Email Blunder: 5 Kesalahan ‘kecil’ dalam email yang berakibat sangat fatal.

Hipe Indonesia
Aug 24, 2017 · 8 min read
Sumber: http://media.gizmodo.co.uk/wp-content/uploads/2012/04/blunder.jpg

Masih ingat artikel minggu lalu tentang Etika dalam email? Untuk memperkuat argumen tentang pentingnya mengetahui dan menerapkan etika dalam ber-email, kali ini kita akan membahas beberapa ‘bencana’ yang diakibatkan kelalaian seseorang ketika menggunakan email.

Mungkin muncul pertanyaan di benak Anda, “Sebesar apa sih risiko yang mungkin terjadi ketika kita mengabaikan atau menyepelekan etika dalam email?” Berikut ini adalah 5 insiden fatal yang berakibat pada hilangnya pekerjaan seseorang, rusaknya reputasi perusahaan atau lembaga, kerugian material yang mencapai angka fantastis, hingga bocornya dokumen rahasia negara.

1. Akibat bercanda dalam email, karyawan ini kehilangan pekerjaan dengan gaji Rp 400 juta pertahun.

Sumber: https://specials-images.forbesimg.com/imageserve/571663528/960x0.jpg

Pada tahun 2001, John Crook, seorang Manajer Regional untuk perusahaan perekrutan layanan tenaga kerja di Norwich, merekomendasikan salah satu rekan kerjanya untuk mendapatkan kenaikan gaji. Kemudian atasannya, Angela Brunton, menanyakan alasan mengapa rekannya itu pantas mendapatkan kenaikan gaji.

Dalam emailnya, Crook menjawab bahwa wanita itu pekerja keras dan memiliki tingkat rekrutmen yang hebat. Kemudian dengan bercanda, Crook menambahkan: “Dia juga bercinta dengan sangat hebbbaaaat!

Akibat email tersebut, Crook yang saat itu berusia 37 tahun, dipecat dan kehilangan pekerjaan dengan gaji £24.500 (sekitar Rp 400 juta) pertahun. Dia kemudian menuntut perusahaan dengan klaim atas pemecatan yang tidak adil. Dalam tuntutannya Crook menjelaskan bahwa dia mengenal Angela Brunton dengan baik dan percaya bahwa Angela akan menganggap ucapan itu lucu. Namun pengadilan industri menolak klaimnya dan karir Crook rusak hanya karena satu email yang konyol.

Nama John Crook menambah panjang daftar orang-orang yang telah kehilangan pekerjaannya hanya karena tidak bisa menempatkan humor pada tempatnya.

2. Oxford University secara tidak sengaja menyebarkan email daftar nama mahasiswa yang mendapatkan nilai ‘terendah’ kepada mahasiswa lainnya.

Oxford University. Sumber: http://i.telegraph.co.uk/multimedia/archive/02653/Oxford-University-_2653654b.jpg

Oxford University, universitas yang saat ini menduduki posisi Nomor 1 dalam daftar “Universitas Terbaik di Dunia” (World University Rankings 2017) versi Times Higher Education, ternyata pernah melakukan kesalahan fatal pada tahun 2014 silam. Karena kelalaian salah seorang stafnya dalam menggunakan email, daftar nama yang berisi sekitar 50 mahasiswa dengan nilai lebih kecil dari 2:2 (jika dikonversi ke sistem nilai di Indonesia, setara dengan IPK 2,0 kebawah) tersebar melalui email ke ribuan mahasiswa lain.

Hal memalukan ini berasal dari alamat email salah satu staf akademik universitas yang bernama Kristiana Dahl. Staf tersebut kemudian mengirim email susulan yang kurang-lebih berisi: “tolong hapus emailnya karena berisi data yang salah”. Tetapi tindakan itu tidak memperbaiki keadaan. Data sudah terlanjur tersebar.

Salah satu mahasiswa yang namanya ada di daftar tersebut mengatakan kepada surat kabar universitas, The Tab: “Saya sudah sangat kecewa dengan hasil ujian saya, namun saya tidak menyangka bahwa saya akan dipermalukan di depan umum seperti ini. Saya bahkan tidak sanggup untuk pergi ke kampus lagi. Saya ingin penjelasan lengkap dari pihak universitas”.

