[#Facilitação] Speedback — Sessões de feedback rápido por Leonardo Campos, Jonas Engler e Mayra Souza

A prática tem suas origens no Speed Dating. Sabe aqueles encontros em que as pessoas têm um tempinho para conhecer alguém e, logo que terminado esse tempo, as pessoas têm que achar uma nova pessoa para conhecer?

Em vez de usar essa lógica para fins românticos, podemos usar para troca de feedback. E melhor ainda, de forma rápida.

Quando utilizar?

Para sair do tradicional: Em muitas empresas o feedback é esperado ou apenas acontece a partir da relação líder e liderado. Se você está inserido nesse contexto, esta pode ser uma ótima iniciativa para acelerar o seu desenvolvimento pessoal, assim como o da equipe.

Para equipes em formação: Uma equipe nova precisa de feedback, melhor se for de todos e de forma estruturada. O Speedback, além de acelerar o feedback, permite abrir ou estimular um canal entre as pessoas fomentando conversas posteriores e a cultura do feedback mútuo.

Para incorporar a rotina: Ainda para times formados que já cultivam os valores do Manifesto Ágil, este formato de feedback pode ser incorporado, complementando as rotinas de feedback da equipe.

A dinâmica

O que você vai precisar:

  • Várias pessoas dispostas a dar e receber feedback;
  • Pessoa facilitadora não estar envolvida em dar nem receber feedback;
  • Sala grande (sem mesa central, de preferência);
  • Uma cadeira para cada participante;
  • Projetor ou TV conectada ao computador;

Como preparar:

  1. Peça para alguém que não estará envolvido nos feedbacks para fazer a facilitação.
  2. A pessoa facilitadora deverá mandar um e-mail pedindo que os participantes se preparem. 
    É legal que a equipe gaste um tempinho antes do speedback, preparando o feedback que vai dar. Ou seja, tem lição de casa para todo mundo! É muito difícil chegar na hora e ter feedback útil sem preparação, pois a rotação dos pares é bem rápido. É interessante que o pessoal tenha um alinhamento prévio sobre feedback, se não tiver a pessoa facilitadora deverá orientar a equipe ou fazer uma pergunta (O que é feedback para você?) no início para que todas pessoas participantes respondam em voz alta, gerando alinhamento. Após a pessoa facilitadora informa que feedback tem de trazer fatos e dados, não utilizar você sempre/ nunca e o que pode auxiliar é levar um método para apoiar o time. Em um próximo post vou falar de métodos de feedback, no post do Tadeu Marinho já saberá do método wrap sendo utilizado no speedback.

Um exemplo para o texto do e-mail para enviar antes da dinâmica (2 dias antes):
Oi, Pessoal!
 Vamos rodar uma sessão de Speedback. Para que ela seja mais efetiva, é importante que todos façam a lição de casa, ou seja, preparem o feedback. É importante não apenas pensar no seu feedback para as demais pessoas da equipe, mas também que você reflita no que você mesmo trouxe de bom para o projeto/equipe, assim como o que pode melhorar para o projeto/equipe. Essa reflexão deixará você mais aberta(o) para receber feedback. 
Não sabe como preparar o feedback para os outros? Uma sugestão é pensar nas duas perguntas abaixo:
- Quais as principais contribuições da pessoa para a equipe?
- O que ela pode melhorar para contribuir ainda mais?
Ah, lembre-se, que todo feedback deve ser construtivo e como boa prática conter fatos e dados.

3. Agende a sala e para isso tem de saber quanto tempo levará a dinâmica:

(*) Conte o número de participantes, fora o facilitador. O número de rodadas será igual ao número de participantes. Se o número de participantes for par, haverá uma rodada a menos. Multiplique o número de rodadas pelo tempo reservado para cada rodada. Na minha experiência, seis minutos por rodada, sendo cinco para o feedback em si mais um minuto para o pessoal se reorganizar, têm se mostrado um bom tempo. Ajuste os tempos conforme achar necessário.

Exemplificando: para seis participantes, teríamos cinco rodadas totalizando 30 minutos. Sugiro reservar mais uns vinte minutos adicionais para preparação e fechamento, totalizando 50 minutos.

4. Prepare a sala (chegar uns 20 minutos antes para preparação):
Coloque pares de cadeiras, uma de frente para a outra, procurando colocar os pares o mais distante possível uns dos outros para que as pessoas fiquem mais tranquilas em passar seu feedback de forma individual e não coletiva.

a) Caso tenha parte da equipe remota, eles também podem participar, porém é preciso providenciar infra estrutura adequada, ou seja, dispositivo(s) preparado(s) para videoconferência previamente testado (software, equipamento, velocidade internet, audio, video)

b) Se cada pessoa estiver em uma localidade (remoto):
Trata-se de uma dificuldade extra, mas nada impeditivo. Primeiro, a pessoa facilitadora deverá certificar-se de que existe alguma forma razoável de comunicação entre as pessoas, telefone é o último recurso por não permitir que uma pessoa veja a outra. Também é importante reservar um pouco mais de tempo para os intervalos, pois as conexões nem sempre funcionam de primeira.

