Scrum 規劃會議:目標與承諾的重要性

Eric Li
hefemk
Published in
Feb 14, 2023
Photo by Kelly Sikkema on Unsplash

前言

您可能多少聽過 Scrum 活動之一的規劃會議(Planning Meeting),甚至已經參與在其中,但您可能還有一些困惑,例如:

  1. 為什麼要有 Planning meeting?
  2. 為什麼要定義衝刺目標 (Sprint Goal)?
  3. 為什麼團隊要承諾預計實現的項目 (如哪些 PBIs、哪些故事)?承諾的項目無法如期完成,怎麼辨?

在我的看法,這正是為了讓 Scrum 三大柱能正常發揮--透明(Transparency)、檢視(Inspection) 與調適 (Adaptation)。

衝刺目標

設立目標在某些程度上是管用的,特別在多人協同當中,有共同的目標可以對齊,會是大家樂見的。在此不細談目標管理,但我們可以從中推導,一個好的目標,至少會有幾個特徵:

  1. 有價值
  2. 合理性
  3. 方向
  4. 時間

在 Scrum 當中把「時間」劃上了一個淺淺的線--衝刺的結束日期。為什麼說是淺淺的?因為它最多是一條參考線、一個低標準,若我們可以更早完成,並且更早取得回饋,才是更重要的,盡量避免讓大多數的工作集中到最後一天完成。而「有價值」與「合理性」會體現在每一個 PBI 當中,團隊透過討論不斷提升,或是淘汰尚無價值,或尚未合理的項目。

那麼「方向」呢?

Scrum Guide 提到,一個 Planning 之所以有價值,是因為全團隊一定義 Sprint Goal,這個 Goal 表達了「為什麼本次衝刺(對於利害關係人)是有價值的?」。這聽上來還是有些拗口,但重點仍在「有價值」,做什麼東西有價值?

目標與承諾

我們可以從 Scrum 的設計上看出它想要團隊發揮自主的潛力,也增加了許多溝通、檢驗、及早回饋的環節,這是相當可貴的,特別對於一些執行隕石驅動開發團隊來說,能夠由團隊討論、團隊決定、團隊自主形成共識等,都是 Scrum 與敏捷方法想要帶來的好處。

承諾在規劃會議當中的體驗,大致有二:

  1. Sprint Goal 是什麼
  2. 要做哪些 PBIs

PBIs 將支持 Goal 的實現,回答「現階段該做什麼才是有價值的?」的問題,有助團隊找出哪些 PBIs 是該考慮執行的、哪些 PBIs 是可以被替換的、哪些要先做,哪些後做、如何應對突發狀況,好讓 Goal 能夠完成?

少了承諾,容易讓協作產生困難。例如 PO 並不清楚本次衝刺之後應該會有哪些東西被完成,這將影響到未來 PBIs 的規劃,相當考驗 PO 多重計劃的準備。開發人員之間也可能產生實作上的疑慮,例如難以拿捏目前的實作要做得多深?下多少功夫?是不是其他的 PBIs 有助於我目前的實作?先做什麼,會有助於下一個 PBI 的實作?但下一個 PBI 會做嗎?我現在做這個,萬一另一個 PBI 沒做,我該…?

衝刺失敗

還有一個大哉問是,東西沒做完是不是衝刺失敗了?這是個很有趣的問題,簡單來說,不是。

在《Clean Agile 無瑕的程式碼敏捷篇》一書當中提到:迭代不會失敗,它獲得了資料。資料可以幫助團隊調節,好找到更好的做法。例如沒做完可能因為團隊量能需要提升、需求發生不可避免的變動、大環境/基礎設施的影響…,於是團隊如何提升量能?如何增進技能?如何有效回應變化?如何讓基礎設施更為穩健,都可以是接下來的努力方向。

也許你會有個疑問「既然沒做完不是失敗,那是不是承諾就不重要?反正做不完就往後延?」。嗯… 試著打開二元分別的限制,多看到一些可能性,讓我們不同的方向來思考看看:

  1. 做不完往後延,這是 Scrum 通人性的地方。人可能會有各種的問題,環境亦是,世界不變的真理就是「變」,保證所有的東西都能夠完成反而是不現實的理想,這就是為什麼我們要有排序過的 PBIs,使有價值的東西先做,那些可能來不及完成的項目則能比較安然地移動到下一次的衝刺。
  2. 承諾有助協作,是團隊對齊的標的。團隊可以發現目前的工作負載,是否可以在預計的時間完成,這通常會借助燃盡圖(Burndown chart)來幫助看出端倪,這也是三大柱的發揮時機,透明、檢視、調適都基於有個明確標的存在。承諾也是一種激勵、一種提醒,少了可被督促的標的,許多你想做的事情很可能就這麼飄了過去。對於跨團隊(部門)而言,承諾也有助於溝通。例如部門之間可以大致了解,什麼時間點大概會有什麼東西被產出。

還有一種比較有邏輯的說法:衝刺成敗取決於 Sprint Goal 實現與否。這也是容易理解的,必竟 Sprint Goal 就是那最有價值、最重要、最關鍵、最需要實現的,不然團隊也不會(也不該)把它設為目標,因此觀念仍然是相通的,確保有價值的項目被完成,順應時運調適。

後記

相關的概念體現在 Scrum 的方方面面,都是在讓透明、檢視、調適能夠好好地發揮,若您對於其他的 Scrum 活動有類似的疑問,不妨往這些方向思考。同時,Scrum 在各活動設計上,以及各種最佳實踐都有它的理由,這也是為什麼初期導入 Scrum 通常會建議先「守」,而不是立即為團隊進行客製化,任意的摘除活動、做法、工具都可能損失一些原本想實現的效益。

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