Seorang mahasiswa lain berkata: “Tidak ada yang merasa nyaman apabila sesuatu yang sangat pribadi diketahui oleh seluruh perguruan tinggi. Sulit untuk tidak merasa bahwa semua orang sedang membicarakan Anda”.

Ketua Junior Common Room, Abigail Reeves telah mengadakan pertemuan dengan dosen senior Dr. Anne Knowland, dia berkata: “Dr. Knowland telah meyakinkan saya bahwa dokumen itu dikirim secara tidak sengaja. Anggota staf yang bertanggung jawab merasa sangat malu.” Dia juga menambahkan bahwa: “Tindakan akan diambil untuk memastikan kejadian seperti ini tidak akan pernah terjadi lagi.

Kejadian ini tentu saja sangat mencoreng nama baik universitas yang merupakan salah satu universitas ‘terbaik’ di dunia.

3. Shutterfly merusak reputasinya sendiri dan kehilangan banyak sekali member karena email yang salah.

Masih dari tahun 2014, situs cetak foto Shutterfly secara massal mengirim email ke ribuan orang untuk memberi selamat atas kelahiran bayi mereka. Apa yang salah dengan email itu? Masalahnya, sebagian besar dari penerima email tersebut tidak sedang melahirkan, bahkan tidak hamil sama sekali!

Bisnis utama Shutterfly adalah mengambil gambar digital dan mencetaknya di album foto, kartu ucapan, kalender dan sebagainya. Email tersebut sejatinya dimaksudkan untuk ‘merayu’ para ‘ibu baru’ agar mencetak foto ‘pengumuman kelahiran’ anak mereka di Shutterfly. Akan tetapi email tersebut malah terkirim ke banyak orang yang tidak sedang melahirkan. Berikut ini adalah isi dari email tersebut:

Sumber: http://i.huffpost.com/gen/1795278/thumbs/o-SHUTTERFLY-570.jpg

Spontan saja, twitter dipenuhi dengan cuitan dari para pengguna Shutterfly yang kesal karena tidak merasa melahirkan bayi. Berikut beberapa diantara cuitan tersebut:

“Hei Shutterfly, aku tahu aku masih single dan berusia 30 tahun, tapi email itu benar-benar menyakiti ovariumku”, — @jennapage.

“Shutterfly mengirim email untuk memberi selamat kepadaku tentang bayi baru. Aku tidak ingat akan peristiwa ini. Kuharap aku tidak meninggalkan bayi di rumah sakit.” — @inthefade

“Baru tahu aku sudah menjadi ayah melalui kampanye email @Shutterfly. Ini… benar-benar ‘berita’ bagiku.” — @jaycationing

“Mendapat email dari Shutterfly yang mengucapkan selamat atas ‘kelahiran bayi’ ku… Kiamat sudah dekat, sebuah situs web membuat aku hamil #thefutureisnow” — @lawandlentils

“Apakah aku punya akun Shutterfly? SUDAH DIHAPUS.” — @fintelkai

Kemudian seorang juru bicara Shutterfly memberikan klarifikasi kepada surat kabar The Huffington Post: “Pagi ini, kami secara tidak sengaja mengirim email ke beberapa pelanggan kami. Kami sangat meminta maaf atas gangguan dan kerugian yang mungkin ditimbulkannya. Sebenarnya tujuan kami adalah untuk mengirim email kepada pelanggan yang baru saja melahirkan, akan tetapi email itu malah terkirim ke sejumlah besar orang karena kesalahan”.

Akibat kesalahan ini, Shutterfly menderita kerugian besar karena kehilangan banyak sekali member yang menghapus akunnya, dan tentu saja kehilangan reputasi baik yang telah dibangun sejak lama.

4. Email promosi yang membuat maskapai Alitalia merugi Rp 102 miliar.

Sumber: http://corporate.alitalia.it/static/upload/idi/idisu_41.jpg

Pada tahun 2006, maskapai penerbangan asal Italia, Alitalia Airlines, mengirimkan email promosi kepada ribuan pelanggannya berupa tiket penerbangan kelas bisnis dari Kanada ke Siprus. Seharusnya tiket promosi itu seharga $3.900 (sekitar Rp 50 juta), tetapi karena kesalahan ketik, email itu menampilkan harga $39 (sekitar Rp 500 ribu).

