Pizza Kanban | Facilitação Remota

Relato da construção adaptativa e aplicação. Aprendizado e colaboração.

Devo estar somando pelo menos quatro meses que estou rodando práticas de Kanban com meus times de forma orgânica, seguindo o princípio, comece com o que tem.

E assim evoluímos de forma a ser possível começar a pensar em limitação de WIP e Métricas.

Porém que a cada novo ponto trabalhado, os times têm gradativamente se questionado e me questionado sobre conceitos básicos e entendimentos do que estamos fazendo. E chegou ao ponto de precisar pensar em como repassar os conceitos e fazer as corretas relações e disso nasceu a ideia de adaptar o Workshop de Pizza Kanban do Agile42 para o atual contexto remoto e assim a seguir relatarei como fiz a adaptação e como foi a experimentação de aplicar com um dos meus times.

Nosso contexto

Tinha em mente a ideia muito clara que precisava apresentar aos times os conceitos de Kanban e sanar a dúvidas que naturalmente surgiram diante da visível evolução ao abandonar as práticas e ritos ditados pelo Scrum.

Os times já estavam familiarizados com o board operacional, já haviam evoluído o mesmo e revisitado sua construção, também já trabalhavam com base nos contratos explícitos, classes de serviço e os temos upstream e donwstream não eram estranhos, mas como comentei, todo o trabalho foi realizado de forma orgânica. E como tal precisava seguir evoluindo, mas uma série de perguntas seguiam sendo frequentes.

As dúvidas sobre o fluxo, sobre a falta de uma planning, sobre as presentes repriorização eram temas corriqueiros. Então antes de trazer os temas limitação de WIP, previsibilidade, leadtime e outros, preferir dedicar um tempo para alicerça essa base.

Inspiração

Há menos de um ano tive a oportunidade de participar de um workshop de Pizza Kanban facilitado pelo Dionatan Moura e apesar do conhecimento prévio do tema, a oportunidade me trouxe um aprofundamento e melhoria da compreensão das práticas.

E numa breve conversa com o mesmo sobre como adaptar o momento me veio o insight concreto de como fazer acontecer.

Assim comecei a pesquisa sobre o workshop e cheguei ao material da Agile42 que não apenas me deu visibilidade de como montar, como serviu de base para o apresentarei na sequência.

Preparação Facilitação Visual

Possivelmente o maior desafio era conseguir reproduzir em ambiente remoto uma experiência semelhante e colaborativa como a que tive no workshop facilitado pelo Dionatan.

Então como eu e o time já estamos familiarizados com o Miro essa foi a ferramenta escolhida e nele comecei a construção. Também utilizamos o Teams como meio de comunicação.

Itens no Miro:

Os itens a seguir foram construídos utilizando a opção de forma (shape), texto (text) do Miro e imagens complementares da internet:

• Mesas (elipses);
• Pizza (combinação e sobreposição de triângulos e quadrados);
• Forno (uma imagem ilustrativa);
• Área para dispor, entregar e organizar os pedidos;
• Alerta visual;
• Pedidos
• Placar

Abaixo o resultado:

E aqui o link para acessar e visualizar o board completo no Miro.

Comunicação no Teams:

No Teams, mantive uma sala para orientações com todo o grupo e salas distintas para cada grupo:

Apresentação Complementar:

Além do ambiente para a facilitação, comunicação e colaboração, adaptei a apresentação do Agile42 para a necessidade da proposta.

Hora de Colocar em Prática

Para o hands-on separei um turno, assim seria possível executar todo o projetado e auxiliar em eventuais contratempos.

1. Apresentação: expliquei a proposta do game, as regas, o board, a divisão das equipes e o canal no Teams onde cada equipe teria para se organizar;
2. Miro: encaminhei o link e apresentei a área onde cada equipe deveria atuar, repassei as regras e identifiquei onde havia exemplos das pizzas e do forno a ser utilizado. E fiz uso de um artificio visual para identificar quando deveriam parar o que estivessem fazendo e retornar para a sala de comunicação geral;
3. Teams: como os momentos de interações eram intercalados, a cada novo incremento do desafio disponibilizava no canal de cada time um reforço quanto ao objetivo e as regas;

Round 01

Iniciamos com a orientação de qual seria o objetivo e que tinham liberdade de iniciar as construções (começar o que se tem).

Objetivo: construir tantas quantas fatias de pizza de sabor Havaiana fossem possíveis.
Duração: 10 minutos (o tempo de duração não foi informado ao time).