Será necessário criar uma reunião virtual (Fuze, GoToMeeting, Hangout, Skype, Appear.in etc) com todos os participantes e a pessoa facilitadora. Cada par formado ainda precisará abrir uma reunião virtual adicional sem desligar da primeira, em minha última experiência utilizamos o Fuze para a reunião principal e salas no Appear.in para as duplas. Durante o feedback os participantes “mutam” a reunião virtual com todos, mas continua ouvindo as instruções do facilitador.

5. Para a dinâmica coloque setas direcionando o movimento das rotações (arquivo com setas).

6. Apresente para a equipe o que é o Speedback (explique a dinâmica).

7. Conecte na TV ou projetor um timer online, para que as pessoas vejam quanto tempo falta. Normalmente eu utilizo on-line stopwatch.

8. Procure colocar alguma música ambiente, pois além de tornar o ambiente mais agradável (dependendo das músicas escolhidas, melhor mais instrumental e não tão lento), ajuda a impedir que um par escute a conversa dos outros. Normalmente utilizo o site RadioTunes na lista Smooth Jazz 24’7.

9. Organize os pares. Se caso a pessoa facilitadora quiser ter uma gestão melhor sobre a dinâmica, poderá anotar os nomes dos participantes, cada um em um post-it, e pedir para que as pessoas se organizem em pares. Uma vez organizados, cria-se duas colunas de post-its, sendo que cada linha representa um par, como na imagem ao lado, que mostra os pares [A,B],[C,D],[E,F],[G,H].

10. Comece a contar o tempo.

Nos primeiros dois minutos e meio (00:02:30), ou seja, na primeira metade do tempo se estiver usando cinco minutos, uma pessoa dá o feedback, a outra recebe. A pessoa facilitadora avisa que a primeira metade acabou, portando pede para as pessoas participantes inverterem os papéis.
Percebi que não é muito eficiente esperar as pessoas concluírem seus feedbacks, deixe claro que é timeboxed mesmo e no fim do tempo é a vez do outro de dar/receber feedback. Falo para as pessoas priorizarem seus feedbacks, assim quando o tempo acabar, os itens de maior valor já foram passados.

11. Rotacione conforme a lógica para rotação. 
Se o número de pessoas for muito pequeno, deixe simplesmente que as pessoas se auto-organizem. Mas a partir de uns 6 participantes, isso já não funciona tão bem. Sugerimos utilizar alguma lógica para o emparceiramento, como por exemplo o algorítimo abaixo.

  1. Rodada 1:

Nessa rodada, João e Paula trocam feedback, assim como Mila e Gabriel.
Repare que o quadrado da Mila está destacado, um dos participantes deve ficar fixo no emparceiramento para que o algorítimo funcione.

Observação: Se o número de pessoas participantes for ímpar, deixe essa caixa vazia. Quem fizer par com a caixa vazia, na verdade a pessoa ficará em espera nessa rodada. Quando tenho numero impar utilizo Kudo Cards do Management 3.0, em que durante a rodada de espera a pessoa pode escrever cards de parabenização!

Rodada 2:

Nessa rodada Gabriel e João, assim como Mila e Paula trocam feedback.

Última rodada:

Por fim, Paula e Gabriel conversam, assim como Mila e João.

E se tiver mais que quatro participantes, a lógica é a mesma, veja a imagem abaixo

Se a sala for convencional de reunião, é possível ajustar as cadeiras como no desenho acima e rotacionar as pessoas de acordo com as setas. Caso contrário, ao final de cada rodada, as pessoas se levantam, olham o quadro de emparceiramentos que a pessoa facilitadora já rotacionou.

Terminadas as rodadas, tente aprender como executar melhor o Speedback, fazendo uma mini retrospectiva sobre o que funcionou bem e o que poderia ser aperfeiçoado na prática. Aplique os aprendizados na próxima.

Este post foi escrito colaborativamente por Leonardo Campos, Jonar Engler e Mayra Souza

Compartilhe suas dinâmicas e formas de fomentar a Cultura de Feedback! ;)

Like what you read? Give Mayra Rodrigues de Souza a round of applause.

From a quick cheer to a standing ovation, clap to show how much you enjoyed this story.