Koronavirüs ile Uzaktan Çalışma Düzeninin Ekibimize Etkileri
Mart ayının başından itibaren Türkiye’de etkilerini yavaş yavaş gösteren Koronavirüs’ün Hesapkurdu-Koalay ekibi üzerindeki etkilerini ve uzaktan çalışma ile ilgili iyi pratiklerimizi sizlerle paylaşmak istedik.
Tüm ekip olarak korona ile ilgili haberleri, gelişmeleri ve yurt dışındaki sayıları çok yakından takip ettik. Bu yakın takip konu hakkında erken hareket etmemizi ve bir adım önde olmamızı sağladı.
Koronavirüs salgını ülkemizde kritik aşamaya gelmeden önce sağlık önlemlerimizi ve uzaktan çalışma ortamlarımızı hazır etmeye başlamıştık.
2 Mart haftası sağlık önlemlerimizi arttırdık. Ortak alanlara korona ve alınması gereken önlemler hakkında yönlendirmeler astık, dezenfektanlar koyduk.
9 Mart haftası ekip olarak oy birliği ile ofise girişlerde ateş ölçümü yapmaya karar verdik ve yönetim ekibi, tüm firmanın uzaktan çalışma düzenine geçmesi için çalışmaları başlattı.
Öncelikle tüm ekibin VPN erişimleri ve evdeki donanımları kontrol edildi. Kullandığımız diğer araçların VPN dışı kullanımını kolaylaştırmak için gerekli adımlar atıldı. Zoom hesapları açıldı ve kurulumları tamamlandı. Çağrı merkezi ekibimiz, masaüstü makineler ile çalıştığı için tüm donanımları evlerine taksiler ile yollandı. Bağlantı ve senaryo testleri gerçekleştirildi.
Kurulumlar sonrası tüm ekipler ile denemeler yapıp 9 Mart haftası bitmeden uzaktan çalışmaya hazır olduğumuzu kendimize ispat ettik.
Kullanıcılarımıza sunduğumuz çağrı merkezi servisinin kesintisiz devam etmesini sağlamak için kurulumu grup olarak yaptık. Bir grup arkadaşımız ofisimizden destek verirken diğer grup arkadaşımız donanımlarını eve götürüp kurulumlarını tamamladı. Evdeki ekipler online olduğunda ofiste geri kalan grupların taşınmasını gerçekleştirdik. Bu sayede kesintisiz olarak servis vermiş ve bir gün sonunda tüm ekibi uzaktan çalışır duruma getirmiştik.
16 Mart itibariyle tüm ekip uzaktan çalışma düzenine geçmiş oldu.
Agile dönüşümünü tamamlamış olmamız bize ciddi bir avantaj sağladı. Daily, sprint, retro gibi aktiviteler bu geçişi çok daha kolay hale getirdi. Yaşanan her türlü sorun hakkında geri bildirim verip gerekli ayarlamaları hızlı bir şekilde yaptık.
Tüm bu geçiş telaşesi içerisinde takımlar çeyreklik planlamalarını gerçekleştirmek için büyük özveri gösterdiler. OKR bazlı çeyrek planlaması yaptığımız için uzaktan çalışma düzeninde gerekli planlamaları ve koordinasyonu sağlamak görece kolay oldu.
Kıyafet-ütü, ulaşım-trafik vb. için harcadığımız zamanı, enerjiyi, maliyetleri daha fazla task, yeni blog yazıları veya kişisel gelişim için ayırarak ortaya çıkan fırsatları değerlendirmeye çalıştık. Toplantıları sıklaştırdık, gün sonu toplantılarını da ilave ederek koordinasyonu arttırmaya, sosyal etkileşimi korumaya çalıştık.
Yaklaşık yetmiş kişiyle yaptığımız ilk uzaktan ekip toplantımız ile farklı bir deneyim kazanmış olduk:
Uzaktan çalışma öncesinde toplantılara geç kalanlar ceza olarak kendi scrum takımının kumbarasına (geç kalınan dk x 5 TL) bir ödeme yaptıktan sonra biriken bu parayla takımına bir şeyler ısmarlıyordu. Uzaktan çalışma sayesinde scrum takımlarının kumbaralarında para birikmez oldu.
Koronavirüs işe alım süreçlerimizi de yürütmemize engel olmadı. Aksine daha fazla aday ile tanıştık ve iş teklifleri sunduk.
Süreç boyunca öğrendiklerimizi ekiple paylaşarak herkesin uzaktan çalışma düzenine alışmasını kolaylaştırmaya çalıştık. Aşağıdaki ekiple paylaşılan iyi bir pratik listesini sizlerle de paylaşıyoruz.
Yöneticilerin kendi ekibindekilerle sabah ve akşam check-in&check-out yapması faydalı olacaktır:
- Slack/email üzerinden bir iki satır veya kısa bir zoom toplantısı olabilir.
İletişimde bağlam (context) çok önemli. Tüm iletişimlerinizde mümkün olduğu kadar konuşulan konunun hangi geniş bağlamın bir parçası olduğunu ifade ettiğinize emin olun:
- İletişim kanalı olarak JIRA, Trello, Pull Request yorumları gibi kanalları tercih etmeye çalışın. Bu araçlar konuşulan konu hakkında ekstra bilgi/bağlam sağlayacaktır.
- Mümkün olan durumlarda doğrudan mesaj yerine slack kanallarından konuşarak ilgili diğer kişilerin konuları takip edebilmesine olanak sağlayın.
- İletişimde olduğunuz kişinin konunun aciliyetini, önemini veya neden şimdi konuşulduğunu bildiğini varsaymayın.
Çeşitli kanallardan size gelecek olan isteklerin sizin tarafınızdan anlaşıldığını net bir şekilde ifade edin:
- “Tamamdır, ilgileniyorum.” “Mesajı okudum, müsait olunca cevap vereceğim” gibi teyit eden cevaplar kullanabilirsiniz.
- “Mesajımı gördün mü? Görmüş müydün?” benzeri durumlara düşmemeye dikkat edin.
Beklentileri net bir şekilde ifade etmeye dikkat edin:
- “Hemen” veya “tamamen bitmiş” gibi laflarının ne anlama geldiği kişiye veya projeye bağlı olarak değişebilir.
- “Yarın saat 13:00” veya “Definition of Ready kriterlerine uygun” gibi yoruma kapalı tanımları tercih edin.
Verimli iletişim hakkında:
- Fikirlerinizi ekstra açıklama gerektirmeyecek şekilde sade ve net aktarmayı hedefleyin.
- (Effective communication is not about being 24 hours online; it’s about formulating your thoughts in a way that requires little or no additional clarification.)
Her ayın son cuma günü yaptığımız Happy Hour etkinliğini de Zoom üzerinden devam ettirmeye, motivasyonumuzu üst seviyede tutmaya çalıştık. Happy Hour için ofisteki fiziksel ortamlara karşılık gelen kanalları Zoom’a dahil ettik.
Üç haftalık süreci bu şekilde uzaktan çalışarak tamamlamış olduk. Salgın yatışana kadar uzaktan çalışmanın avantajlarından yararlanıp dezavantajlarını ise en az seviyede tutmaya çalışacağız.
Kendinize dikkat etin, sağlıkla kalın ve #Evdekalın
