O passo-a-passo da primeira retrospectiva de um time!

Quer ver como é uma retrospectiva, desde a preparação até a execução, aqui na Zenvia? Tá precisando de ideias pra puxar a próxima com o seu time? É complicado fazer isso com times remotos? Tá no lugar certo! Começa agora um relato que aconteceu em 23/05/2019, na equipe de aquisição.

Nunca ouviu falar sobre reunião de retrospectiva? Não tem problema, aqui tem uma boa explicação do site Scrum.org (em inglês), aqui uma da K21 (agora em português) e no meio deste texto você encontrará, resumidamente, o que é, qual seu objetivo e sua premissa!

Todos integrantes da equipe na retrospectiva, da esquerda pra direita: Giuliano, Marina, Júlia, Bárbara, Letícia, Paula e Lucas.

Contexto sobre o momento do time:

• São sete pessoas das áreas de desenvolvimento, UX, produtos e marketing que formam uma equipe multidisciplinar;
• Uma pessoa trabalha no escritório de São Paulo e as outras seis no de Porto Alegre;
• Duas pessoas entraram na empresa há menos de 1 mês;
• O pontapé inicial da equipe (mesmo sem todas as pessoas estarem presentes) ocorreu há quase 3 meses;
• As sprints são semanais;
• Nessa nova formação, foi a primeira reunião de retrospectiva do time, com previsão de duas horas.

Material utilizado:

O uso dos materiais será explicado no decorrer do texto, mas aqui já vai a lista:

• Um dispositivo que possua um temporizador com alarme (celular, cronômetro, computador);
• Quadro branco ou similar pra fazer um desenho;
• Papel adesivo de uma única cor — neste caso foi o amarelo;
• Canetas esferográficas de três cores diferentes: azul, verde e vermelho;

Material utilizado: 6 conjuntinhos de papéis adesivos amarelos, 2 canetas azuis, 4 vermelhas e 4 verdes.

• Muito chocolate! Seis barras de tamanho médio em POA e outro colega comprou uma barra grande de chocolate pra nossa colega de time em São Paulo. É importante trazer a mesma (ou o mais próximo da) experiência para colegas que estão remotos também!

Material pra reunião: seis barras médias de chocolate e 10 bombons.

Objetivo e premissa

Logo no início foi explicado o que era uma retrospectiva, qual o objetivo dela e a premissa básica.

• A retro é um momento de reflexão, onde se tira da cabeça as atividades rotineiras para que seja possível enxergar o que está legal e o que pode ser aprimorado no time.
• Um dos principais resultados/saída desta reunião é um conjunto de planos de ação de melhoria para serem executados na próxima sprint.
• A premissa é que todos devem assumir que as pessoas envolvidas fizeram o melhor possível, dado o contexto e ferramentas que possuíam disponíveis durante as últimas semanas.

Quebra-gelo (icebreaker)

Antes de falar sobre pontos positivos ou negativos, enquanto a comilança de chocolates já começava, foi feito uma dinâmica onde cada pessoa escrevia, num post-it, duas verdades e uma mentira sobre sua vida pessoal para que a pessoa a sua esquerda tentasse adivinhar qual era a falácia da lista!

Para quem estava em São Paulo, foi enviada uma foto do papel adesivo de uma integrante que estava em Porto Alegre, enquanto a participante da capital paulista também enviou a foto da sua lista para alguém do sul.

Essa dinâmica em específico foi escolhida para gerar integração entre o time e fazer as pessoas se conhecerem um pouco mais — já que a maioria ali não havia trabalhado no mesmo time ainda. Fora isso, um quebra-gelo ajuda a deixar os participantes mais a vontade para uma retrospectiva, falando e opinando mais sobre cada tópico.

Ah, os chocolates (ou outro alimento) são importantes pra não deixar a galera com fome enquanto estão em uma reunião importante e ajudam dando energia pra manter as pessoas comunicativas!

Acordos da reunião

Como é normal as pessoas levarem notebooks/celulares pras reuniões e isso geralmente tira a atenção delas mesmo quanto os dispositivos estão fechados ou no silencioso, começamos por este item:

• Celulares e notebooks guardados, mas não nos bolsos nem na mesa e sim no espaço que havia ao lado — fora do campo de visão ou, pelo menos, distante;
• Quando alguém estiver falando e outra pessoa quiser comentar ou argumentar, esta segunda pessoa levanta a mão pra indicar que está pedindo a fala, sem fazer interrupções.

Estes dois acordos ajudam em, respectivamente, manter o foco na reunião e a mostrar respeito às pessoas ali presentes.

Pontos positivos, negativos e visão de futuro

Utilizando o quadro branco da sala, numa adaptação da dinâmica speed boat encontrada no site Innovation Games, foi feito um desenho de um barco no mar, com uma âncora e uma vela, indo em direção a uma ilha com o desenho de um objetivo.

• O barco, em cor neutra, é a equipe, o conjunto de pessoas que tem um objetivo em comum;
• A âncora, na cor vermelha, representa as situações que nos puxam pra baixo, nos impedem de continuar a jornada, são os pontos que temos a melhorar;
• A vela, na cor verde, é o que nos faz velejar, nos mantêm no caminho e nos faz seguir pra frente, são os pontos positivos;
• A ilha, na cor azul, é o objetivo, o sonho e onde o time quer chegar no futuro.

Desenho do barco e outros elementos já com os tópicos colados e com os votos preenchidos

Não é coincidência que as cores desenhadas no quadro são iguais às cores de canetas escolhidas para os participantes escreverem nos post-its. Cada um é escrito na cor correspondente ao desenho que se destinava, ou seja, o que é composto em vermelho, vai ser colocado na âncora vermelha e assim por diante. Utilizamos 10 minutos para preencher o quadro com os papéis adesivos.

