Bank Confirmation

Bank Confirmation主要有三個步驟，寄送、追蹤、歸檔

寄送

跟客戶取得各個subsidairy的Cash and Bank Account，裡面會包含subsidiary的所有銀行戶口和餘額的相關資料，之後將所有Account Balance加總，看是否能對上Consol上面的Cash and Bank，如果不行就自行找出原因或者問上級、客戶

Bank Confirmation的格式可以參照HKSA 505 External Confirmation的Attachement Example，或者使用過往的Template

開一個excel file(Control File)，裡面包含以下資訊:

Subsidiary Name / Bank Name / Account Number / Balance / Sent Date / Waybill Number / Latest Contact Date / Received Date / Remarks / Condition

• Latest Contact Date: 因為寄出之後需不停地追蹤，追蹤完之後如果等待多日(e.g. 3日)仍無消息或仍無收到就需要再次打電話去問銀行、郵件處理中心
• Remarks: 記錄每一次跟詢問完後對方的回覆內容，跟尚未收到bank conf的原因
• Condition: 通常包括: sent / received by bank / sent by bank / received，這一項目是方便快速掌握現在每一封Bank Conf的情況，並釐清哪一方負責(銀行或郵遞中心?)，senior詢問的時候才能快速回報

蓋章後並寄送出的Bank Conf需要留存電子檔並進行分類

追蹤

這一部分最為重要，做得好人見人愛，做不好人見人恨

寄出之後，最好的做法是主動打電話給銀行經理，詢問是否收到銀行尋證函，並且需要多久才能處理完畢，但礙於現實，通常都是等一個禮拜，尚未收到的銀行循正函再進一步追蹤

追蹤時首先先打電話給銀行詢問是否已經處理完畢並寄送出去(如果沒有，就催促他們，有時要請客戶幫忙催促)，若是卡在郵遞中心，則主動跟郵遞中心詢問何時可以送達，並且最好是每兩三天就再詢問一次，以上內容均需紀錄到Control File

Senior詢問的時候，他們想聽的是幾張已經收到，幾張沒收到，為什麼沒收到，還有你是否做了更進一步的行為去追蹤
E.X. 現在Total 87張Bank Conf，收到的有78張，5張銀行已經處理完畢並且寄出，已經聯絡郵遞中心，他們說過兩天會到香港，4張銀行還在處理，前天已經打電話催促銀行經理，他們說明天會趕快處理寄送

Senior如果一問你，你就能順暢地回答這些，基本上都會對你刮目相看、讚譽有加
另外有一些公司的Bank Conf長久以來回復率很低，這一種最好追蹤收到的Bank Conf的總金額除以整個Consol Cash and Bank Balance換算出來的百分比(讓Senior知道是否Material Amount都已經被confirm)

歸檔

歸檔最好參照上一年的Sample，但還是有幾點建議:
- 收到的信封要一起歸檔，證明有收到
- 認真核對，並做記號
- 有時要寫一些沒屁用的東西在上面(e.g. review by xxx dd/mm/yyyy)，然後還要幫manager、partner簽名，這一些最好都先問一下今年的格式(還有要不要幫忙簽名)，因為工會要求越來越嚴格，每年要寫的垃圾話都不太一樣(但就是越來越多)，每一間big4不一樣

最後

Bank Confirmation其實相當基本，但風險卻最高，其他東西都可以放飛機、亂搞，就Bank Conf不行，因為許多的大型商業詐欺都是源自於銀行帳目造假，並且Auditor沒發現的原因就是Bank Conf執行不確實
但搞笑的是這種重要的工作卻常常丟給新進的人員去做…然後還對他們要求相當高，所以我第一篇教學就是寫Bank Conf如何處理

#Updated: 05/07/2021