Imagem extraída durante a execução do Round 01

Ao fim do tempo indicado, com todos reunidos revisamos o resultado, contabilizamos o sucesso e o esforço a ser descartado. Apresentei e conversamos sobre as Principais Práticas do Kanban (visualizar e gerenciar o fluxo de trabalho, limitar o trabalho em andamento, as políticas explícitas, os feedbacks contínuos e a evolução colaborativa).

E solicitei que as equipes em conjunto visualizem um fluxo de trabalho e desenhassem o mesmo.

Round 02

No segundo momento com melhorias quanto à disposição dos itens, dicas de como serem mais efetivos e com foco no fluxo de trabalho desenhado (iniciamos melhorias e evoluções).

Objetivo: construir tantas quantas fatias de pizza de sabor Havaiana fossem possíveis considerando e respeitando o fluxo desenhado.
Duração: 10 minutos (o tempo de duração não foi informado ao time).

Imagem extraída durante a execução do Round 02

Observe que a equipe Bugzzaria desenhou a esquerda um esboço de um fluxo de trabalho a ser seguido, disponível abaixo:

Assim como no Round 01 ao fim do tempo indicado, com todos reunidos revisamos o resultado, contabilizamos o sucesso e também o esforço a ser descartado. E conversamos sobre quais pontos positivos foram sentidos ao trabalharem de forma mais organizada.

Round 03

Na terceira iteração, considerando os pontos positivos identificados e pontuados, apresentei um novo incremento em nosso desafio e propus que eles se adaptassem a novidade (adaptação e colaboração).

Objetivo: construir tantas quantas fatias de pizza de sabor Havaiana fossem possíveis e atender os pedidos que seriam distribuídos considerando e respeitando o fluxo desenhado.
Duração: 10 minutos (o tempo de duração não foi informado ao time).

Imagem extraída durante a execução do Round 03

No final dessa interação compartilhei minha percepção quanto a organização da execução do trabalho e conversamos sobre o tema. E assim contabilizamos o sucesso e o esforço a ser descartado.

Round 04

Na quarta e última iteração após termos identificado as melhorias quanto a organização do fluxo de trabalho e a auto-organização das equipes, trouxe a proposta de um novo sabor de pizza, ampliando assim nosso sistema. Mas antes de começar efetivamente, permiti que as equipes se reunissem e discutissem uma possível melhoria no fluxo de trabalho (feedback continuo).

Objetivo: atender os pedidos que seriam distribuídos considerando e respeitando o fluxo desenhado.
Duração: 10 minutos (o tempo de duração não foi informado ao time).

Imagem extraída durante a execução do Round 04

Uma particularidade nesse momento final, um dos membros da equipe Bugzzaria teve problemas de conectividade e acabou ficando ausente cerca de um terço do tempo e evidenciou a capacidade de reação e reorganização do restante do time.

Com todos conectados, finalizamos a contagem do round e a somatória de todos os rounds:

E constatamos que com a adoção de um fluxo de trabalho, sem desperdício de esforços identificamos que a equipe ZeroTr3s Pizzaria apresentou uma constância nos atendimentos.

Encerramento

Após encerrado as contabilizações, questionei “se conseguiriam identificar nossa evolução com essa analogia durante nossa atividade?” e as relações entre o Pizza Kanban Game e a adoção orgânica do time com as práticas foram não apenas reconhecidas, como também capazes de sanar as dúvidas ou questionamentos existentes.

E a fim de fechar o momento, solicitei que cada equipe desenhasse como julgasse melhor o fluxo de trabalho empregado.

Abaixo os resultados:

• Fluxo Equipe Bugzzaria

Fluxo desenhado pela equipe Bugzzaria

• Fluxo Equipe ZeroTr3s Pizzaria

Fluxo desenhado pela equipe ZeroTr3s Pizzaria

Resultado

O time cuja familiaridade com Kanban era apenas superficial e por assim dizer automática, passou a não apenas compreender as motivações do uso como os ganho, e compreendeu também que as evoluções e melhorias serão contribuições de todos.

A limitação do trabalho em progresso faz ainda mais sentido, quando perceberam que o esforço dedicado em demasia em atividades que não tem fim, não traz valor ao time.

E a adoção de métricas não será usado para medir quem entrega mais em menos tempo e sim para assegurar ao time visibilidade da capacidade e previsibilidade quando precisarmos responder as eventuais mudanças.

Em resumo, o time se considera apto ao próximo passo e está ansioso por iniciar as suas medições.

Links Uteis:

Agile42: https://www.agile42.com/

Pizza Kanban Game Agile42: https://www.agile42.com/en/kanban-pizza-game/

Apresentação Pizza Kanban Game Agile42: https://www.agile42.com/documents/28/agile42_Kanban_Pizza_Game.pdf

Board Pizza Kanban Game: encurtador.com.br/bwKQZ