Retrospectivas mais que Lições Aprendidas
Seguidamente eu sou abordado por pessoas que querem ideias de dinâmicas para fazer uma reunião de lições aprendidas. Não que eu discorde da validade de usar um formato mais lúdico e colaborativo de retrospectiva para isso. Um pouco de estrutura vai ajudar, certamente. Mas vamos combinar: uma retro é mais que um encontro de lições aprendidas.
Assembleias
Durante algum tempo eu participei do Expresso 25. Lá, a cada final de grande evento (turnê, temporada, show especial) o maestro reunia todos os membros do grupo e o ensaio se transformava em uma grande reunião. Discutíamos aquilo que havia ocorrido e também o estágio atual que o time se encontrava. Esse tipo de encontro acabou sendo carinhosamente apelidado de assembleia.
O formato era simples e o objetivo nobre: todo mundo se reunia criando um grande círculo onde todos se enxergavam e cada um tinha o direito a falar o que quisesse, sendo ouvido por todos do grupo. E era exatamente isso que acontecia. Da primeira vez que vi isso acontecer, achei o máximo. A partir da segunda, comecei a achá-las enervantes. E a razão é simples: não adianta só falar, devemos agir a partir desse feedback gerado. Normalmente as pessoas saiam dessa reunião se sentindo bem, o que certamente é um benefício. Mas, se temos um time que realmente quer ir adiante e melhorar, precisamos do engajamento dos seus membros em itens de ação que o direcionem pra um novo estágio.
Lições Aprendidas
O PMBOK define a reunião de Lições Aprendidas como o aprendizado ganho no processo de execução do projeto. Por mais que em teoria essa reunião possa ocorrer a qualquer momento, normalmente ela acontece no fechamento dos projetos. Esse hábito gera um conjunto de informações em um momento muito tardio, apenas aumentando o número de páginas de relatórios que documentam a finalização de um projeto.
Na prática, temos mais um conjunto de informações que vai para algum repositório (Wiki, Sharepoint, …) para morrer. Ninguém procura, ninguém lê. E muitas vezes, quando lê, não encontra aderência com a sua realidade: time, escopo, cliente e cadeia de valor são diferentes. Com isso, a reunião acaba não concretizando o que queria, que é o compartilhamento efetivo do aprendizado para promover a recorrências dos sucessos e impedir a repetição dos resultados indesejados.
Se esse cenário já não fosse ruim o suficiente, uma rápida busca na internet mostra que algumas pessoas fazem e sugerem que esse tipo de reunião possua um formato eventualmente até mais informal, como um happy hour. Aí, convenhamos, esse encontro fica tão desestruturado que nada mais é do que uma assembleia…
Retrospectivas
As retrospectivas são um importante mecanismo que habilita o time a continuamente evoluir sua maneira de trabalhar. Através de uma auto-inspeção, seus membros são capazes de avaliar seu desempenho e criar itens de ação factíveis cuja execução tende a trazer melhora. As retros ocorrem ao final de cada iteração e variam em tempo, normalmente não excedendo uma hora para sprints de duas semanas (o Scrum Guide fala em três horas para iterações de um mês … ).
Vários formatos de reunião existem, mas todas elas compartilham um esqueleto em comum:
- Preparação do Ambiente — reunir o time e engajá-los na retrospectiva. Atividades de aquecimento e energização, assim como a leitura da primeira diretiva são atividades comuns nessa fase. É importante aqui explicar como a atividade vai ser desenvolvida.
2. Coleta de informação — criar uma imagem compartilhada do que aconteceu durante o período analisado.
3. Geração de ideias — discutir os eventos de sucesso e identificar os pontos de melhorias.
4. Decisões sobre o que fazer — identificar os itens de maior prioridade e colocá-los em uma lista com objetivos mensuráveis para que possam ser executados.
5. Fechamento da retrospectiva — encerrar a reunião. Atividades de reflexão sobre a retrospectiva assim como pequenas celebrações de sucesso são possíveis nessa etapa.
Finalizando
Não interessa quão bom é o time e o projeto, sempre temos a oportunidade para melhorar. Assembleias, lições aprendidas e retros são boas oportunidades para isso. Mas não dá para negar que há benefícios cada vez maiores a medida que a reflexão ocorra de forma mais frequente e mais estruturada. E com acompanhamento!
Ao contrário das lições aprendidas e das assembleias, as retrospectivas não focam na posteridade, mas no próximo dia útil do time.
Populares no mundo ágil, elas podem também ser usadas em times tradicionais ou ainda fora do ambiente de desenvolvimento de sistemas. Para isso, ficam algumas dicas de sites (em português ou inglês) com formatos para serem usados nas suas próximas retros:
- Retro Ágil (pt)
- Agile Retrospective Resource Wiki (en)
- Fun Retrospectives (en)
- Retrospective Exercises Toolbox (en)
- Retromat (en)
- Retrospective Techniques for Coaches, Scrum Masters, and Other Facilitators (en)
- Tasty Cupcakes (en / pt)
Para aprofundar no assunto (de onde sairam os 5 passos acima), um dos melhores livros sobre o assunto é o Agile Retrospectives, de Esther Derby e Diana Larsen.
