Bagaimana Kirim Email untuk Orang yang Sibuk Agar Dibaca?
Kesibukan pekerjaan seseorang setiap hari tidak bisa dilepaskan dari korespondensi atau surat-menyurat. Korespondensi dengan menggunakan surat konvensional masih memungkinkan dibaca oleh seseorang yang dikirimi surat. Namun, mengirim surat melalui email atau surat elektronik untuk orang yang super sibuk membutuhkan trik tersendiri agar penerima mau membuka dan membaca email yang Anda kirim.
Dengan kata lain, menulis email profesional membutuhkan seni tersendiri. Anda harus berusaha menyusun surat yang baik dan menarik agar dibaca orang. Apalagi orang tersebut mempunyai kesibukan luar biasa. Kalau mengirim email pada rekan kerja atau bawahan, Anda bisa saja mengingatkan mereka dengan mudah lewat instant messaging atau aplikasi chatting lainnya dan memintanya membuka surat elektronik yang telah dikirimkan.
Tapi bagaimana kalau Anda harus mengirim surat elektronik untuk bos atau klien yang super sibuk? Apakah dia mau menyempatkan waktu untuk membuka email Anda? Sebab, orang-orang sibuk itu menerima puluhan bahkan ratusan email setiap hari. Dan semua surat itu penting. Inbox-nya tidak pernah “bersih”.
Untuk mengatasi hal tersebut, sebelum menyusun email, Anda harus memikirkan beberapa hal. Bagaimana caranya agar email ini dibuka? Bagaimana caranya agar mereka membaca dan mengerti isi surat elektronik? Bagaimana caranya agar mereka mau membalasnya?
Pertanyaan-pertanyaan tersebut penting untuk dipetakan karena email yang kita kirim ke orang sibuk tersebut juga perlu mendapatkan respon secepatnya. Namun, respon orang sibuk tersebut bisa tidak sesuai harapan jika Anda tidak memperhatikan beberapa hal penting. Termasuk membuat email yang isinya fokus dan menonjol sehingga layak dibaca serta mendapat prioritas.
Berikut tips agar email dibaca oleh bos atau klien super sibuk:
- Membangun jaringan
Pada saat membuka email, orang akan melihat nama pengirim dan subjek. Bos yang sibuk tidak mau membuang waktu dengan membaca surat elektronik dari orang yang tidak jelas dan tidak dikenal. Mereka akan melewati email tersebut. Bahkan, bisa saja email Anda langsung dihapus.
Maka, sebelum mengirim email, Anda harus mengenal orang tersebut. Saat pertemuan rapat, gala dinner, atau meeting lainnya, pastikan Anda bertukar kartu nama. Obrolan singkat juga bisa membuat Anda lebih akrab.
Orang-orang sibuk tidak akan terlalu tergoda dengan email dengan subjek yang unik.
Jadi, Anda tidak perlu membuang-buang waktu untuk menyusun kata pada subjek email. Hal yang penting adalah Anda harus berkenalan dengan pembaca email tersebut. Anda harus bertatap muka secara langsung. Bukan dengan meminta alamat email dari orang lain.
2. Email harus singkat, jelas, dan menarik
Orang sibuk tidak punya banyak waktu untuk membaca email panjang. Maka, Anda harus menyusun surat elektronik yang ringkas dan jelas. Pastikan pembaca email memahami permintaan Anda hanya dengan membaca tulisan sepanjang satu atau dua paragraf saja.
Misalnya Anda diminta oleh atasan untuk mengirim email penawaran kepada klien. Tuliskan alasan Anda pada kalimat pertama. Apakah Anda menawarkan kerja sama untuk klien? Apakah Anda punya permintaan khusus?
3. Menuliskan “Faktor Wow” pada email
Setelah menuliskan permintaan dengan jelas, pada kalimat berikutnya Anda bisa menjelaskan alasan. Mengapa Anda harus mewujudkan proyek tersebut? Apa keuntungan untuk kedua belah pihak? Jangan lupa menuliskan faktor penting bersifat “wow” atau wow factor yang akan menarik perhatian pembaca email. Contoh, tentang kemajuan industri dan pertumbuhan perusahaan.
4. Sampaikan data dan fakta pendukung
Mungkin Anda ingin menjelaskan permintaan lebih jauh. Anda punya data dan fakta yang mendukung. Sampaikan saja penjelasan itu pada attachment atau email berikutnya. Anda harus fokus pada tujuan pertama, yaitu agar email Anda dibuka, dibaca, dan dibalas.
Sekarang Anda tinggal menunggu apakah email tersebut akan ditindaklanjuti. Jika tidak mendapat balasan dalam beberapa hari, mungkin Anda bisa mengirim surat lagi. Siapa tahu email Anda belum sempat dibuka.
Ketika Anda mengirim lagi, maka surat elektronik Anda akan muncul di bagian atas kolom inbox. Tapi, jangan melempar email bertubi-tubi. Sebab, itu akan mengganggu. Mungkin Anda bisa mencoba lagi pada kesempatan lain.
Selamat mencoba!
Diolah dari sumber:
