軟體業專案經理和業務交接要注意什麼，小心資訊差
當業務在外四處奔波推銷/推廣自家產品和服務時，其實早就已經悄悄地為專案範疇劃下伏筆，因此，在合約簽訂時會有服務建議書或提案proposal等相關文件。簽約以前，業務與客戶窗口來來回回的溝通基本上PM不會知道中間的過程(這裡指的是非標案或政府類型專案)，有些時候根本生意還沒談定，PMO(Project Management Office)也還不會這麼快指派PM，這也導致PM在交接過程中東缺一塊、西缺一塊，往往在前期專案規劃時是最混亂的。
所以這次要來提醒大家若是在與業務交接時PM該注意哪些事。
1. 誰是誰?其中的利害關係又是什麼?
在最一開始皆到專案時，一定要問清楚專案對接窗口是誰，分別在客戶公司中扮演什麼角色?俗話說「知彼知己百戰不殆，欲先制敵，必先惑敵」，千千萬萬要搞清楚客戶的角色關係，衍伸的會是專案評估利害關係人需求。
可以簡單用矩陣分類這皆窗口會在哪一象限，針對利害關係人對專案的興趣高低擬定對策，利害關係人矩陣也可以參考這篇文章：Stakeholder Analysis
2. 交接文件
在生意進入sales pipeline階段時會有更明確的需求和預算，這時Sales可能會尋求更多資源，例如需PM撰寫SOW(statement of work)，進行公司他案產品demonstrating等，如果是上述狀況會是比較理想的，意思是在一開始PM就被involve進資源，在後續立案、執行時較不會有資訊斷層。 因為在新創公司待過，滿常遇過強勢的Sales💦，把前半段的工作都自己處理掉，包含解決方案文件、執行構思、人力成本預估等，對於PM來講每一份文件都會是追朔紀錄的足跡，若有足跡缺失，很容易因為資訊差再前期抓不到管理步調，但往往都是因為制度或流程的不完善導致嚴重資訊差，在無法改變公司制度下PM要好好學會保護自己，不要讓資訊差造成自己有失專業。
3. 已經談定什麼期待?
這問題其實滿常見的，初期在雙方Sales互相談定專案範疇時，因為想法都還沒落地，雙方的想像一定會有差異，Sales的最厲害的地方除了畫大餅以外就是很擅長包裝，則PM就是管控禮物製程，讓他趕上客戶拆包裝的時間還有對禮物的期待。
講了這麼多就是要再三確定好自家Sales到底講了哪些功能(這比較好解決，通常這會有文件留底)，重點是舖了多美的願景給客戶這很重要，也許有些人會覺得反正初期是Sales雙方談定的階段，和執行沒有太大關係，錯!! 大錯特錯!!!，Sales同樣會把期望值帶回公司，給他上面、下面的人資訊，雖然專案詳細執行範疇會是PM進入後定義，但客戶的期望是很恐怖的，尤其是軟體產業。
終於可以體現什麼叫「烏托邦與地獄的界線根本是資訊差的天堂啊!!!」
除了上述以外不外乎就是合約、各式Proposal、會議記錄、報價單等文件PM都要熟知。
4. 結論
當然，以上是我在新創軟體產業的經驗，當然也有新創團隊制度相對完善的，表示分工也會比較細，但以台灣大部分的軟體新創業來講，大多會是一人多用的情況，像我就身兼QA、撰寫test cases、協助營運單位對外說明(可以說是客服拉)、產品控版與公告，甚至是對內對外的教育訓練等，在一切都還不是這麼流程化、和完善的數據基礎建設下，先學會好保護自己在正確的時間點和正確的人溝通，向對的人尋求資源，才能夠體現自己的專業與耐力。💪💪
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