Организация рабочего процесса по методологии канбан в Трелло

Published in

Hack Exchange

13 min readMar 14, 2018

Мы рассмотрим что такое методология канбан и чем полезен и удобен сервис Трелло для её применения, также рассмотрим некоторые кейсы применения этой методологии в моих проектах.

Вы читаете статью об одной из применяемых мной техник для организации своей работы и жизни. Я считаю, чем проще методология, тем проще её применять и адаптировать под себя.

Подобно учёным исследующим законы природы, некоторые люди, занимающиеся организационной работой, смотрят на процессы происходящие в жизни и формализуют их. Такие методики можно назвать нативными (естественными, которые взяты из жизни).

Что такое канбан и откуда он взялся?

В русскоязычной Википедии есть две статьи по этому поводу, давайте рассмотрим обе.

Канбан (яп. カンバン камбан)

Система организации производства и снабжения, позволяющая реализовать принцип «точно в срок». Слово «канбан» по-японски означает «рекламный щит, вывеска» (яп. 看板) (примечание: мы используем слово «доска» или англицизм «борд»).

Система канбан была разработана и впервые в мире реализована фирмой «Toyota». В 1959 году эта фирма начала эксперименты с системой канбан и в 1962 году запустила процесс перевода всего производства на этот принцип.

Канбан (разработка)

Метод управления разработкой, реализующий принцип «точно в срок» и способствующий равномерному распределению нагрузки между работниками. При данном подходе весь процесс разработки прозрачен для всех членов команды. Задачи по мере поступления заносятся в отдельный список, откуда каждый разработчик может извлечь требуемую задачу.

Канбан является наглядной системой разработки, которая показывает, что необходимо производить, когда и сколько. Метод берёт за основу производственную систему «Тойоты» и бережливое производство.

В обеих статьях выделяется понятие «точно в срок», хотя, я бы назвал это не ограничением методологии, а возможностью. Например, для организации жизни я не использую ограничение «точно в срок», но для проектов с релизным циклом, это весьма полезно.

Основные принципы и термины

Система канбан использует итеративный подход (понятие итерации) и понятие постоянного совершенствования ваших рабочих процессов кайдзен. Устройство системы позволяет быстро выявить проблемы в рабочих процессах, а также, стимулировать коллаборативный подход к их решению и улучшению самой системы.

Главная польза канбана — управление изменениями при продолжающейся текущей работе. Другими словами, канбан акцентирует внимание на необходимости пошаговой эволюции в работе, с фокусом на выполнение текущих задач и поддержании продуктивности в текущей работе.

Методология не имеет какого-то специального набора шагов для решения всех задач, а предлагает начинать с работы с тем, что есть сейчас, а дальше, от недели к неделе улучшать процесс и систему.

Давайте рассмотрим основные принципы и термины.

Итеративный подход и обратная связь

Итерация, в данном случае — отрезок времени (обычно в одну–две недели) на который планируется работа. По истечению времени проверяются результаты, обсуждаются проблемы, предлагаются решения, и планируется работа на следующую итерацию.

Визуализация рабочего процесса, управление и внесение изменений

Для реализации методологии создаётся борд (доска аналоговая или цифровая). Борд представляет из себя таблицу, колонки которой — стадии рабочего процесса. Мы будем рассматривать использование сервиса Трелло для этих целей.

Визуализация позволяет наглядней представлять планируемую, выполняемую и выполненную работу, а также рабочий процесс. Также, упрощает изменение рабочего процесса, добавление/удаление дополнительных стадий/состояний решения задач.

Ограничение выполняемой в данный момент работы

В канбан заложена идея минимизации выполняемой в данный момент работы (Work In Progress). Это помогает избежать потери времени при мультизадачности и смене контекста работы.

Даже если вам свойственна многозадачность (как я считаю, свойственна мне), скорей всего вы (как и я) в один момент времени выполняете только одну задачу, держа в голове ещё несколько, и переключаетесь между их выполнением. В любом случае, в один момент времени (одну рабочую сессию, один рабочий день) сложно удерживать во внимании более семи вещей.

Пул система

Скорей всего, хоть раз в вашей жизни, будучи уже перегруженным срочными задачами, вы получали ещё одну новую срочную задачу, без изменения приоритета уже имеющихся у вас срочных задач. Такой метод организации работы можно назвать пуш (push — нажимать, давить) системой.

Пул (pull — тянуть) система устроена по обратному принципу, когда вы освободились, вы берёте новую задачу с наивысшим приоритетом. В жизни мы встречаем подобную механику когда стоим в очереди куда-либо.

