Comment changer l’expérience de vos participants à jamais ?

Depuis quelques années, quand on parle d’événementiel, on parle systématiquement d’expérience. L’expérience c’est LE sujet du moment.

Les professionnels du secteur s’interrogent fréquemment sur la question du “faire vivre une expérience”. On cherche par tous les moyens à susciter de l’émotion chez le public à travers des expériences uniques, créatrices de valeur. Et pour cela, les outils digitaux sont rois tout comme les nouvelles technologies : bornes interactives, solutions immersives, live streaming, community wall, applications interactives.

Parfois, l’organisateur ne sait plus où donner de la tête et en oublierait presque l’essentiel.

Une expérience à toute épreuve

La dernière fois, je discutais avec Noémie, une amie qui travaille dans une grande banque française. Je lui ai demandé de me raconter son expérience sur les événements organisés par le groupe. Elle est invitée à plusieurs événements dans l’année : des formations, des conférences thématiques, deux séminaires et une convention annuelle.

Elle m’explique qu’à chaque événement, c’est la même chose :

• Elle reçoit des emails pour s’inscrire à l’événement sauf qu’ils se noient dans tous ceux qu’elle reçoit chaque jour. Son entreprise programme des relances ce qui lui permet de s’inscrire mais souvent à la dernière minute !

• En s’inscrivant, elle remplit à chaque fois ses informations dans le formulaire d’inscription parce que les événements ne sont pas gérés par les mêmes personnes en interne.
• Une fois inscrite, elle reçoit une confirmation d’inscription par email avec un badge à présenter le jour de l’événement. Certaines fois ce badge lui permet simplement d’en obtenir un autre qu’elle met sur sa veste ou autour du cou.
• Elle reçoit aussi d’autres emails avec les infos pratiques et le programme de l’événement.
• Le jour J, elle m’indique qu’elle est invitée à partager son avis et à poser des questions. En lui demandant comment ça se passe plus précisément, elle me dit qu’il faut souvent se connecter à un lien, rentrer le code de l’événement. Comme les gens veulent vraiment participer, ça fonctionne mais elle me confie que ce serait mieux si c’était plus simple : soit il faut taper le lien sur son smartphone, soit une nouvelle fois aller dans ses emails pour le récupérer.
• Après l’événement, Noémie reçoit un nouvel email avec un questionnaire de satisfaction à remplir. Elle me raconte : “J’ai beaucoup de boulot mais en général j’essaye de prendre le temps mais je suis sûre que tout le monde ne prend pas le temps de le remplir ! On est tous pareil, un questionnaire ça nous enchante pas, on le fait pour se donner bonne conscience.” 😇

En lui demandant de me raconter le parcours des événements auxquels elle participe, Noémie m’a dit “En fait, je m’y suis habituée mais c’est vrai qu’en termes d’expérience, c’est largement perfectible ! En t’en parlant, je me suis rendue compte qu’on reçoit beaucoup d’emails pour un événement et l’information circule mal parce que ces emails se retrouvent complètement noyés parmi les autres.” Elle poursuit en me disant “et c’est quand même dommage de devoir refaire à chaque fois ce même process pour chaque événement alors que je suis une collaboratrice du groupe.”

Transformez l’expérience ✨

Et si c’était possible : et si vous pouviez créer une belle expérience pour vos participants et gagner en efficacité ?

La bonne nouvelle c’est que c’est justement notre mission 💪

Haloha est la solution en ligne qui vous permet de :

• 🌟 centraliser la gestion de tous les événements de l’entreprise sur une plateforme. Vous pouvez ainsi distribuer des rôles aux différents organisateurs d’événements. Chacun gère son événement indépendamment mais tout est réuni en un seul endroit.
• 📢 trouver un nouveau canal de communication privilégié avec vos participants. Ils accèdent à l’application des événements de l’entreprise auxquels ils sont conviés et reçoivent vos notifications push. Alors ce ne sera pas évident de supprimer tous les emails et ce n’est pas mon propos mais il est possible de les limiter et trouver d’autres sources de communication plus engageantes. Il faut savoir qu’on reçoit environ 90 emails par jour dans sa boite email pro.
• 📱couvrir l’inscription, la communication des informations de l’événement, le networking et les interactions pendant les conférences. Tout ça depuis une application ! Choisir une solution qui réuni tout le process de l’événement de A à Z sur un seul outil simplifie toute l’expérience pour les participants.
• ✔️ capitaliser sur des informations déjà complétées. Lorsqu’un participant s’inscrit à un événement, ses informations sont conservées. Lorsqu’il est invité à une nouvel événement, il a simplement à faire une vérification et apporter des modifications si nécessaire.
• 🎟 utiliser l’application directement comme badge digital. Il n’est plus nécessaire d’aller le rechercher dans ses emails ou de l’imprimer pour le présenter à l’entrée de l’événement.

Valorisez votre event data !

Au-delà de l’expérience et l’efficacité, nous sommes des experts de l’event data. Notre travail est aussi de vous donner les clés pour identifier les performances de vos événements.

Organiser un événement est certes un moyen puissant de communication mais il est évident que cela représente un budget important 💰! Vous avez certainement à justifier une telle dépense et son réel impact.

Haloha vous fournit une analyse et un reporting de votre événement fondé sur les usages et les comportements de vos participants. De quoi montrer la valeur de votre travail et identifier les événements ou bien les moments les plus pertinents.

Voilà à quoi ressemble le futur de vos événements d’entreprise. Il a d’ores et déjà commencé et n’attend plus que vous : haloha 🚀

PS : Venez prendre un café avec nous à StationF si vous souhaitez qu’on échange ensemble.