Gestionando las tareas

El tiempo es limitado, tenemos esta creencia y eso es así porque la vida de todos va unida a una máquina infernal, el reloj, que cuenta segundos, minutos, horas, días…Vivimos programados. Cuando te levantas por la mañana y te colocas la memoria te dices: ¿hoy, qué toca? Vivimos angustiados porque tenemos en mente una lista de tareas, vivimos con las obligaciones y con el tengo que hacer…Vivimos con un horario y un calendario que nos subyuga. En nuestra vida profesional se nos acumulan obligaciones ineludibles que marcan tu diario quehacer. La vida familiar te condiciona forzosamente a qué dedicas el tiempo. Siempre hay muchas más cosas que hacer que el tiempo disponible para hacerlas. Acabamos con una tarea pero siempre aparecerán de nuestra lista de tareas muchas más, el flujo es inagotable. Hay que buscar algún modo de administrar el recurso escaso de nuestro tiempo y atención. Stephen Covey propone una técnica denominada “Las cinco grandes rocas” (“Five big rocks”).

La clasificación de las tareas es fundamental -ver las 5S- . Siempre hay determinadas tareas que debemos de catalogar como esenciales, los pocos esenciales siguiendo la regla del 80/20 o Principio de Pareto. Llamaremos a estas tareas las grandes rocas. Luego hay los muchos triviales, aquella infinidad de tareas rapaces no imprescindibles pero capaces de consumir todo nuestro tiempo y energía, a estos quehaceres los hacemos símil a pequeñas piedrecitas o guijarros y arenillas. Supongamos el tiempo como una jarra, la jarra del tiempo, con una capacidad limitada de horas. Si intentamos meter todas las tareas en la jarra del tiempo disponible, es probable que los guijarros y la arenilla de la lista de cosas que hacer, de nuestra lista de tareas, terminen por llenar nuestra jarra de horas, sobre todo si estamos acostumbrados a vivir de manera desatendida o con una mentalidad de urgencia, atendiendo únicamente para hacer aquellas tareas para las que ya no nos queda prácticamente tiempo. De esta manera, entonces, no nos quedará espacio en la jarra para las grandes rocas. Al final del día y de la semana, nos preguntamos qué hemos hecho con nuestro tiempo y veremos que las cosas importantes siguen sin hacerse.

Las grandes piedras, las tareas esenciales, primero

Covey propone para focalizarse y centrarse en lo importante, el determinar en una revisión semanal, por ejemplo el domingo por la noche, qué cinco tareas o acciones esenciales elegiremos como las cinco grandes rocas para llevar a cabo durante la próxima semana. Estas tareas serán nuestra prioridad para la semana y se seleccionan en base a su valor, una vez realizadas nos acercarán a nuestras metas a largo plazo. Podemos intentar asignar a cada una de ellas un día laborable, si es posible. Cada tarea esencial se colocará en la jarra de la semana antes que cualquier otra tarea, y luego llenamos los espacios vacíos con los guijarros más pequeños y la arenilla, las tareas llamadas así como los muchos triviales. Como decía Johann Wolfgang von Goethe, “las cosas que importan más nunca deben estar a merced de las que cosas que importan menos.”

De esta manera nos aseguramos que todas las semanas hemos hecho esas tareas que nos hemos planteado como importantes para ti y que nos acercan a nuestras metas finales sin que las tareas no imprescindibles, la arenilla o las minucias de nuestra lista de cosas que hacer, se hayan comido nuestra vida, tiempo y energía.

Otro aspecto importante sería adjudicar a esas labores esenciales el mejor espacio de nuestro tiempo, la fase del día que gocemos de mayor energía.