疫情警戒升至三級，遠距辦公經驗談
警戒總是毫無預警的到來
衛生福利部疾病管制署 (CDC) 於 2021 年 5 月 15 日緊急宣布雙北疫情警戒升至三級。雖然前往辦公室上班沒有被禁止，但由於在通勤的過程中還是存在一些感染風險，我們於當日決定實施 100% 純在家辦公的政策。我們相信在遇到危急情況時，員工的健康安全應該被擺在第一優先。其實，我們從去年開始就一直有在實施部分在家辦公的措施，以確保當改採 100% 純在家辦公時，能夠無痛轉移。
在這篇文章當中，我想介紹 HENNGE Taiwan 是如何達成 100% 在家辦公的。
區分事業單位
我想大部分的企業都可以分成三大部分。首先是業務及行銷。撇除少部分針對特定企業提供特定服務的公司之外，業務及行銷對於提供產品服務給客戶而言是至關重要的關鍵。再者是負責事業營運的行政單位。行政單位的工作大致涵蓋了會計、法務、以及人資。第三，是產品及供應。絕大多數的企業都是提供產品或服務給客戶，像是交付自己或他人製造的產品，或是提供各種有形或無形的服務都是屬於這類。為了達成 100% 遠距辦公，我們需要評估並確保每個事業單位的業務流程即使不在辦公室內也能夠執行。
以日本 HENNGE K.K. 在台灣的子公司 HENNGE Taiwan 為例，公司內大部分的同仁都負責行銷業務。當然我們也有負責行政業務的同仁，但我們大部分的行政業務都是以外包的形式交由外部代理。而我們的產品服務 HENNGE One 則是由日本總部進行開發並維持運作。也因此，我們的授權皆由日本總部供給以提供給台灣客戶。
如何讓業務行銷單位實施遠距辦公
為了要打造一個可以實施遠距辦公的環境，列舉出必要的業務流程是一項重要的步驟。而行銷業務最主要的目的就是聯繫潛在客戶，與客戶溝通並提供產品或服務給這些客戶。在這個銷售的過程中，會有提供報價單、接獲採購單以及開立發票的業務流程。
為了評估這些流程是否可以遠端執行，除了列舉出必要的流程之外，我們也該一併列舉出現階段完成這些流程的途徑，再評估這些途徑是否可以在遠端的情況下達成。若有無法遠端達成的業務流程，我們就得想一些可以讓員工進行遠端操作的替代方案。
對我們而言，電話線的轉接是最大的挑戰。透過提供所有員工公司用的門號，再將公司電話轉接至員工手機，我們克服了遠端接聽公司電話的挑戰。
以下是一些我們原有的業務流程，以及我們如何將其修改以打造遠距辦公的環境。
以下是我們辦公時主要使用的工具。我們大多使用 Google Workspace 當作主要的辦公程式。然而我們也有購買 Microsoft 365 的授權，以免在使用 Google Workspace 開啟 Microsoft 文件時無法照常存取。我們所使用的辦公工具皆為 SaaS 服務。
如何讓行政作業單位實施遠距辦公
針對行政作業單位，由於 HENNGE Taiwan 大多以外包的方式進行，因此不太需要考慮是否能夠遠端處理這部分。因此想在這邊介紹我們的日本總部如何改造行政作業流程，讓這些作業不用進公司就能完成。目前在日本母公司高達 90% 的員工都採取在家辦公的模式。雖然在家辦公的員工比例並未達到 100%，我認為我們總部的辦公模式也是高度彈性的。而無法達到 100% 純遠距辦公的其中一個原因是因為還是有些作業流程需要實體的憑證或簽章。
以下是一些在 2020 年一月疫情剛爆發時整合至 SaaS 的業務流程
我們提供的是「雲端」上的服務
我們提供的服務「HENNGE One」是針對雲端的資安服務，因此 HENNGE One 本身也是運行在雲端上。開發團隊只要能夠連得上網路，就能持續研發軟體服務。對於我們而言，由於 HENNGE One 是雲端服務，所以不論何時何地都可以提供給我們的客戶。
我相信各種產品與服務的製造或交付，會隨著產業而有所不同。如果企業製造實體商品或提供有形的服務給客戶，這部分或許較難以找到遠端方式達成。
對於 100% 遠距辦公的一些想法
目前為止 100% 遠距辦公運作上都沒有問題，但在這期間我注意到了一些事。
不只工作環境，工作進度的檢視也需要「遠距辦公化」
100% 遠距辦公的情況下，很難注意到每個人的工作情形，因此必須要有一些系統來確認大家的工作進度。有些企業可能會用螢幕錄影的方式，或是單純確認是否有登入筆電等。我們的做法是設定每個人每週可檢視的業務目標，這樣就只需要每週檢查目標的達成進度即可。我相信要真正達成遠距辦公，不只工作環境需要「遠距辦公化」，也需要一個系統來衡量遠距辦公時的工作進度和目標達成率。
溝通與交流的減少
根據 Buffer 的報告，遠距辦公最大的難處之一就是難以溝同與協作。對我們而言也是如此，溝通與交流的情形相較於在辦公室時明顯減少，大家的互動也不如以往頻繁。我們也還在實驗各種加強交流的方式，也許刻意創造一些與工作無關的線上聚會能有幫助。
遠距辦公的三重點：資安、資安、還是資安
我們可以達到 100% 純遠距辦公的主要原因是因為我們所有的辦公程式軟體都在雲端上。我們基本上是使用不同的 SaaS 雲端服務組合進行日常的辦公。但另一個主因是就算遠距工作，我們也可以完全信任我們的資訊安全控管。
根據 OpenVPN 的研究報告，90% 的 IT 從業人員認為遠距工作者將對公司的資安造成一定程度的風險。就算是緊急情況，若企業因急著打造遠距辦公環境而輕忽了資安，只怕會提高遭網路惡棍駭入攻擊的風險。其實，Malwarebytes 的研究報告顯示 20% 的 IT 從業人員表示曾因為遠距工作者的疏失而面臨公司資料外洩的危機。
雖然雲端服務可以隨時隨地存取，因此使用員工自己的裝置也不是不行，但我們公司還是提供筆電給所有員工。在公司提供的筆電中都有安裝「裝置憑證」，藉此來確保只有公司提供的筆電能登入存取公司的 SaaS 雲端服務，同時防止未經授權的存取所造成的資料外洩。擁有安全安心的資料存取手段，給我們十足的信心，實施 100% 遠距辦公。
防疫需要你我的共同努力。希望 HENNGE 的文章能夠在疫情緊張的氛圍下帶給讀者一些幫助。若對遠距辦公這樣的議題感興趣的話，也歡迎參閱其他遠端辦公懶人包的文章！若對我們感興趣，都歡迎在下方留言，或透過官網聯繫 HENNGE 台灣惠頂益！
