Hivency : nos best practices pour bien télétravailler pendant le confinement

Elise Boukhechem
Apr 9, 2020 · 5 min read
© 2020 Hivency

Par les temps qui courent, pas facile de soutenir et de motiver ses équipes, n’est-ce pas ?

Pour toutes les entreprises, il a fallu s’adapter et pour celles qui le peuvent, mettre en place le télétravail pour l’ensemble ou la grande majorité des collaborateurs. Si vous êtes dans ce cas-là, vous avez certainement dû vous poser des tas de questions : comment maintenir le lien social et manager ? Comment être toujours aussi performant ? Autant de questions cruciales dont il faut se préoccuper rapidement et efficacement. Pour vous aider, nous avons décidé de vous dévoiler ce que nous avons mis en place chez Hivency ainsi que nos best practices.

Together is better… même à distance

On ne va pas se mentir, être loin de ses collègues n’aide pas à garder le lien. Comme dit le célèbre dicton « loin des yeux, loin du cœur ». Pourtant, la base d’un télé-management réussi c’est d’aider chacun des collaborateurs à se sentir comme au bureau et à ne pas s’exclure pour être performant. Il faut être attentif à tous ses employés, qu’ils soient nouveaux ou pas.

Pour cela, il est essentiel d’entretenir votre culture d’entreprise à distance. Durant cette période particulière, ce sont expressément vos valeurs qui vont vous aider à faire fonctionner votre entreprise et à driver le comportement de vos équipes.

La valeur « Employee First » nous drive au quotidien

Chez Hivency, la bienveillance est le maître-mot. Privilégiant le confort des équipes, nous avons à cœur de permettre à chacun de donner le meilleur de lui-même tout en évoluant dans un cadre de travail épanouissant… cela inclut évidemment le bien-être à la maison pendant le télétravail.

Nous encourageons la communication entre les services et pendant le confinement, nous avons instauré un « Daily Meeting » entre équipes, par visio. Ce point de 30 minutes maximum permet d’échanger sur les updates de la veille, les tâches en cours ou celles à venir, de savoir si toute l’équipe va bien ainsi que ses proches. Pour que ce point soit le plus efficace possible, nous encourageons nos collabs à venir comme « en vrai » avec leur café et leur pain au chocolat/chocolatine (oui, oui… je tiens à m’adapter à tous les lecteurs de cet article) 😉

Pour favoriser la cohésion d’équipe, en complément de ce point hebdomadaire, nous avons mis en place d’autres actions telles que :

· Des 1to1 réguliers avec les heads de chaque team ;

· L’envoi d’un mail récapitulatif toutes les semaines par un des deux fondateurs d’Hivency afin d’encourager les équipes et les tenir informés de la situation pour notre startup ;

· La création d’une nouvelle chaîne sur Slack : #HappyQuarantine. Tous les membres d’Hivency peuvent partager ce qui leur vient en tête durant ce confinement. Nous avons donc eu l’occasion d’apprécier les bureaux insolites de certains en photo, d’être jaloux des pauses au bord de la piscine des autres, mais aussi la joie de recevoir des mèmes, des vidéos qui font le buzz ou des articles inspirants pour surmonter l’ennui le week-end. Et vous, que partageriez-vous dans ce groupe ?

Un exemple de photos partagées sur #HappyQuarantine

· La mise à disposition d’un lien Google Hangouts pour se voir et se parler toute la journée quand on veut, où on veut. Comme en open-space ;

· Un cours d’e-yoga tous les mardis soir. Chaque mardi, une prof de yoga vient au sein de nos locaux pour dispenser un cours à ceux qui le veulent. Ce moment étant très apprécié, nous n’avons pas voulu qu’il soit annulé, alors il a lieu par visio ;

· L’organisation d’une soirée jeux vidéo en ligne. Team CoD chez nous et vous ? 🎮

· Des rencontres informelles autour d’un virtual coffee ou d’un e-donut. Donut est un outil que nous avons intégré à Slack et qui permet toutes les deux semaines, de façon aléatoire, que deux collaborateurs partagent un café ou un déjeuner ensemble. Cette fonctionnalité n’est pas imposée, c’est uniquement pour ceux et celles qui le souhaitent.

· La mise en place d’un challenge sur TikTok. Nous avons envoyé 4 idées de challenges à reproduire ou à imaginer et celui qui génère le plus de vues sur l’app, gagne une surprise.

Le team spirit… tout en étant chacun chez soi

Et puis comme pour les anniversaires, on se dit bonjour tous les matins avant de commencer la journée sur Slack. Cela n’a l’air de rien, mais c’est vraiment important pour nous et si vous ne le faites pas, sachez que vous seriez étonné(e) du nombre de réponses que vous pourriez récolter. Toujours sur Slack, nous nous tenons aussi informés des news d’équipes sur la chaîne commune.

Pour distraire nos équipes et notre communauté sur les réseaux sociaux, notre Community Manager réalise du contenu interactif comme des filtres Instagram et des listes à compléter. Voici un exemple :

Tous les droits nous sont réservés, mais on vous autorise à vous en inspirer 😉

Pour les jours suivants, les idées fusent concernant l’animation de nos collaborateurs. Nous songeons à organiser ces e-activités :

· Des nouveaux challenges : le plus bel outfit en télétravail, le bureau le plus improbable, la meilleure vidéo #StayHome à poster sur TikTok… ;

· Un e-karaoké ;

· Des énigmes à résoudre en équipe ;

· La mise en place d’une bibliothèque en ligne ;

· Des partages d’expositions, musées en ligne ;

· Un cours de cuisine en ligne.

En bref pour récapituler cet article, soyez en contact quotidien avec votre team, n’hésitez pas à la challenger de façon ludique notamment à travers des cours de cuisine, des vidéos TikTok à réaliser, des devinettes, un karaoké en ligne… En cette période morose, toutes les idées sont bonnes à prendre pour garder une motivation sans faille.

Dites-moi tout ! Que faites-vous dans votre entreprise pour continuer à être performant ? Qu’est-ce qui est mis en place pour le télétravail ? N’hésitez pas à me donner votre avis en commentaire et à partager l’article à votre réseau.

Toute l’équipe Hivency vous envoie des ondes positives. #StayHome

© 2020 Hivency

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Elise Boukhechem

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Content Manager @Hivency 🐝

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