Dalam waktu singkat, 2000 orang telah mengambil keuntungan dari kesalahan itu, dengan memesan tiket secepat mungkin. Ketika maskapai menyadari kesalahan tersebut dan mencoba untuk membatalkan tiket, mereka mengalami serangan besar-besaran dari pelanggan mereka.

Karena khawatir akan reputasi mereka, Alitalia akhirnya mengijinkan 2000 pemegang tiket promosi tersebut untuk terbang. Keputusan ini merupakan sebuah langkah yang memperbaiki citra dan hubungan Alitalia dengan pelanggannya. Namun harga yang harus dibayar perusahaan ini sangat mahal, yaitu berupa kerugian finansial sebesar $7,7 juta (sekitar Rp 102 miliar).

5. Sebanyak 250 email rahasia dari Pentagon bocor ke seorang anak sekolah.

Pentagon. Sumber: http://www.whatcounts.com/wp-content/uploads/2015/08/pentheader.jpg

Claire McDonald, seorang siswi sekolah menengah di Devon, Inggris pernah menerima 250 email yang berisi informasi rahasia dari Pentagon pada Desember 2000 silam.

Ketika email-email rahasia tersebut mulai berdatangan, Claire, yang saat itu berusia 15 tahun, dan ibunya Sharon, 37 tahun, telah mengirim email balasan untuk memperingatkan Pentagon bahwa email mereka terkirim ke alamat yang salah. Namun peringatannya diabaikan dan dia terus menerima email-email rahasia selama sekitar 11 minggu.

Email-email rahasia tersebut antara lain berisi tentang:

  • Commander Dale mengeluhkan masalah komunikasi pada dua kapal perang terbesar Inggris, kapal induk yang tak terkalahkan dan sangat terkenal;
  • Commander Dale membahas tentang sistem perangkat lunak ‘musuh’ yang tengah diuji oleh Angkatan Laut Inggris dan AS;
  • Sebuah dokumen setebal 82 halaman berisi keseluruhan strategi teknologi informasi untuk Angkatan Laut Selandia Baru.
  • Sebuah dokumen 64 halaman tentang sistem manajemen informasi pertahanan antara AS, Australia, Selandia Baru, Kanada dan Inggris — dan bagaimana menjaga dokumen paling sensitif agar tidak bocor ke sekutu lain;

Claire mengatakan kepada The Mirror: “Saya pikir sangat mengerikan bahwa materi sensitif semacam ini harus dikirim kepada saya.” Dia menambahkan: “Saya menggunakan komputer untuk pekerjaan sekolah dan hanya tersambung ke internet untuk mengobrol dengan teman sesekali. Saya bukan tipe hacker, email-email ini terus berdatangan dengan sendirinya dan saya ingin ini dihentikan.

Email-email tersebut sejatinya ditujukan untuk Panglima Angkatan Laut Kerajaan Inggris, Jamie Hay, yang merupakan spesialis manajemen informasi Kementerian Pertahanan di London. Namun karena kesalahan mengetik, Komandan Angkatan Laut, Jim Dale yang bekerja di Pentagon secara tidak sengaja memasukkan alamat email Claire ke milis mereka. Kesalahan ‘kecil’ yang berakibat pada bocornya rahasia negara kepada pihak luar. Kerugian yang timbul akibat kesalahan ini sangat masif karena melibatkan rahasia pertahanan beberapa Negara besar yang tidak ternilai harganya.

Claire McDonald. Sumber: http://i3.mirror.co.uk/incoming/article3026151.ece/ALTERNATES/s615b/Claire-Mcdonald.jpg

Yang dapat kita pelajari dari beberapa insiden ini adalah betapa pentingnya mengetahui dan menerapkan etika dalam ber-email. Email merupakan alat komunikasi yang hebat, tetapi jika tidak memahami etika dalam menggunakannya, hanya sekali klik tombol “kirim” saja bisa mengakibatkan bencana.

Disarikan dari berbagai sumber:

Hipe Indonesia Berbagi

Hipe Indonesia Official

)

Hipe Indonesia

Written by

Better business with Hipe. The first information-inclusive platform for UMKM.

Hipe Indonesia Berbagi

Hipe Indonesia Official

Welcome to a place where words matter. On Medium, smart voices and original ideas take center stage - with no ads in sight. Watch
Follow all the topics you care about, and we’ll deliver the best stories for you to your homepage and inbox. Explore
Get unlimited access to the best stories on Medium — and support writers while you’re at it. Just $5/month. Upgrade