time pode estar sofrendo de uma grave disfunção comum em equipes de trabalho. É possível descobrir e resolver tal disfunção através de técnicas de team building.

Dale Carnegie, autor do best seller How to win friends and influence people.

Dale Carnegie, autor de diversos livros relacionados a desenvolvimento pessoal, afirma no título How to Develop Self-Confidence & Influence People by Public Speaking (página 15, traduzido de forma livre abaixo):

“Medo é o resultado da falta de confiança; e a falta de confiança é o resultado da falta de conhecimento do que você pode ou não fazer.”

De acordo com o incrível livro The five dysfunctions of a team, a falta de confiança é o primeiro estágio de uma pirâmide de disfunções que podem ocorrer em times de trabalho. Explorando rapidamente as disfunções, a lógica é a seguinte:

1. A falta de confiança entre os integrantes de um time causa medo do conflito.
2. O medo do conflito por sua vez, inibe as pessoas a exporem seus verdadeiros pontos de vista através de discussões abertas e construtivas.
3. O medo do conflito causa a falta de comprometimento em planos já que não ter todos os pontos de vista explorados e ouvidos significa que o grupo concorda de maneira artificial em algo que não verdadeiramente faz sentido para todos.
4. A falta de comprometimento de todos em um plano de trabalho evita que se crie um senso de responsabilidade entre todos e principalmente entre os pares. Isso significa que quando todos concordam em seguir um plano, concordam também em permitir que seus pares cobrem e sejam cobrados pelo seguimento de um determinado plano.
5. Por fim, temos o plano do time acima do individual, o que remete ao indivíduo controlar e diminuir seu ego em função do objetivo do grupo.

Pirâmide das disfunções de um time.

Guia para a facilitação

O exercício consiste em 3 partes. No final do artigo aproveita o infográfico com o resumo de todo o processo.

Parte 1 - Como descobrir a falta de confiança? (Duração: 1h)

Fique esperto pois se o trabalho for feito de forma top/down ou baseada em “achismos”, a proposta não terá buy-in do time e não terá o resultado esperado. Por isso precisamos tornar qualquer suspeita de falta de confiança no time em algo concreto de uma forma colaborativa e não disruptiva. Dessa forma o facilitador/líder/ponto do focal do time recebe permissão do grupo para trabalhar de forma ativa no problema.

Recentemente facilitei uma sessão de retrospectiva com um time de doze pessoas para identificar o que grupo acredita e prática em relação aos doze princípios ágeis.

+ info em http://agilemanifesto.org/iso/ptbr/principles.html

Para a retrospectiva, utilizamos cards impressos com cada um dos doze princípios e uma matriz de auxílio Acredita/Faz para tomada de decisão.

Matriz de auxílio Acredita/Faz.

Instruções

1. Distribua os doze cards sobre uma mesa, todos com o nome do princípio ágil para baixo.
2. Como facilitador, escolha um membro do time para iniciar o exercício.
3. O colega escolhido deve selecionar de forma aleatória um dos cards sobre a mesa. O card deve ser explicado do ponto de vista da pessoa que o sorteou. Na sequência, o time deve entrar em consenso sobre o conceito do mesmo. Como facilitador, auxilie nos pontos de dúvida ou de polêmica sobre o tópico.
4. Após o card ser conceituado, o time deve definir onde ele será colocado na matriz Acredita/Faz. A pessoa que sorteou o card deve conduzir a discussão.
5. Repita os passos 3 e 4 até não restarem cards.

O resultado será a matiz Acredita/Faz preenchida. Fique de olho no card número 5 (Confie e apoie), ele vai te dizer se existe ou não um problema de confiança no seu time. Aproveite os insights dos outros cards para identificar pontos de melhoria.

Matriz preenchida.

Parte 2 - Auto-crítica (Offline, 1 semana)

Ótimo, foi reconhecido um problema de confiança no grupo. Carta branca para seguir o trabalho.

Antes de trabalhar o grupo precisamos gerar reflexões individuais para que cada um descubra os pontos da sua personalidade que interferem no time.

Vamos utilizar um teste de personalidade baseado no modelo MBTI (Myers-Briggs Type Indicator). O teste é muito preciso e utilizado no mercado. Não sofra, o teste não é o foco mas sim a reflexão que o resultado deve exercer sobre o indivíduo, sobre quem ele é e quais atitudes prática sobre o time.

Auto-crítica deveria ser a primeira faculdade de todos.

O processo irá servir de gatilho para uma série de reflexões e mudanças de comportamento entre os indivíduos em relação ao grupo.

Instruções:

1. O fator surpresa é importante. Envie um e-mail para o time gentilmente solicitando sem maiores detalhes o preenchimento do teste 16 personalities com um prazo de uma semana. Marque um encontro entre o grupo na semana seguinte e peça que cada um leve o seu resultado impresso além de uma auto-análise escrita respondendo duas perguntas: Como a sua personalidade ajuda o time e como prejudica?

Exemplo do resultado do teste que deve ser impresso.

Parte 3— Tornando pessoas vulneráveis e gerando confiança (Duração: 1h30min)

A falta de confiança acontece pois os integrantes do time evitam situações que os tornem vulneráveis de alguma forma gerando uma falsa sensação de harmonia no grupo.

Sem vulnerabilidades, sem problemas, sem discussões, sem evolução.

Precisamos tornar os integrantes do time vulneráveis de alguma forma para que possam discutir questões veladas no grupo. A discussão deve acontecer para que possam perceber que existe um ambiente seguro para a discussão dos problemas e evolução do grupo. O objetivo não é apontar os problemas pessoais, mas sim explorar como o comportamento de cada um pode ajudar ou prejudicar o trabalho da equipe.

Instruções:

1. Inicie o encontro lembrando os motivos pelos quais o grupo está reunido. Lembre que o foco é o time e não o indivíduo. Todos os comentários e considerações devem ser feitos sobre o indivíduo em relação ao grupo.
2. Pergunte quem gostaria de começar. Se ninguém se propor, escolha alguém.
3. Dê 3 minutos para a pessoa explicar como é a sua personalidade e para responder as duas perguntas da Parte 2 (Como a sua personalidade ajuda o time e como prejudica?).
4. Dê 5 minutos ao grupo para comentar em relação as colocações do colega. Feedback e críticas são bem-vindas e esperadas mas sempre em relação ao grupo. O momento é de feedback aberto então deixe a discussão acontecer. Lembre as pessoas sobre o propósito do encontro novamente.
5. Repita os passos 3 e 4 até todos os integrante do time falarem.
6. Crie um mural com as personalidades dos integrantes do seu time. Por fim, valorize a diversidade do seu time utilizando o mural como exemplo. Mostre que um grupo de pessoas é geralmente composto de diferentes indivíduos cada um com suas vontades, medos, receios e qualidades.

Mural com as personalidades do time.

Feche o exercício reconstruindo o caminho realizado até o momento. Reafirme a importância da confiança entre as pessoas do grupo para a evolução do trabalho.

Fique ligado

O resultado do processo varia de acordo com o grupo. Lembre que os padrões de comportamento entre os indivíduos não necessariamente é sempre o mesmo. Busque leituras a materiais de referência para reforçar seu conhecimento para situações inesperadas. Abaixo segue um resumo no formato de infográfico. Aproveita, imprime e cola na sua mesa para consulta ;)