Vendendo projetos Ágeis para PME.

Quem já participou de uma reunião comercial da venda de um serviço, certamente já escutou do cliente as seguintes perguntas: Mas quanto vai custar e quando ficará pronto?

Este, sem dúvidas, é o pior momento da reunião, principalmente se este serviço oferecido for o desenvolvimento de um software. A construção de sistemas de informação é uma atividade que é realizada há pouco tempo se comparada aos demais serviços que encontramos no mercado e, por este motivo, muitas vezes os clientes tiveram pouca ou nenhuma oportunidade de realizar a compra.

Antes de entrar na primeira reunião comercial com o cliente e ter o primeiro contato com os seus desejos, rezava para que essas duas perguntas não fossem feitas. Todo esse medo tinha uma justificativa, pois se você responder e errar para baixo, o cliente vai te pressionar a diminuir o preço quando você enviar a proposta com os "valores corretos", se você errar para cima e por muito, pode criar uma expectativa negativa e perder a venda. Era como se ouvisse de uma paquera ao final do primeiro encontro se eu a faria feliz para todo o sempre.

Além desse risco financeiro, ao responder estas perguntas, o cliente acabava considerando as respostas como um compromisso de vida e a partir de então, criava expectativas principalmente em relação a data de entrega.

Uma das coisas mais importante que aprendi com a agilidade foi a colaborar com cliente. Através desta visão de parceria, comecei a questionar o porque que os clientes precisavam saber desesperadamente o preço e o prazo de forma tão prematura. Percebi que esta dificuldade existe porque todos nós estamos acostumados a comprar produtos prontos, como relógios, carros, etc, ou que sofrem poucas mudanças durante o processo de construção, como por exemplo, um apartamento.

Sabemos o quanto é impossível passar uma estimativa 100% assertiva do tamanho e do custo de um projeto. Toda essa dificuldade existe porque, na fase de contratação, nem o cliente possui certeza de todas as funcionalidades que precisam ser construídas. Ele possue apenas, o desejo de automatizar e ou, controlar algumas áreas da sua empresa e normalmente ouvimos o pedido deste jeito: "O sistema é pequeno, quero apenas controlar a área de vendas da minha empresa". Sim, sei, pequeno… Controlar toda a área de vendas! :)

Passamos a realizar pequenas palestras com os nossos candidatos a cliente, com o objetivo de ensinar os perigos e armadilhas existentes na construção de um projeto, onde o escopo e o prazo fossem "garantidos" por duros contratos. Esta ação, nos permitiu mostrar para os clientes o quanto eles nos forçavam a ser desonestos pelo simples fato de ter que colocar "gorduras" na nossa proposta, pois essa era a única forma de diminuir o nosso risco de prejuízo financeiro em caso de problemas com a má estimativa do projeto.

Como resultado dessa abordagem, os clientes passaram a aceitar mais facilmente desenvolver o projeto sem uma definição total do escopo, tendo a oportunidade de adaptar o sistema a medida que o software era desenvolvido. Essa aceitação ocorria, justamente por aumentar os chances de construirmos um projeto que realmente resolvesse o problema dele, mas infelizmente, trouxe para a mesa de negociação o medo de que consumíssemos todo o orçamento do projeto sem que o sistema ficasse pronto.

Mais uma vez, fomos forçados a nos colocar no lugar do cliente e percebemos que de fato esse risco existe, principalmente se o cliente mudar muito o escopo, pois o contrato que oferecíamos era a alocação de uma equipe disponível em um período de desenvolvimento com pagamentos parciais a cada entrega. Essa abordagem levou para o cliente a responsabilidade de participar de forma ativa do projeto, porém percebemos que ele tinha um desejo implícito, ele não queria se envolver no projeto. Ele imaginava que por ter contratado uma empresa com especialistas em desenvolvimento de software, a sua única responsabilidade era pagar pelo projeto quando ele fosse entregue.

Na tentativa de encontrar as respostas destes problemas, percebemos que um outro serviço também possui os mesmos riscos. O ramo de pequenas construções e reformas, possui características um pouco semelhantes à venda de um software. De um lado um cliente com desejos, mas sem conhecimento técnico e do outro o especialista Zezinho.

Vamos aos fatos!

Procuramos pedreiros para realizar reformas ou pequenas construções. Durante a primeira reunião comercial, explicamos as nossas necessidades com a expectativa de receber um orçamento assertivo, pois temos a esperança de ter a obra finalizada dentro do prazo e custo. Normalmente recebemos como resposta um prazo em semanas ou meses, dependendo do tamanho do serviço, e o valor referente ao trabalho de uma semana. Ou seja, o valor total do serviço é obtido através do produto entre o prazo recebido e o valor da semana. Se você já vivenciou esse momento, com certeza você ficou com a seguinte dúvida: Qual garantia eu tenho de que esse planejamento será cumprido?

