CÓMO ALINEAR LOS OBJETIVOS CON LA PLANIFICACIÓN
Guía para organizar los objetivos, el año, la semana y el día.
Hacía tiempo que quería escribir un articulo de este tipo. Hacerlo me permite limpiar mi flujo de trabajo, que mejoró mucho durante el 2018 pero seguía siendo irregular. Dejarlo por escrito me permite aclarar mis propias ideas y ver en donde estoy fallando realmente, y publicarlo me obliga a mejorar su calidad. Mi proceso está cambiando constantemente, mejorando con el tiempo y adaptándose a los cambios del trabajo y mi vida universitaria y personal.
Voy a enfocar este post en 3 partes, partiendo primero de una vista general y enfocando de a poco hasta llegar al dia de trabajo, y luego ampliando el cuadro hasta llegar a la vista anual nuevamente:
- El nivel Macro: la Planificación (Año | Trimestre | Mes)
- El nivel Micro: la Ejecución (Semana | Día)
- El nivel Macro: las Revisiones (Diaria | Semanal |Mensual) y (Trimestral | Anual).
Esta productividad se enfoca en:
El trabajo: soy representante de ventas en una revista en mi ciudad de origen. Ocasionalmente dibujo planos para arquitectos y hago relevamientos sencillos (medir, tomar fotos, hacer el dibujo en CAD, enviar todo por mail al Arquitecto).
La Facultad: estudio Arquitectura. En el 2019 voy a terminar el nivel 3. Cada año elijo las materias que voy a hacer en funcion de varios factores: correlatividades, dias y horarios de cursado, carga horaria, organización de viajes y tareas).
Mi vida personal: (la salud, el ejercicio, cuidar la alimentacion, relacionarme con la gente que quiero, la lectura de otros arquitectos y diseñadores, etc.) Todos tenemos que mantener nuestros intereses; si todo fuera estudiar y trabajar, tarde o temprano llegaremos al colapso y querer tirar todo a la m*** (lo digo por experiencia propia y ajena).
Mi mundo creativo: tengo que reconocer que el espíritu creativo no nació en mí antes de empezar a estudiar. Yo solo idolatraba el diseño, y nada mas. Pero la cosa me fue llevando y ahora tengo varios frentes donde me gustaría encauzar mi energia y creatividad. Por ahora me voy a centrar en la escritura, la creación de videos simples (IG stories y IGTV), y artículos de diseño.
Hay algo importante cuando hablo de mi proceso: Casi siempre estoy trabajando .
Pero esto no significa que siempre esté haciendo cosas que se sienten como un trabajo. Significa que disfruto de las cosas que hago, y mis pasatiempos terminan siendo productivos. Por ejemplo, trato de leer por lo menos tres veces por semana. Por un lado, leer es tiempo libre. Pero tambien es productivo si como minimo tomo notas de lo que leo y luego hiciera un Post sobre eso.
1 · MACRO : LA PLANIFICACIÓN
El Año
Todo empieza en mis Áreas de Responsabilidad. Un área de responsabilidad es un área de tu vida en la que tengas varios proyectos que quieras cumplir. Para mí, algunos de ellos son el manejo del tiempo, del dinero, mi salud, mi vida creativa, etc.
Desde esas áreas, me pongo metas anuales (al principio dejo volar la mente, pero luego me limito a dos por área para no saturarme y perderme en la cantidad). Pero no son “anuales” en el sentido de que espero que se terminen el 31 de diciembre, sino que son metas que quiero lograr o en las que trabajar durante el año. Se podría pensar en ellas más como objetivos. En Things, anoto estas Areas de Responsabilidad (siguiendo el sistema PARA), y luego mis metas anuales asociadas dentro de ellas:
Uso otras aplicaciones para aproximarme desde un ángulo distinto a las Áreas. Uso Mindly para estructurar todo y asegurarme de que todo es coherente con las Áreas y Proyectos. Para organizar la realizacion de los objetivos mas complejos es muy útil contar con un diagrama de Gantt. Ahora uso Redbooth, pero estoy buscando otra opción que pueda mostrarme esta información tanto en la Mac como en el iPhone.
“Cualquier persona subestima lo que puede hacer en un día y sobreestima lo que puede lograr en un año”
Trimestres: Fijar un marco de tiempo
Apenas tengo idea de qué quiero lograr y desarrollar durante el año hago la division del mismo en 4 trimestres. Resulta que cuando establecemos objetivos con tanto tiempo para su ejecución nos dejamos estar; las metas tienen que tener un plazo definido y acotado para que nos comprometamos con ellas. Tres meses es un plazo manejable en mi mente, lo suficientemente amplio como para visualizarlo mentalmente y suficientemente acotado para no dejarme estar. Si establezco un objetivo para un año, y resulta que no es lo suficientemente grande, podría terminar postergado hasta octubre.