Пул система позволяет планировать нагрузку и минимизировать стресс, но в то же время, требуется высокий уровень самоответственности, и опыт в прогнозировании выполнимой за итерацию работы.

Документация и коммуникация

Одним из принципов канбана является ведение документации о вашей системе (описание устройства системы, политики использования), а также донесение информации до всех членов команды

Кайдзен, кайдзэн (яп. 改善 кайдзэн)

Японская философия или практика, которая фокусируется на непрерывном совершенствовании процессов производства, разработки, вспомогательных бизнес-процессов и управления, а также всех аспектов жизни.

Использование приведённых принципов вовлекает участников в обзор своей работы и своих рабочих процессов, улучшение этих процессов, сохранение существующих хороших подходов и применение новых, более эффективных, самообучение на основе оценки проделанной работы и эффективности применяемого рабочего процесса.

Как я применяю методику в жизни

Далее я опишу как я пришёл к применению данной системы, на сколько она интегрирована в мою жизнь, и какую пользу она даёт.

Предыстория

У меня достаточно широкие интересы и постоянно приходит масса различных идей от создания онлайн-сервисов, до производства одежды и физических продуктов. Также, в искусстве, визуальное искусство, музыка, поэзия, всё это меня очень увлекает, и постоянно приходят идеи что можно сделать.

Довольно давно, с раннего тинейджерства, я начал записывать все эти идеи на бумаге. Кроме идей я начал составлять списки ближайших планов. Естественно, это всё превратилось в кучу листочков в которых сложно что-то быстро найти.

Дальше появилась куча приложений, в которых можно составлять различные списки дел, и я многие из них перепробовал. Долгое время я использовал популярное приложение Things, но в конечном итоге, мои списки превратились в помойку и я перестал доверять им.

Важность визуализации процесса

Где-то с 2014 года я начал применять сервис Трелло. Его плюс заключается в том, что он позволяет визуализировать рабочий процесс, что для меня оказалось самым важным параметром, обеспечивающим удобство работы и спокойствие. Всё лежит на своём месте, я точно знаю как у меня и у людей с которыми я взаимодействую идут дела.

Сервис Трелло доступен на разных устройствах под разный контекст

На сколько канбан интегрирован в мою жизнь

В мире самоуправления существует практика не разделять задачи по работе и по личной жизни и быту, потому что на всё это уходит один и тот же ограниченный ресурс — наше время, а также, потому что считается, что соблюдение баланса между работой и личной жизнь приводит к большей эффективности и целостности.

Для организации вообще всех своих задач в жизни я использую одну канбан доску в Трелло. Если я веду с кем-то проект, у меня появляется ещё одна доска под этот проект. Иногда, под проект создаётся несколько досок, если в проекте существует несколько раздельных рабочих групп, но я сейчас не буду подробно это описывать.

Для наглядности, покажу количество моих досок. Конечно, там и бардака хватает. Есть неиспользуемые доски которые нужно удалить, но из-за того, что на доски можно ставить звёздочки и видеть их в самом начале длинного списка (Starred Boards), отпадает острая необходимость чистить список досок.

Так как методология канбан не навязывает нам какую-то определённую структуру, в этом посте я опишу свой наиболее часто применяемый способ визуализации/организации рабочих процессов. Если эта информация окажется для вас полезной, я напишу ещё один пост про другие, используемые мной структуры.

Мой стандартный канбан

Как я уже писал выше, я использую Трелло и методологию канбан для всего, что происходит в моей жизни, у меня для этого есть огромный борд, который называется Personal (вы можете видеть его стоящем на первом месте на скриншоте всех досок). Но так как там много личных вещей, я собрал для примера отдельный борд, и постарался сделать его максимально наглядным.

Пример моего стандартного канбан борда в Трелло

Эти списки/столбики представляют из себя стадии по которым перемещается задача/карточка. Если вы видели уже что-то подобное, то возможно, для вас будет странным, что Inbox находится справа, а Done слева. Здесь я использую визуальную метафору, что всё что справа — это будущее, а всё что идёт в левую сторону, переходит в прошлое через настоящее.

Я именую столбики по-английски, просто потому что мне так удобней, но вы можете делать так, как удобней вам.

Стадии рабочего процесса

Как видите, на доске отображено 7 стадий рабочего процесса. В некоторых моих досках их больше, и я не припомню, чтобы их было меньше. Визуализация процесса организована справа налево (из будущего в прошлое).