Duas ressalvas aqui:

1. Das experiências que tive fazendo retrospectivas parecidas, quando a dinâmica de quebra-gelo não acontece, a quantidade de itens levantados pelo time geralmente é menor;
2. Apesar de ter pessoas remotas, achei melhor a primeira retrospectiva ter dinâmicas mais palpáveis que exercitassem o tato ao invés de utilizar ferramentas online;

Priorização de itens levantados

Após todos terem colado seus tópicos no quadro, alguém lê em voz alta cada item e discute-se rapidamente se algum não ficou claro o suficiente. Feito isso, prioriza-se os que precisam ser mais discutidos. As regras de voto podem variar conforme necessidade, mas nesta retrospectiva…

• Cada um tem um total de três votos, que podem ser utilizados em qualquer categoria;
• Uma pessoa não poder votar mais de uma vez num mesmo post-it — mas pode repetir a categoria;

Os votos foram computados através de pequenos pontos de caneta esferográfica nos papéis adesivos.

É nesse momento que se explica a cor de post-it e canetas iguais, isto faz com que seja mais difícil identificar quem escreveu cada tópico, o que acaba colocando cada registro com o mesmo peso perante os outros.

Discussão voltada a melhorias

Começando com os itens mais votados, utiliza-se uma técnica de Lean Coffe na discussão - agora é a hora de utilizar o celular, cronômetro ou computador: a cada 5 minutos conversando sobre um tópico, um alarme vai tocar e todos os participantes precisam dizer se eles querem ou não continuar discutindo esse tópico. Fazemos esta votação de forma rápida e visual, fazendo sinal positivo 👍 pra continuar no assunto durante mais 5 minutos ou negativo 👎 para ir para o próximo post-it.

Os dois pensamentos mais importantes aqui são:

• Aquele acordo de levantar a mão pra não interromper a fala de outra pessoa é muito útil;
• Em geral, a discussão tem que ser voltada pra sugestões de melhoria.

As principais e mais aceitas iniciativas que forem discutidas pra melhorar algo devem ter um responsável. Não significa que aquilo será feito apenas pelo(a) responsável designado(a), mas sim que aquela será a pessoa responsável por puxar a iniciativa, seja com outros colegas de time, outras equipes ou outras áreas.

Não há um limite de post-its a serem discutidos, nem de quantas iniciativas serão puxadas. No caso desta retrospectiva, durante um total de 30 minutos, dois itens foram discutidos e quatro iniciativas serão puxadas na próxima sprint.

Sessão de feedbacks

Após a discussão de melhorar processos, ferramentas e interações com [fornecedores/clientes/outras equipes/etc], é um bom momento pra reconhecermos o trabalho dos colegas ali presentes.

Nessa dinâmica, que vi ser feita uma vez pelo André Lima, cada participante escolhe duas pessoas para fazer um elogio publicamente. Preferencialmente referente a algo que aconteceu nas últimas semanas.

Depois que cada integrante deu seus elogios pra duas pessoas, é hora da autocrítica. Nessa nova rodada, cada um diz algo sobre si mesmo que pode melhorar para as próximas sprints.

Essa é uma das minhas dinâmicas favoritas, pessoas acabam recebendo elogios que nem imaginavam e isso abre portas pra que feedbacks sejam mais naturais no futuro dentro do time.

Pós-retro, vulgo Happy Hour

Algumas retrospectivas são difíceis, geram desconforto e, às vezes, até sentimento de culpa nas pessoas. De qualquer forma, um momento para descontração é quase sempre bem-vindo — também é uma ótima oportunidade pra galera se conhecer um pouco mais! 🍻 Nesse momento em específico, a pessoa que trabalha em São Paulo não pôde participar junto, mas já estamos discutindo possibilidades dela estar em Porto Alegre na próxima retrospectiva!

Parte da equipe no Happy Hour, da esquerda pra direita: Giuliano, Marina, Júlia, Paula, Letícia e Lucas.

Por trás das cortinas

Puxar uma reunião de retrospectiva não deve ser feito no improviso - requer planejamento, leitura do momento do time, identificar as melhores maneiras de fazer com que todos os participantes se sintam a vontade pra conversar e de entenderem que a opinião de todos tem o mesmo peso.

Aqui, por exemplo, foi o meu rascunho de planejamento e roteiro desta retro:

Rascunho do planejamento e roteiro da retrospectiva

Além disso tudo, a pessoa facilitadora de um retrospectiva deve evitar influenciar outros participantes com sua opinião. Isto requer o dobro de atenção quando o facilitador faz parte da equipe em questão. No nosso caso, puxei a retrospectiva e evitei participar de algumas dinâmicas (ex.: votação de continuar ou não um assunto por mais 5 minutos), pois quando a pessoa puxando a reunião dá sua opinião, a tendência é que ela leve consigo pessoas ainda indecisas. Ainda assim, participei de outras dinâmicas, mas tentava ser o último a [votar/adicionar tópicos/elogiar/etc].

Um ponto relevante é que nenhuma das dinâmicas aqui descritas são de minha autoria, no máximo adaptei-as para o nosso contexto. Contudo, eu não lembro quem são os(as) autores(as) dessas dinâmicas, quem souber, por favor, diga que eu atualizo aqui! 😃

Já puxou uma retrospectiva parecida? Faltou eu falar sobre algum momento que seria interessante relatar aqui? Queria mais detalhes? Tem algo a sugerir? Qualquer outra coisa? Comenta aí, me chama, fica a vontade pra trocar ideias!