Luego elijo cómo ubicar los objetivos en los distintos meses y su desglose en semanas. Algunos (como la meditación) no necesitan un proyecto.
El Mes
Cada mes, voy a elegir tres objetivos para centrarme. Pueden parecer pocos, pero teniendo en cuenta que las horas que les voy a dedicar se suman a las horas que necesito para trabajar, las que me demanda la Universidad (cursado y tareas), que son muchas; y dormir, comer, etc., es obvio que no sobra mucho mas tiempo.
Estos tres objetivos son los que creo que tendrán el mayor impacto. Siempre los sacaré de mis metas anuales, para asegurarme de que estoy en el camino de las metas más grandes a las que apunto.
Luego, a partir de las metas mensuales, puedo dividirlas en submetas para las semanas.
Tengo dos tipos de objetivos semanales: los que quiero hacer todas las semanas (publicar un artículo, leer un libro, una hora de estudio profesional) y los específicos a una semana particular. Estos generalmente se basan en los objetivos mensuales, aunque a veces habrá otras cosas importantes que deben hacerse y que tendrán prioridad. Entonces a partir de las metas semanales, puedo establecer metas cada día. Una vez más, todo se limita a tres para obligar a concentrarme.
Para los habitos que siempre se repiten (Ejercicio, duchas frias, meditar, puntualidad a la hora de dormir, etc.) usaré una app movil que me facilite seguir el registro semanal.
2 · MICRO : LA EJECUCIÓN
La Semana (Organización)
“Tenemos 168 horas a la semana, ¿Cómo podemos aprovecharlas mejor?” Marissa Mayer, CEO Yahoo
Un plan semanal nos permite definir una sola vez que tipo de tareas vamos a hacer en cada momento del dia, para luego solamente ir “echando” en esos bloques el tipo de tareas correspondiente, ya sean de trabajo, Universidad, creación, Revisión, etc. Esto es importante porque, como se ve, me permite estructurarla para las cosas importantes.
Algunos elementos observables son:
- Separo los momentos que quiero dedicar al proceso de Creacion. Esto es importante porque si lo dejo relegado a “cuando tenga tiempo” ese tiempo no va a llegar nunca. La creación es una práctica deliberada, no un momento de inspiracion. Estos bloques de tiempo están al comienzo del día, donde la cabeza está descansada, relajada y libre de distracciones, recuerdos previos o pensamientos inútiles. Así es posible dedicarse al Trabajo Profundo. Además Daily Rituals: How Great Minds Make Time, Find Inspiration, and Get to Work detalla los hábitos de grandes artistas de múltiples disciplinas. Aunque hay muchas diferencias entre ellos, todos comparten la misma estrategia: una rutina de creación.
- Hay un bloque para organizar la semana, en dos momentos distintos. Uno al terminar mi semana facultativa (que coincide con la semana laboral este año) y tengo claro qué carga de tareas tengo para la semana siguiente. Y el otro momento es la noche anterior a comenzar el cursado, donde hago algún ajuste y repaso para no olvidarme nada.
- El tiempo libre siempre está disponible para alguna tarea importante, o para imprevistos. El ansia perfeccionista y la filosofia americana, que predica que siempre se puede obtener un poco mas de rendimiento de los recursos, no me ha funcionado. Al final, o te quedas pelado por el stress o empezas a atrasarte y no cumplir con los compromisos. El papel lo aguanta todo, y en la vida real, siempre hay imprevistos.
- He separado casi todos los días las tareas exigentes con pequeños descansos que permiten relajar la mente antes de ingresar en otra actividad.
El segundo esquema es para definir qué tipo de actividades de la Universidad voy a realizar en cada momento de la semana. Esto es la versión gráfica de un ‘Sistema’, una serie de pasos que siempre se ejecuta igual y con él puedo organizar qué tareas voy a ejecutar en cada espacio libre previamente separado para ellas.
El Día (Foco y Producción)
Una forma importante de estructurar el día para mí, es dividirlo en bloques, asegurando que el cerebro tenga tiempo para abstraerse y enfocarse al maximo en cada tarea. Yo lo hago en 5 partes:
MADRUGRADA (6:00 a 8:30)
MAÑANA (8:45 a 12:00)
SIESTA (12:15 a 16:00)
TARDE (16:30 a 20:30)
NOCHE (20:45 a 23:30)
Esto es lo ideal. ¿Van a ser todos los dias así? De ninguna manera, pero la idea es ser intencional sobre a dónde dirigiremos la energía.
En Things, voy primero a la pestaña “Hoy” y luego filtro las tareas que tengan la etiqueta TMI. Esto está en concordancia con mi agenda de papel. Toda la organizacion del día esta allí. En ella solamente anoto las TMI y eventos muy importantes. A medida que pasa el tiempo de cada dia, anoto en la agenda la cosa concreta que haya querido hacer y lo resalto con amarillo, si no fue asi anoto qué es lo que hice realmente y lo resalto con otro color.
En lo posible, no voy a hacer nada de ‘Hoy’ hasta que no complete las 3 TMI del dia y las otras de prioridad Superior.
Un tip que aprendí de Marcos Vazquez es programar cada día:
- Una o dos tareas relacionada con la misión Personal (TMI : Tareas Más Importantes)
- (Máximo) Tres tareas secundarias
- 4 o 5 tareas Rutinarias / Recreativas / de Gestión
Esta regla es interesante porque aplica dos conceptos importantes: Priorización (El orden, primero lo primero) y Foco, y mantiene la variedad (necesaria para que no se aburra nuestro cerebro, y nos permite atender nuestras obligaciones diarias.
Decidir en la agenda qué cosas voy a terminar cada día (si es largo lo divido) y concentrarme primero solo en eso cada día
La pregunta no es ¿Qué tarea quiero hacer? sino ¿Qué objetivo quiero lograr?
Una cosa a tener muy en cuenta en distintos momentos del dia, y sobretodo a la noche, es entender y aceptar que los días son limitados (las horas de madrugada no son extensión del día anterior sino del siguiente). Hacerlo nos evitará mas de una pasada de largo creyendo que estamos adelantando, cuando en realidad le estamos quitando tiempo a otra cosa (dormir, organizar la agenda, el bloque de Trabajo Profundo del dia siguiente).
3 · MACRO : LAS REVISIONES
La Revisión Diaria
Planea el día siguiente
Todas las noches me tomo 10 minutos planificar lo que quiero lograr mañana. Es un ejercicio donde recuerdo lo que logré hoy y duermo mejor sabiendo que ya tengo planificado mañana. El objetivo de la revisión es triple:
- Evaluar el dia
- Borrar la pizarra de hoy
- Planea al dia siguiente
Evaluar el dia
La evaluación del día es simple: tomo lo que hice durante el día y lo marqué en la hoja de cálculo, resaltando en verde los objetivos que alcancé, agregando cuentas por los hábitos que logré y observando si hay algo que deba ajustar en mis objetivos. para la semana.
Borrar la ‘pizarra’ de hoy
Trato de limpiar todo lo que queda al final del día. Cerrar todas mis pestañas, salir de cualquier aplicación abierta, capturar cualquier trabajo que aún esté en proceso y convertirlo en una tarea en Things, limpiar las bandejas de entrada (Things, Mails, Notas).
Planea el día siguiente
Intento hacer esto por la noche cuando mi trabajo completo está fresco. Lo que hago es tomar mis metas semanales y corroborarlo con la agenda, Things y Redbooth, ver cuál sería el mayor impacto si se hiciera mañana.
La revisión semanal
Al final de la semana, el viernes o el domingo por la noche, haré una revisión semanal para reflexionar, pasar en limpio, establecer nuevos objetivos, ver cómo fueron las metas y los hábitos. Sin embargo, hay un par de cosas mas:
Pregunta de restricción más grande
Intento preguntarme cada semana: “cuál es la mayor restricción en mi producción en este momento”, según el libro El objetivo. Encuentro que esto ayuda mucho a enmarcar mis metas para la próxima semana, al enfocarme en dónde se está perdiendo mi tiempo y podría estar delegando, automatizando o no haciendo el trabajo que debería estar haciendo.
Revisión de Finanzas
Entro a YNAB y estudio la lista de transacciones de la semana, solo para asegurarme de que todo esté en orden, lo comparo con la lista de pagos pendientes en Notas para asegurarme que tengo el dinero reservado para ellos y eso es todo.
Borrar carpetas y archivos
Por último, eliminaré las carpetas típicas del purgatorio, como Descargas y Escritorio, y archivaré las cosas o las uso y elimino directamente.
La revisión mensual
La última pieza de esto es el control mensual. Acá reviso las fechas importantes de la Facultad: parciales, entregas; fechas de entregas del trabajo, feriados, turnos medicos, y cualquier otro evento que merezca la atencion.
Pensamientos finales
Todo esto puede parecer un montón de trabajo para mantener, pero me toma 15 minutos la mayoría de los días de semana, unos 30 minutos el viernes y tal vez una hora al final de cada mes. Es muy rápido una vez que le agarras la mano y muy flexible en cuanto a personalizacion para tus propios proyectos y flujo de trabajo.