Inbox (входящие)

На сколько часто вы слышали, что нужно что-то срочно сделать, и вам приходилось бросать то не менее важное, чем вы занимаетесь в данный момент и переключаться на другую задачу? Скорей всего, большинство этих срочных задач не такие уж срочные, скорей всего, у вас не организованы рабочие процессы, вы не следите за вашей загруженностью, и ваши коллеги тоже об этих вещах не думают.

Список Inbox или по-русски «входящие» полезен для избавления от стресса при поступлении новых задач на неделе. Все задачи, которые поступают во время недели заносятся в Inbox. Их не нужно брать в работу, осуществлять планирование этих задач, то есть с ними вообще не нужно ничего делать, и не нужно на них отвлекаться. Всё что приходит во время рабочей недели, если это не вопрос жизни и смерти или провала проекта (в большинстве случаев это не так), должно идти в Inbox.

Очень часто в работе не правильно расставляются приоритеты, у некоторых задач приоритеты завышаются, система в свою очередь мотивирует избегать завышения приоритета задачи и планировать нагрузку на рабочую неделю заранее.

Someday / Maybe (когда-нибудь, возможно)

Список для всего того, что не нужно делать :) Все свои идеи, хотелки и прочее я заношу в этот список. Конечно, со временем, он вырастает до нереальных размеров. Полезно раз в квартал, или в пол года, или хотя бы раз в год просматривать список хотелок, чтобы сверять направление вашего движения.

По своей сути, этот список определяет вашу стратегию развития на годы вперёд.

Waiting (ожидающие)

Это список задач, выполнение которых «зависло» по той или иной причине. Например, вы хотите что-то купить, но только тогда, когда придёт зарплата. Этот список полезно использовать при делегировании работы, если вы ждёте, что кто-то выполнит задачу, и вам хорошо бы не забыть, что вы её делегировали. Можно также добавить в карточку дату выполнения, чтобы увидеть жёлтый или красный индикатор при приближении даты.

To Do (сделать)

Самый важный и порой достаточно длинный список. Он содержит всё то, что вам нужно делать. А так как обычно нужно делать сотни вещей, этот список и состоит из пары сотен карточек. Вы можете менять в этом списке порядок расстановки карточек, чтобы визуализировать важность вещей/задач в этом списке.

Priority (приоритет)

Список наиболее приоритетных задач. Я его использую при планировании работы на день или на неделю. Всё, что содержится в этом списке наиболее важно для скорейшего выполнения.

In Progress (в работе)

Как я писал выше, методология канбан содержит принцип минимизации выполняемой в один момент времени работы. Список выполняемой в данный момент работы наиболее актуален при использовании одного борда несколькими людьми, потому что все видят кто и чем в данный момент занимается, какие задачи можно брать в работу, и т.п.

В личном борде этот список менее полезен, но он позволяет минимизировать стресс от списка приоритетов. Если вы начали выполнять некоторые задачи из списка приоритетных задач, но задачи ещё не выполнены, вы можете их держать в списке выполняемых в данный момент задач.

Если у вышестоящей по иерархии управления структуры будет доступ в ваш борд, этот список будет весьма полезен.

Done (готово)

Самый приятный список — список выполненных задач. Когда вы открываете борд, слева у вас первым выводится список вашего успеха/прогресса.

При долгом использовании борда, этот список на столько переполняется, что выводится оповещение о том, что сервис может тормозить из-за количества карточек. Карточки из этого списка периодически нужно архивировать, для этого есть специальная кнопка внутри карточки.

Рабочий процесс

Теперь, когда мы обсудили как устроена доска, давайте разберёмся как этим всем пользоваться. Всё достаточно просто, ради эксперимента попробуйте эту методологию на каком-нибудь одном вашем проекте.

Создайте новую доску и организуйте в ней столбики как было показано на скриншоте
Для каждой задачи создайте карточку в списке инбокс, на карточке нужно написать краткую формулировку задачи
После того, как вы перенесёте всё из головы в список Inbox, распределите все карточки из этого списка по другим списка, Inbox в конечном итоге должен остаться пустым
Теперь, когда вы расставили приоритеты, начните выполнять одну из задач из списка Priority, перенесите её в список In Progress
После того, как выполните задачу, перенесите её в Done
После того, как вы выполните все задачи из списка Priority, закиньте в него новые приоритетные задачи из списка To Do
Все новые задачи, о которых вы вспомните или которые вам поступят от других участников проекта заносите в список Inbox
В начале новой недели повторите шаг 3 и дополнительно проведите обзор списка Someday / Maybe, распределив карточки из него в другие столбики, при необходимости

Напишите о ходе и итогах вашего эксперимента в комментариях.

Полезные возможности Трелло

Если детальней рассмотреть карточки, то можно увидеть на них различную инфографику, отображающую содержимое карточки.

Description (описание задачи)

Не всё можно и нужно писать в названии карточки. А иногда, задача требует подробного описания. Для этого существует поле описания задачи, в котором ещё предусмотрены возможности для форматирования текста, но я сейчас не буду в это углубляться.

Например, я подписал себе что нужно сделать по следующей задаче.

Due Date (дата к которой нужно выполнить задачу)

Например, у меня существует карточка, которая лежит в списке Someday / Maybe, которая должна мне напомнить об обновлении лицензии Sketch в апреле.

Также, у меня есть карточка, у которой стояла дата выполнения, и задача уже решена. Карточка находится в списке Done, соответственно, и у неё зелёный Due Date. Я забыл отметить студентов на занятии, и мне нужно было это сделать до наступления сессии, чтобы не испортить им оценки.

Checklists (проверочные списки)

Огромным плюсом является возможность создавать списки внутри карточек. Я использую эти списки, чтобы не забыть всё необходимое по конкретной задаче. Поверх карточки отображено сколько пунктов из списка выполнено из скольких.

В следующем списке не выполнен один пункт, соответственно на карточке отображено, что не все пункты выполнены.

А в следующем списке уже всё выполнено, соответственно, карточка находится в колонке Done и на ней зелёная пометка.

Attachments (вложения)

В карточки можно прикреплять картинки и ссылки. Это очень удобно для сбора референсов и многого другого.

Вот пример карточки в которой я собираю обложки книг для заказа в библиотеку.

Никогда не вставляйте ссылки в название карточки, потому что их там нельзя нажать, приходится копировать. Вставляйте их в виде прикреплённых материалов.

Comments (комментарии)

И конечно же, достаточно удобная часть — комментарии внутри карточек. Можно обсудить задачу с коллегой, или просто для себя быстро записывать мысли по той или иной задаче.

Labels (метки)

Я не использовал в данном борде метки, чтобы не усложнять рассказ. Метки — весьма неочевидная вещь, по этому я не буду сейчас описывать, как я их применяю. Напишите в комментариях о своём опыте применения меток.

Members (участники задачи)

По умолчанию, Трелло отправляет вам оповещения об изменениях в карточках участником которых вы являетесь. Также, можно легко отметить за кем закреплена какая задача.

Хотя в Трелло можно также подписаться на оповещения обо всех изменениях в борде, например, если вы менеджите проект и вам нужно быть в курсе всего, что происходит. Сейчас я не буду углубляться в дополнительные настройки.

Чем это всё полезно

В среднем, параллельно я веду около шести коммерческих проектов. В каждом проекте свои люди, задачи, процессы и нюансы, но абсолютно все проекты связанны с достижением определённых результатов в определённый срок, так же как и с взаимодействием между людьми.

Работа по методологии канбан позволяет всем участникам проекта быть в курсе всех договорённостей и идущих процессов, а использование цифровой доски позволяет освободиться от запоминания всех задач, но в то же время, не даст забыть о договорённостях.

В Школе дизайна НИУ ВШЭ на профиле «Дизайн и программирование» студенты с первого года учатся вести проекты по этой методологии. Студенты еженедельно отчитываются о проделанной работе и получают новые задачи через доски своих проектов в Трелло. По каждому проекту у нас организован канбан и еженедельный рабочий цикл.

В данный момент я курирую 36 студенческих проектов, и я даже не могу представить в каком бы бардаке я жил, если бы мы не использовали подобные методики и сервисы.

Много ли я трачу на это времени

Логично предположить, что вы захотите спросить, сколько я трачу времени на поддержание всей этой системы в рабочем состоянии. И я не смогу дать вам какого-то точного ответа. Но я постараюсь описать моё отношение к трате времени на подобные вещи.

Моя главная цель — не забывать о задачах, которые мне нужно выполнить, не забывать о задачах, которые для меня или проектов в которых я участвую, должны выполнить люди, и в то же время не помнить об этих задачах. Я хочу иметь свою голову свободной от постоянно крутящихся мыслей о тех или иных делах, чтобы иметь возможность сосредоточится на выполнении конкретной задачи.

На поддержание системы я трачу столько времени, сколько необходимо для достижения спокойствия о всех своих делах. В зависимости от ситуации, необходимо разное количество времени, но когда я знаю, что результатом будет моё спокойствие, я не думаю о том, сколько времени я на это трачу.

Заключение

Спасибо, если вы дочитали до этого места. Надеюсь, что информация окажется для вас полезной. Делитесь своим опытом в комментариях.