跨部門專案經理5大觀念

游舒帆Gipi
Nov 2, 2018 · 5 min read

某次在茶水間碰到一位同事Jamison,閒談之間我們聊到最近他所負責的一個案子。

gipi:「那個老闆交代,萬分緊急但又有點賽的案子狀況如何呀?」

Jamison:「別說了,這麼賽的案子真的沒把握能做完,更別說是要準時在兩個月後交出來了。」

gipi:「碰到什麼困難,說來聽聽,看看我能不能幫上忙。」

Jamison:「太多部門參與,太多人有意見,討論很難有共識,就連要敲個會議時間都困難,橋人力也要橋老半天,資訊部跟我說要兩個月後才能有人力幫忙,兩個月,專案還要做嗎?」

gipi:「聽起來都是跨部門專案常見的問題,那你有什麼打算嗎?」

Jamison:「一種是兩個月後提頭去見老闆,另一種當然是呈報老闆,請老闆幫忙橋人力。」

gipi:「呈報老闆是肯定要的,但對這個專案往下該如何推進,細節的部分你有沒有譜?」

Jamison:「你指的是什麼?」

gipi:「橋多少人力?多久?橋到人力怎麼做?沒橋到又怎麼做?橋到後第一件事情要幹嘛?如何確保專案可以繼續往下?」

Jamison:「有想一些,但沒有想這麼多,現在只想先橋到人力,見步行步。」

gipi:「我沒唬你,但這樣子這專案可能收不了尾了。」

很多接下跨部門專案的PM抱持的心態跟上述的Jamison一樣,心裡總是想著「資源不在自己手上,實在難做事」,碰到狀況時心裡浮現的念頭是「這案子太麻煩,難協調,還是請老闆出馬好了」,當案子明顯delay時,會更往歪處去想「資訊部不準時support我,專案會delay也不是我能控制的」

總之,問題的原因都不在自己身上,永遠都是they的錯,這句話有沒有很熟悉,這不是我們政治人物常見的推諉說法嗎?既然你這麼討厭政治人物說這種話,你怎能容許自己也成為跟他們一樣的人,既然案子給你負責,你就該對這個專案負責到底,這是身為PM的基本素養,本篇跟大家分享幾個跨部門專案經理應該要具備的觀念,讓你在負責跨部門專案一樣能準時結案。

觀念一:正式授權是一個必要條件,但做好組織溝通才是專案成功的關鍵因素

對於正式授權的觀念,我在這篇這篇都提過,但這只是告訴大家你是這個專案的owner,取得必要的權限,並告知其他單位你將會需要他們協助,但當專案實際運作時這些人是否會挺你,會否在老闆前說一套,背後做一套,這就是所謂的組織溝通問題,我曾在這篇提到這個觀念,橫向的溝通在專案進行過程非常的重要,而橫向的人脈則在平時就該努力建立,讓大家願意配合你,這是專案能否順利進行的關鍵因素。

觀念二:你是專案負責人,但你不是所有人的老闆

我們常常說,在專案進行過程中,PM對整個專案負責,所有的事情PM說了算,這句話在跨部門專案中必須要打個折扣,你是對專案負責,但並非凡事你說了算,因為你不是所有人的主管,大家會配合你出席所召開的會議,但他們會希望知道這個會議在專案中扮演的角色是什麼?他們該做些什麼準備?會議後他們應該要幹嘛?你有義務讓大家很清楚為什麼要他們來參加一個兩小時的會議,專案每件事都要有明確的目的,不能有「我是負責人,隨時都可以招集大家的權力」這種想法

觀念三:要求要明確,別讓成員猜測,也該避免任何做白工的可能

跨部門專案經理的威信要建立很不容易,但要摧毀卻是輕而易舉,你只要開幾個沒目的性的會議,要別人幫忙卻又說不清楚要幫什麼忙,沒有照著計畫來進行你的專案,時常變更範疇與時程,讓大家跟著你一團亂,那你很快就會被定位成不適任的PM,專案中的每件工作會有什麼交付產出物?對這個交付產出物的要求什麼?何時由我開始做?希望我何時做完?任何事情都要明確,是我對跨部門專案經理的第一個要求,時程要明確,交付物要明確,會議主題與目的要明確,只有明確的要求才會有明確可預期的結果

觀念四:沒有什麼叫別人的事,在專案內,就是你的事

跨部門專案,雖然有許多的事情是由其他單位協助完成,但PM千萬不能抱持著將事情交待出去就了事,專案如果delay,要負起責任的還是PM而不會是其他人,若你推卸了這個責任,首先,你會被認定為一個不合格的PM,其次,你也會給合作單位一些負面的印象,認為你將問題推到他們身上,但他們可能早就跟你說過專案有風險,但你卻不曾處理,未來大家在與你合作時就會有許多的防範,這件事到最後損失的還是你自己。記得,在專案內,所有的責任你必須要一肩扛起,時時追蹤狀況,與其他單位維持好關係,並提供明確的資訊與要求,讓大家都在專案的軌道上,不至於脫軌

觀念五:先成就團隊,而後成就自己

身為跨部門專案的PM,既是專案負責人,也是專案的操盤手,如果專案成功了,你的功績簿上當然會被記上一筆,但請記得別急著邀功,過程中你的許多產出都是仰賴跨部門團隊而達成,請記得讓他們先享有榮耀,當團隊辛苦完成一件工作時,請不要吝於稱讚他們的貢獻,並將這樣的資訊發送給老闆們,藉此感謝團隊的付出,讓團隊成員們知道你不是那種會獨攬功勞的PM,他們往後會更加願意與你合作,往後你的跨部門專案就會運作的愈來愈順暢,記得,先成就你的團隊,而後成就自己。

跨部門專案PM,所需的技能與觀念都與部門主管雷同,一個能扮演好跨部門專案PM角色的人,大多是很好的主管候選人,我們也常會以跨部門專案來進行儲備主管的訓練,所以,對主管職務有興趣的朋友,請把跨部門專案PM當成一個晉升主管的踏板吧。

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游舒帆Gipi

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商業思維學院院長,致力於將商業知識科普到所有職場工作者身上。歷任鼎新電腦總監、TutorABC RD 英文產品負責人,TGONetworks創會成員暨學習委員。從事顧問、培訓與教練工作。現為多家網路、電商、傳產公司策略顧問與合作夥伴。

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