Gweithio’n agored

Rwy’n ffeindio’r broses o weithio’n agored yn ddiddorol gan fod cysylltu â rhwydweithiau a chymunedau wedi bod yn rhan o’m rolau blaenorol i.

Fel y soniais yn fy mlogbost ar rwydweithiau ar-lein, fy swydd bresennol i yw’r swydd gyntaf rydw i wedi cael ers sbel ble nad yw’r defnydd o gyfryngau cymdeithasol yn rhan o’m gwaith dydd i ddydd. Mae hyn yn golygu fy mod i’n gweithio’n galetach i rannu fy ngwaith ar-lein gan nad yw’n rhan annatod o’m swydd. Rydw i wedi bod yn darllen Working Out Loud gan John Stepper er mwyn helpu fi ar y siwrne yma.

Mae’r rhan gyntaf o’r llyfr yn canolbwyntio ar sut mae gweithio’n agored yn cyd-fynd â bod yn unigolyn llwyddiannus, ond doedd hyn ddim yn rhan o beth wnaeth ysbrydoli mi i ddarllen y llyfr. Gan fy mod i wedi gweithio yn y sectorau cyhoeddus a gwirfoddol, roedd gen i fwy o ddiddordeb mewn sut roedd gweithio’n agored yn cyfrannu at fywyd cymdeithasol. Ond wnaeth popeth clicio ar ôl i mi wrando ar y cyfweliad gyda Paul Taylor ar bodlediad Leadermorphosis (diolch i Neil Tamplin am rannu hwn). Yn y bodlediad yma mae Paul yn dweud y dylai datblygiad sefydliadol fod yn debyg i ddatblygiad personol. Dylai bod ein sefydliadau yn angerddol am ddysgu a gwella yn yr un modd a’r bobl sydd ynddynt. Roedd e’n ddiddorol clywed mai’r angerdd yma sy’n cadw Paul yn Bromford. Dyma beth a ddysgais am newid sefydliadol a phersonol wrth ddarllen y llyfr gyda’r meddylfryd yma.

Dechreuwch yn fach

Mae gwasanaethau cyhoeddus yn cael eu dominyddu gan brosesau newid enfawr oherwydd ein dibyniaeth gyffredinol ar ddulliau fel PRINCE 2. Mae hyn yn golygu bod rhaid inni ragfynegi pethau sy’n amhosib i ni wybod. Mae Stepper yn awgrymu bod pobl yn cymryd dull “agile startup” i weithio’n agored — mae angen iteru a newid eich ymagwedd yn seiliedig ar adborth cynnar. Mae Stepper yn rhannu astudiaeth achos gwych o’r modd y sefydlodd Anne-Marie Imafidon Stemettes:

“Ann-Marie continued to make mistakes, but they were new mistakes, a natural part of the learning process…. Success for Ann-Marie and for Stemettes wasn’t a neat line of carefully planned steps along a well-travelled path. It was purposeful discovery, each step producing learning, connections, and increasing the set of possibilities.”

Mae’r ymagwedd hon yn sicrhau bod dysgu wrth wraidd ein gwaith, ac nid rhywbeth sy’n digwydd ar adeg benodol a drefnwyd o flaen llaw. Mae hyn yn cyd-fynd â blogbost Think Purpose ar wneud dysgu yn rhywbeth sy’n digwydd try’r amser yn lle gweithgaredd achlysurol.

“Y perffaith yw gelyn y da”

Rhannodd Evan Jones y dyfyniad yma gan Voltaire mewn seminar Swyddfa Archwilio Cymru ar wasanaethau cyhoeddus digidol, ac mae’n hynod o berthnasol yn y cyd-destun yma. Yn gyffredinol, dyw gwasanaethau cyhoeddus ddim wedi derbyn eu bod nhw’n debyg o wneud camgymeriadau. Ond mae’r syniad bod pob newid rydym yn rhoi ar waith yn berffaith yn hynod o broblem.