Como normalmente essa relação comercial ocorre entre pessoas físicas, não existe a possibilidade de multa contratual para eliminar esse risco. O único jeito é acompanhar a obra de perto, diariamente, centímetro por centímetro.

Eu ainda não conheço ninguém que começou uma pequena construção ou reforma e viajou durante toda a obra.

Essa necessidade de acompanhamento acontece por causa da falta de confiança que toda relação comercial possui no início da prestação de serviço e ela tende a diminuir, a medida que o tempo passa e as expectativas de ambas as partes são atendidas. Caso o contrário, a prestação de serviço tende a ser encerrada. Essa abordagem acaba sendo mais efetiva do que qualquer multa contratual, pois ela elimina o desperdício do trabalho mal feito.

Até este momento, havíamos convencido os clientes a não receber mais uma proposta comercial do valor total do projeto e incluímos duas cláusulas nos nossos contratos. A primeira determinava um tempo máximo de resposta das entrega que faríamos e a segunda, de que o contrato poderia ser cancelado sem multas em caso de má qualidade.

Ainda sim, os clientes ficavam inseguros, o medo agora era a disponibilidade de tempo que ele não poderia ter, pois normalmente as PME possuem poucos funcionários. Começamos a sentir a necessidade de adicionar uma fase de amadurecimento do requisito, para gerar um entendimento no nosso time e assim, diminuir a dependência do cliente e deixar para ele, apenas a reponsabilidade de nos apoiar e validar as entregas dentro do prazo acordado.

Como não podíamos elevar os nossos custos, oferencendo um profissional responsável pelo produto, encontramos no livro Direto ao Ponto, do Paulo Caroli, a resposta que precisávamos.

O Paulo Caroli, que depois eu tive o prazer de conhecer, descreveu neste livro, todos os passos necessários para junto com o cliente, criar uma visão do produto que se deseja construir em uma semana. Vender uma fase de amadurecimento do requisito gastando apenas 5 dias com o formato de um Workshop, se encaixou como uma luva no nosso processo de vendas, pois além de gerar uma visão geral do projeto, aumentava a colaboração entre o time de desenvolvimento e o cliente, e no final, conseguíamos gerar uma estimativa um pouco mais real do prazo e do custo necessário para desenvolver o projeto.

Durante o workshop, realizamos atividades que visam o amadurecimento do requisito. Tudo começa com a definição da visão do produto, que é uma etapa importante para criar uma visão simples do problema que o produto se propõe a resolver. Em seguida, definimos os objetivos do produto e as personas que vão interagir com o sistema. Na definição dos objetivos, ajudamos o cliente a definir o que o projeto vai fazer e o que ele não vai fazer. Ao definirmos essas duas visões, o cliente percebe a relação entre desejo e preço, pois quanto mais objetivos o projeto tiver, maior e mais caro ele vai ser.

Outra atividade que gera um excelente resultado é a definição das funcionalidades (Features) do sistema. Nesta atividade, o cliente tem a oportunidade de pensar como o sistema vai atender os objetivos e necessidades das personas, e começa a materializar como o seu produto irá funcionar de forma bem clara. Com as funcionalidades definidas, realizamos a classificação quanto a importância para o negócio e o esforço de implementação que o time de desenvolvimento terá.

As últimas atividades do workshop são a montagem do MVP (Mínimo Produto Viável), que é criado a partir da junção de funcionalidades considerandos as classificações que foram definidas nas fases anteriores, e a definição de uma estimativa do prazo através do detalhamento de algumas funcionalidades que são selecionadas pelo cliente. De posse dessa estimativa, é possível chegar em um tempo total de desenvolvimento estimado utilizando o tempo médio do esforço versus o total de funcionalidades.

A partir do aprendizado das técnicas descritas no livro Direto ao Ponto, incluímos o Workshop de construção do MVP no nosso processo de vendas e com isso, deixamos de fugir das tão temidas perguntas e passamos a ajudar o próprio cliente a respondê-las com a visão muito mais madura sobre as dificuldade de se desenvolver um software.

Veja só o feedback do cliente!

O processo de venda foi um dos mais inusitados que já experimentei até hoje. A principio quando o mesmo chegou com a proposta de criação conjunta de escopo olhei com muita desconfiança para a proposta, porém, o que se apresentou foi uma situação completamente diferente e muito elucidativa. O trabalho de imersão de uma semana nos trouxe uma visão muito mais clara de como deve funcionar o nosso projeto, nos deparamos com a realidade e fomos construindo e amadurecendo o nosso sistema a medida que o tempo ia passando.
No final mostramos os resultados a todos os sócios da Midiaclip que se encantaram com os resultados obtidos e com a forma clara da apresentação. Recomendo muito todo o processo de trabalho adotado e estou muito satisfeito com os resultados obtidos. Luis Claudio de Carvalho Garrido