Como reduzir custos com software de gestão

No dia-a-dia do gestor de uma pequena ou média empresa, o planejamento deve vir em primeiro lugar.

Segundo a pesquisa publicada pelo SEBRAE em 2014, as duas principais razões pelas quais as empresas fecham (causa mortis) são planejamento e gestão.

Planejando melhor com software

Para que seja possível planejar, primeiro precisamos de dados para entender como o negócio se comporta.

Em qualquer momento é importante saber exatamente quanto entra e quanto sai por período do ano, por exemplo.

Isso é essencial para deduzir possíveis sazonalidades no fluxo de caixa e reduzir custos/planejar financeiramente determinados períodos do ano, evitando empréstimos (e juros).

Eu tenho um excel que faz isso!

Uma abordagem é manter todas as informações organizadas em papel ou em planilhas do excel.

Porém, planilhas e papeis são muito mais difíceis de centralizar e organizar e, por isso, é comum que os dados se percam.

Quem nunca procurou uma planilha ou anotação de 2 semanas atrás que estava muito bem guardada e nunca mais achou?

Com um sistema você acessa, por exemplo, www.seuSistema.hefesto.io, não tem muito como perder.

Mas, porque centralizar os dados?

Com um software focado em gestão como um CRM ou uma solução própria, as informações ficam armazenadas no banco de dados e, com isso, é possível analisar tudo relacionado a empresa em um único lugar acessível até pelo celular.

O que nos da muito mais previsibilidade e, por consequência, capacidade de planejamento!

Os dados da sua empresa são o que há de mais importante e garantir a segurança e longevidade deles pode ser crucial para saber onde está entrando e saindo mais dinheiro ao longo do tempo e tomar a decisão certa antes.

Controle e gestão

Gerir projetos e empresas com certeza é um desafio. Principalmente se considerarmos um caso com muitas pessoas.

Controlar o que cada um está fazendo em cada dia é um trabalho que pode ocupar o tempo integral de diversas pessoas dentro de uma empresa que poderiam estar focadas em melhorar processos ou inovar produtos.

Investindo em um sistema, ou até mesmo com ferramentas gratuitas como o Trello, você pode analisar quanto tempo as pessoas realmente gastaram em certas tarefas e identificar pontos fortes e fracos da equipe direcionando os gestores para o que realmente importa.

Indo além

A médio prazo, com o retorno de gerir e planejar com embasamento nos dados da empresa centralizados é possível, inclusive, desenvolver ferramentas específicas para automatizar processos repetitivos e caros dentro da empresa como gerar contratos, relatórios e até pagamentos!

E você? Como você faz para gerir e planejar os processos da sua empresa? Compartilha aqui com a gente nos comentários!