Nid yw mudiadau’n gyfforddus wrth gwneud newidiadau achos mae’r risg yma yn cael ei weld fel peth peryglus yn y rhan fwyaf o achlysuron. Ond mae’r syniad bod newid yn risg yn dibynnu ar bersbectif yr unigolyn. Oes yna mwy o risg mewn cadw popeth fel mae fe, ble nad yw’r rhan fwyaf o wasanaethau yn darparu beth mae pobl eisiau, neu i gymryd y cam cyntaf ar daith o iteru? Rwy’n meddwl bod angen inni feddwl eto am ein diffiniad o lwyddiant. Mae hwn yn rhywbeth y mae Stepper yn edrych arno wrth iddo edrych ar y pwrpas o weithio’n agored:

“The main benefit… isn’t popularity. They aren’t putting in this effort simply to chase views. Instead, with each contribution, they’re learning. Every time they write about a project or an idea, they think deeply about it and get feedback from others. In addition to that investment in their craft, they’re deepening relationships with the people already in their network and, over time, creating a portfolio of contributions they can reuse over and over again, unlocking other possible connections.”

Newid ymddygiad sefydliadol

Mae Stepper yn sôn am strwythuro’ch bywyd er mwyn eich helpu chi i gyrraedd eich nodau. A ydym ni fel gwasanaethau cyhoeddus yn gweithio mewn ffyrdd sy’n ein galluogi ni i weithio’n effeithiol? Dydw i ddim yn dweud bod rhaid ailstrwythuro sefydliadau, ond dylem edrych ar ein prosesau i weld os ydyn nhw’n wir yn addas i’w bwrpas. Ydyn nhw’n hwyluso ein siwrne ni i’n nodau? Neu ydyn nhw’n gwneud pethau’n anoddach? Mae hyn yn taro cloch i mi, yn enwedig wrth feddwl am gaffael.

Mae Stepper hefyd yn edrych ar greu arferion cadarnhaol. Rydyn ni’n gwerthfawrogi’r pethau rydyn ni’n adnabod (mae’n werth cael cipolwg ar y daflen defnyddiol yma ar duedd), felly mae’n gwneud synnwyr bod ailadrodd yn atgyfnerthu’r arfer yma wrth i ni ddod yn fwy cyfarwydd gyda nhw. Mae Stepper hefyd yn annog pobl i leisio’u cynlluniau er mwyn atgyfnerthu eu bwriadau. Mae hyn yn rhywbeth a wnaethom trwy ein ffurflenni galw i weithredu yn ddigwyddiadau Swyddfa Archwilio Cymru, ac mae’n rhywbeth rwy’n ystyried ar gyfer ein gwerthusiad o’n digwyddiadau ni.

Beth ydyn ni’n gwerthfawrogi?

Y prif bwynt i mi oedd ynglŷn â’n bersbectif o’n gwaith. Ydyn ni’n gweld gwasanaeth cyhoeddus fel rhan o rwydwaith cymunedol, neu fel rhywbeth sy’n cael ei ddarparu i bobl?

“By paying attention to something, your mind becomes more attuned to it…. they start experiencing networking as something based on contributions instead of transactions”

Dylem weld gwasanaethau cyhoeddus fel yr ydyn nhw’n o iawn — fel galluogwyr sy’n helpu pobl i fyw bywydau gwell. Mae’n rhy hawdd i feddwl am drawsnewid sefydliadol yn nhermau’r sefydliad, er enghraifft y naid o wasanaethau cymdeithasol plant ac oedolion. Ond mae’n amlwg bod hyn yn rhywbeth sy’n bodoli achos strwythurau sefydliadol. Y trawsnewidiadau sy’n bwysig i bobl yw pethau fel gadael cartref a chreu perthnasoedd newydd. Dylai ni dechrau meddwl am bethau sy’n bwysig ym mywyd go iawn. Sut allwn ni wneud bywydau pobl yn well?