游舒帆Gipi
Nov 23, 2018 · 6 min read

開會,是多數主管的重要工作之一,我曾在先前談時間管理的文章中分享過我以前的行事曆,原文可以參考時間管理的五大訣竅

灰色的代表集團或部門的既定會議、紅色代表我自己安排的行程,從這邊可以看到,光是「被安排」的會議就多達14個,整個禮拜要開的會通常多達20個。

若要提高工作效率,減少會議的數量非常重要,而若無法避免,則要學習如何更高效的開會,而不是每次進會議室一坐兩個小時,但卻沒有做出太多能促進工作推進的決議,如何開好一個會議呢?往下我將跟大家分享我過去開會的方法。

首先,請記得以下幾個原則,會議最忌以下幾件事:
第一,會而不議,大家聚在一起了,卻沒有討論什麼重要的事
第二,議而不決,討論了議題,但卻沒有做出任何決議
第三,決而不行,大家決定好怎麼做了,但卻沒有採取任何行動

緊接著,就讓我們來看看有效開會的步驟與方法吧。

1.目的要清晰

年輕的時候如果有人邀請我去開會,我通常也不太問為何需要開這個會,而是先到現場再隨機應變,有時討論的議題我熟悉,我便能侃侃而談,但若是我不熟悉的主題,然後我也沒準備,去到現場大概就是幫忙製造二氧化碳。

年紀稍長,開始覺得時間異常重要,每次會議前我總會先詢問:「今天要討論什麼?會議結束後期望得到什麼結論? 」

若今天是專案啟動會議,那你的目的是取得大家的承諾,你一定要把你要他人承諾的事情寫在專案議程中,並逐一獲得大家的承諾;如果是決策方案會議,那你要把候選的方案條列,並說明不同方案間的優劣,最終要取得大家的決議;若只是例行性會議,重點就放在進度與議題上,不要變成需求討論會議,唯有目的明確,你才能把握會議內容是在計畫內,不會偏離。

會而不議,多數的問題都在於會議的目的不夠清晰。

如果連目的都不清晰,那代表你不該開這個會。

2.成員要挑選

第二個很常犯的錯誤,便是關鍵與會者都沒來,卻來了一堆閒雜人等,因此當會議的目的明確後,你該接著思考哪些人應該要來參與這個會議,把你認為該參與會議的人放到你的郵件收件者中,並把你會議的目的與預計的結論摘要於會議邀請郵件中。

在我擔任會議主席時,我會特別提醒對方務必要參加,請務必附註他跟哪件事情直接相關,此外,不要每次開會都拉一群人進來,會議的成本非常重,一場兩個小時的會議,找了20個人進來,無形中就浪費了多少的工作產出,若這些人對於產出結論沒有明顯幫助,只是為了同步結論,那可以在會議後發送會議摘要與結論即可。

而身為會議的受邀人,也請務必確認這會議參與的必要性,避免時間在無形中浪費了。

如果關鍵人員不能出席,那寧願改期也不要浪費時間開一個不會有結論的會議。

享有「矽谷教練」尊稱的比爾・坎貝爾(Bill Campbell)曾說:

我沒有提供過一個產品意念。我在做的只是保證房間裏面坐的都是對的人,而且那些瘋狂的想法可以得到支持。


3.相關人員要表態

當會議圍繞著我們設定的主題進行,相關的人員也都到場了,這時候身為會議主席的你就必須要去引導相關的人員表態,讓他說說他對這項議題的看法,很多會議結論最後被翻盤都是因為相關人員在會議中沒有明確的表達他贊成或反對,但會後卻四處去說會議的決策有誤。為了避免與會者事後放砲,最好的作法就是在會議中讓他說完,不論是好是壞,但當所有人的意見充分被表達,會議才真的有意義。

因此,從會議在確定目的與挑選成員時,其實你應該就要設定好誰應該對什麼主題表達意見,誰又應該對哪件事下決定,才不會落入議而不決的窘境。

4.結論要明確

會議過程中一定會有許多的討論,有些討論會有爭論,但爭論最終都一定有一個結論,而這個結論必須非常明確,例如確認採用A方案、確定這次提的兩項需求排入計畫,並於專案期間完成、確認不購買第三方工具,會議後大家看文字就知道會議中決定了哪些事情,也知道接下來要幹嘛,那就足夠明確,反之就代表結論不明確。

明確的結論引導團隊向前行,模擬兩可的結論則讓大家無所適從,若有些議題沒有結論但又很重要,那就要列為待辦事項,且被標註確切的預計完成日期與責任者,並在會議後追蹤。

要盡可能的避免一個會議的主要決議是在開另一個會,因為這通常反應的是討論的議題或參與的成員一開始就選定錯誤,才會陷入難以決策的困難中。

一個基本的原則,會議後,大家必須要知道如何往下進行工作。

5.會議記錄要確實

會議過程的一切都要白紙黑字寫下來,才不會死無對證,會議的結論、決議與待辦事項尤其重要,一定要記錄下來,並在會議結束前再次宣讀,確認大家都已經獲得共識,有問題的應該在此時提出,否則就此定案,如果要嚴謹一點,還可以請大家在會議簽到表上簽到,證明他有來參與這場會議。

好的會議記錄不必是逐字稿,而是針對過程中做了哪些討論,有哪些決議,而過程中的重要提議或決策分別由誰提出,決議後的待辦事項又有哪些,每個事項分別由誰負責等。

6.待辦事項要追蹤

會議後的待辦事項一定要追蹤,否則會議等於只開了一半,會議記錄的宣讀不代表會議的結束,追蹤每個待辦事項是會議的最後一件事,而這件事常常被忽略,也辜負了大家辛苦開會所用的腦細胞。

這也是時常犯的錯誤,會議主席往往認為他的責任就是開完會,然後獲得結論,實際上,主席的責任應該是確認會議初始的目標能達到,也就是開會所討論的問題必須獲得解決,而待辦事項的跟蹤與完成便是確保問題得以解決的最後一哩路。

若無法在會議結束前請每個待辦事項的負責人押上deadline,那就要在會議紀錄上請各負責人回覆,確保每件事都有人在跟進。當然了,並不是有人回覆這件事便會完成,你還要每週或每幾天跟進一次,確保每件待辦事項都在進度內,將待辦事項的跟蹤當成一個專案,每一件事都要如期交付

當能做到上述6件事,便能讓每個會議都開的更加高效,永遠記得,開會是為了溝通,而溝通則是為了確保認知一致與行動一致,若能不開會就做到這些,那其實就不用開會,很多人忽略了這件事,錯把開會當目的。

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游舒帆Gipi

Written by

商業思維教練暨傳教士,致力於將商業知識科普到所有職場工作者身上。歷任鼎新電腦總監、TutorABC RD head,TGONetworks創會成員暨學習委員。2017年離開職場後開始投入顧問、培訓與教練工作。現為多家網路、電商、傳產公司策略顧問與合作夥伴。

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